Организация удаленного бизнеса: способы оптимизации

Пандемия стала толчком к массовому переходу на удаленную работу. Многие компании продолжают использовать дистанционный формат и после снятия ограничений. Эффективная организация процессов в новых условиях — ключевая задача для бизнеса.

Вот семь способов, с помощью которых вы можете оптимизировать свой удаленный бизнес и обеспечить бесперебойную работу, сохраняя при этом высокие стандарты.

Один из лучших способов обеспечить бесперебойное течение рабочего дня — планировать его заранее. Заранее планировать очень важно, ведь никогда не знаешь, что может случиться и сбить тебя с пути.

Чтобы предотвратить это или хотя бы минимизировать ущерб, необходимо составить расписание и определить конкретные цели на день.

Вы можете ставить цели в зависимости от:

• Индивидуальные
• Команды
• Инициативы компании

‍Что касается расписания, убедитесь, что все ваши сотрудники знают о важности его составления, но позвольте им делать это самостоятельно, поскольку вы не можете знать, что подходит каждому.

‍Если вы масштабируете компанию и ставите цели для конкретной команды или всей компании, каждое утро проводите собрание, на котором обсуждаете и записываете цели. Когда вы ставите цели в больших масштабах, нелегко оценить, сколько времени потребуется вашим сотрудникам на выполнение задач.

‍Чтобы успешно оценить время каждого, вам нужно научиться контролировать работу сотрудников на дому. Лучший способ сделать это — использовать программное обеспечение для мониторинга сотрудников. Вы сможете без труда отслеживать своих сотрудников и выполняемую ими работу. Только зная, как контролировать сотрудников, работающих удаленно, вы сможете успешно планировать ежедневные задачи каждого.

‍‍Совет: один из самых простых способов постановки ежедневных целей — выделить несколько минут в начале каждого рабочего дня, написать все свои задачи и указать, сколько времени у вас уйдет на их выполнение. Это поможет вам сократить пробелы в вашем дне и легко отслеживать свои ежедневные цели.

Очень важно предоставить своим сотрудникам как можно больше ресурсов.
Убедитесь, что у них есть доступ ко всем необходимым инструментам, будь то Slack для общения, Trello для продуктивности или для персональной отчетности и управления временем.

‍Предоставление сотрудникам ресурсов поможет им облегчить удаленную работу. В то же время не стоит навязывать сотрудникам неудобные процессы, так как это только замедлит их работу и усложнит адаптацию к постоянной удаленной работе.

Отказавшись от сложных процедур, вы быстро увидите, как ваши рабочие процессы станут более упорядоченными. Вот почему важно регулярно пересматривать и совершенствовать свои процессы, чтобы убедиться, что вы работаете наиболее оптимальным образом.

Один из лучших способов оптимизировать удаленный бизнес — максимально автоматизировать работу вашей команды. Это позволит структурировать работу и сэкономить время, которое вы обычно тратите на совещания и переписку.

Лучший способ автоматизировать отдельные части вашего бизнеса — делать это постепенно, а не сразу. Для автоматизации сначала нужно определить, какие аспекты вашего бизнеса подходят для автоматизации, а затем подумать, как можно внедрить автоматизацию в ваши процессы.

‍Наиболее популярными приложениями для автоматизации являются Zapier и IFTTT. Zapier работает с открытыми и предварительно созданными API, которые соединяют многие из наиболее популярных программ. IFTTT — это простой инструмент автоматизации, который работает по принципу «если это, то это». Изучите оба приложения и посмотрите, какое из них подходит именно для вашего случая.

Если вы хотите, чтобы все сотрудники вашего удаленного бизнеса пели с одного листа, необходимо разработать четкие правила и процедуры.

‍Это означает составление подробных СОПов (стандартных операционных процедур) для всех важных задач. Хорошая новость заключается в том, что даже в удаленной рабочей среде вы можете легко хранить эти СОПы и делиться ими со своими сотрудниками.

‍Как? С помощью приложения для хранения/управления файлами, такого как Notion, Dropbox или Confluence. Кроме того, можно создать базу знаний, к которой члены команды смогут обращаться по отдельным проектам.

‍Затем вы можете проводить регулярные тренинги, в ходе которых новые сотрудники или члены команды будут изучать эти СОПы, а также оставлять возможность для обратной связи и обсуждения.

Также важно установить четкие ожидания, чтобы ни у кого не возникало сомнений в том, каковы их обязанности и цели. Заложите основу для сроков, результатов и общих ожиданий, чтобы убедиться, что все члены команды находятся на одной волне.

Если вы хотите, чтобы члены вашей удаленной команды были едины и хорошо работали вместе — учитывая, что некоторые из них могут быть и фрилансерами, — важно создать правильные системы и процессы.

‍Поскольку сотрудники почти всегда будут соответствовать уровню систем, которые вы создаете, имеет смысл настроить свои системы на успех совместной работы. Самый быстрый способ сделать это? Выбрать правильное программное обеспечение для совместной работы.

Вот несколько примеров различных типов инструментов для совместной работы, которые команды используют для эффективной совместной работы:

‍ Miro — позволяет членам команды совместно обсуждать идеи в виртуальном пространстве.
Figma — делает возможным виртуальное сотрудничество в области дизайна для творческих команд.
Trello — предоставляет функции управления проектами для эффективного рабочего процесса в команде.
Notion — позволяет создавать пользовательские рабочие пространства, в которых хранится необходимая информация о проекте.
GitHub — предлагает решения по управлению кодом для редактирования и внесения изменений в режиме реального времени.

Выбор правильного инструмента зависит от типа работы, которую выполняют ваши команды, поэтому, если вы руководите различными отделами, имеет смысл инвестировать в разные программные решения для каждого из них.

‍Вам также нужно подумать о том, как обучить членов команды выбранным вами решениям для совместной работы. Это будет важно при введении в штат новых сотрудников и обучении тех, кто раньше не сталкивался с этим программным обеспечением.