11 способов повышения эффективности управления временем сотрудников

Навыки эффективного управления временем позволяют сотрудникам сосредоточиться на самой важной задаче, что дает возможность выкладываться по полной.

Менеджер может гарантировать, что наиболее срочные задачи будут поручены тем, кто способен выполнить их быстрее остальных, и добиться желаемых результатов в срок.

Сотрудники, умеющие эффективно распоряжаться своим временем, могут внести положительный вклад в общую производительность труда.

Они могут брать на себя более сложные задачи и, возможно, даже справляться с ними в более сжатые сроки. Кроме того, они помогают сотрудникам, испытывающим трудности с управлением задачами, подсказывая эффективные способы выполнения работы в установленные сроки.

Доказано, что правильное управление временем снижает уровень стресса и тревожности, предотвращая выгорание. Сотрудники будут справляться с личными и рабочими задачами в течение дня, не испытывая при этом чувства перегруженности. Не забываем, что те из нас, кто соблюдает work&life balance чувствуют себя более счастливыми.

Теперь рассмотрим 11 способов повышения эффективности управления временем персонала.

Первый шаг к эффективному управлению временем — организация и оптимизация работы персонала.

Поддержание структурированного конвейера и ознакомление сотрудников с протоколами и процедурами выполнения каждой задачи поможет обеспечить бесперебойную работу.

Кроме того, не менее важно рабочее пространство. Если у вас есть офисное помещение, позаботьтесь о том, чтобы все вещи находились на своих местах. Это позволит сэкономить время на поиск нужных предметов.

В случае удаленной работы подчеркните важность порядка на рабочем месте. Это будет мотивировать сотрудников к более организованной работе.

Систематическое составление планов проектов и постановка реалистичных задач помогут сотрудникам повысить производительность и качество работы.

Устанавливайте дедлайны так, чтобы сотрудники не чувствовали себя перегруженными. Заблуждение планирования — недооценка времени, необходимого для выполнения задач.

И не забудьте предоставить своим сотрудникам инструменты или программы для эффективного управления временем (Например, CRM).

Многозадачность может быть контрпродуктивной, поэтому следует обучить своих сотрудников определять степень важности и срочности различных проектов.

Кроме того, руководители могут подсказывать подчиненным, как нужно расставить приоритеты в ежедневном и еженедельном расписании так, чтобы улучшить их навыки управления временем.

Эффективное управление проектами повышает качество конечного продукта и способствует укреплению отношений с командой.

Распределение задач между сотрудниками в соответствии с их сильными сторонами приведет к повышению производительности труда.

Используйте один канал для связи со всеми сотрудниками, чтобы важная информация точно дошла до каждого из них и не затерялась среди миллиона чатов.

Если член команды ведет все обсуждения, связанные с проектом, на единой платформе, это поможет избежать путаницы и лишних уточнений от других сотрудников.

И, конечно, не забудьте обучить персонал навыкам эффективного общения, это значительно снизит вероятность недопонимания.

Если вы понаблюдаете за сотрудниками, то сможете отследить, в какой период рабочего времени они наиболее продуктивны, работают ли сверхурочно или, наоборот, уходят пораньше.

Поняв это и поделившись такой информацией с подчиненными, и руководитель, и сотрудники смогут правильно расставлять приоритеты при выполнении задач. Например, чтобы предотвратить “послеобеденный спад”, ставьте важные задачи до 12-14 часов.

Отвлекаться от работы — нормально. Мы же не роботы, у всех свой режим. Однако, когда вы замечаете, что сотрудник бОльшую часть времени проводит в телефоне за просмотром YouTube, это становится проблемой.

Если сотрудников не контролировать, это приводит к снижению производительности труда и ухудшению качества работы. Руководители отделов должны выявлять сильные отвлекающие факторы и устранять их при первой же возможности.

Например, общение в социальных сетях, просмотр веб-страниц и телефонные звонки, не связанные с работой, являются основными причинами промедления и неэффективного управления временем.

Обучите сотрудников использовать различные программы/сервисы, которые вы применяете в своей работе на постоянной основе. Это избавит вас от лишних вопросов и ускорит процесс выполнения задач, что особенно важно при управлении удаленными сотрудниками.

Помните поговорку: “Рыба гниёт с головы”? К сожалению, многие про нее забывают. Руководители отделов должны подавать личный пример того, как можно эффективно управлять временем. Если вы требуете от сотрудников следовать определенным правилам, не забывайте, что вас это касается в первую очередь. Действия всегда говорят громче слов.

Например, если сотрудники обязаны вести учет рабочего времени, то и руководитель должен это делать. Так вы сможете не только приучить подчиненных к эффективному тайм-менеджменту, но и укрепить их доверие. А ведь это основа сильной команды.

Как вы сможете улучшить рабочие процессы, если не будете собирать фидбек от сотрудников?

Руководитель часто находится в режиме многозадачности, из-за чего может упустить немало деталей, которые демотивируют команду. Как пример, куча совещаний, где говорят обо всём и ни о чем. Зачем они? Сами не знаем, но по инерции проводим. А сотрудники тем временем не успевают выполнять свои основные ежедневные задачи.

Поговорите с командой, спросите, что можно улучшить/поменять/убрать, чтобы работать более продуктивно. Кроме того, это поможет сотрудникам почувствовать себя частью компании, что положительно скажется на их вовлеченности и моральном духе.

Обучите сотрудников лучшим методикам организации и управления своим временем. Это позволит принимать более рациональные решения и эффективно составлять план на день/неделю/месяц.

Самостоятельно расскажите о таких техниках, как "Помодоро", матрице Эйзенхауэра. Если у вас нет на это времени, пригласите коуча или оплатите онлайн-курсы по тайм-менеджменту.

Эффективная система учета рабочего времени сотрудников необходима для повышения производительности труда. Автоматизированный учет позволяет экономить время и ресурсы, исключая ошибки, допускаемые вручную, что является отличным дополнением при оптимизации всего процесса.

Безопасный Офис обеспечит четкий и точный учет отработанных каждым сотрудником часов.