+7 (495) 980-05-44
22 декабря 2023
8 методов тайм-менеджмента: повышаем производительность
Методы тайм-менеджмента — это системы, призванные помочь лучше управлять временем сотрудников и сократить расходы. Если эффективная система управления временем не является частью технологического стека, значит, вы не полностью используете потенциал своей команды.
8 методов тайм-менеджмента для организации рабочего процесса
Умение эффективно распоряжаться своим временем — один из важнейших навыков в современном мире. К сожалению, далеко не каждый человек обладает хорошим тайм-менеджментом. Многие испытывают трудности с концентрацией, планированием, расстановкой приоритетов.
Методы тайм-менеджмента могут быть как простыми, отслеживающими привычки продуктивности, так и сложными, корпоративного уровня. В любом случае они помогут взять под контроль время и производительность.
Методы тайм-менеджмента могут быть как простыми, отслеживающими привычки продуктивности, так и сложными, корпоративного уровня. В любом случае они помогут взять под контроль время и производительность.
Правило 1−3−5 для управления временем
Правило 1−3-5 побуждает вас ежедневно решать одну большую, три средних и пять маленьких задач. Алекс Кавулакос, соучредитель и главный операционный директор The Muse, придумал эту систему, чтобы оставаться организованным. Многие из коллег Кавулакоса по Muse уже взяли этот метод на вооружение. Его простота понравится и многим другим.
Как это работает
Если у вас был ненормированный день (например, обучение нового сотрудника), вы можете сократить список до двух средних и трех мелких пунктов.
Кому подходит
Правило 1−3-5 отлично подходит для людей в любой отрасли, которым нужна помощь в расстановке приоритетов.
Как это работает
- Запишите один большой пункт.
- Добавьте три средних пункта.
- Добавьте пять мелких пунктов.
Если у вас был ненормированный день (например, обучение нового сотрудника), вы можете сократить список до двух средних и трех мелких пунктов.
Кому подходит
Правило 1−3-5 отлично подходит для людей в любой отрасли, которым нужна помощь в расстановке приоритетов.
Техника тайм-менеджмента 52 /17
Издание The Muse провело эксперимент, в ходе которого отслеживало время самых продуктивных сотрудников и анализировало их привычки. В итоге редакторы обнаружили, что 10 % самых продуктивных пользователей работали около 52 минут, а затем отдыхали около 17 минут. Эти 52 минуты использовались как короткие, интенсивные рабочие сессии, а периоды отдыха помогали подготовиться к следующему всплеску активности.
Как это работает
Кому подходит
52 /17 поможет тем, кто занят работой, требующей сосредоточенности и внимания к деталям. При этом простота этой системы тайм-менеджмента позволяет использовать ее любому человеку.
Как это работает
- Работайте в течение 52 минут. В это время вы должны быть на 100% посвящены выполнению поставленных задач.
- Отдыхайте в течение 17 минут. Прогуляйтесь, пообщайтесь с коллегами или сделайте растяжку. Но не проверяйте электронную почту, не отвечайте на сообщения и не делайте ничего другого, что требует долгих размышлений.
Кому подходит
52 /17 поможет тем, кто занят работой, требующей сосредоточенности и внимания к деталям. При этом простота этой системы тайм-менеджмента позволяет использовать ее любому человеку.
Техника 7 минут (7 Minute Life)
Метод предлагает потратить всего 1% своего дня на планирование — семь минут утром и семь вечером. Эти 14 минут, потраченные на самоорганизацию, улучшат ваши навыки управления временем и помогут вам успевать больше.
Эллисон Льюис, основательница 7 Minute Life, создала систему тайм-менеджмента на одном листе бумаги, чтобы повысить свою ежедневную продуктивность в качестве финансового консультанта. Этот лист бумаги и стал основой 7 Minute Life.
Как это работает
Кому подходит
7 Minute Life предназначен для занятых людей или компаний, которые не знают, с чего начать и какие цели перед собой поставить. Планировщик позволяет легко записывать все, что связано с личной жизнью или бизнесом.
Эллисон Льюис, основательница 7 Minute Life, создала систему тайм-менеджмента на одном листе бумаги, чтобы повысить свою ежедневную продуктивность в качестве финансового консультанта. Этот лист бумаги и стал основой 7 Minute Life.
Как это работает
- Уделите семь минут утром планированию своего дня.
- Вечером потратьте семь минут на анализ прожитого дня и планирование завтрашнего.
Кому подходит
7 Minute Life предназначен для занятых людей или компаний, которые не знают, с чего начать и какие цели перед собой поставить. Планировщик позволяет легко записывать все, что связано с личной жизнью или бизнесом.
Автофокус
Метод использует скорее ваши мотивы, чем навыки управления временем. Он фокусируется на задачах, которые вы хотите решить в первую очередь. Идея заключается в том, что вы будете работать быстрее и меньше откладывать выполнение задач, которые вам нравятся.
Как только вам надоест текущая задача, переходите к другой, которая вас увлекает. Этот процесс снижает стресс, повышает продуктивность и заставляет вас сосредоточиться на главном.
Автофокус был изобретен Марком Форстером, экспертом и автором многочисленных публикаций в области продуктивности.
Как это работает
Кому подходит
Метод предназначен для людей, которые с трудом концентрируются и легко попадают в яму промедления. Этот процесс поможет таким людям получить мотивацию, работая над проектами, которые сначала кажутся интересными. Для этого не требуется никаких специальных материалов или навыков, так что попробовать может каждый.
Как только вам надоест текущая задача, переходите к другой, которая вас увлекает. Этот процесс снижает стресс, повышает продуктивность и заставляет вас сосредоточиться на главном.
Автофокус был изобретен Марком Форстером, экспертом и автором многочисленных публикаций в области продуктивности.
Как это работает
- Запишите свой список дел.
- Прочтите все пункты на странице, не предпринимая никаких действий.
- Прочтите список еще раз, медленно. Сканируйте пункты по порядку, пока один не выделится.
- Работайте над выделенным пунктом столько, сколько хотите.
- Вычеркните пункт из списка, если вы его выполнили. Если нет, внесите его в конец списка.
- Продолжайте этот процесс. Не переходите к следующей странице до тех пор, пока на текущей странице не останется ни одного выделяющегося пункта.
- Перейдите на следующую страницу и повторите процесс.
- Если вы перешли на страницу и при первом проходе не выделили ни одного пункта, отбросьте все невыполненные пункты. Пометьте отклоненные пункты маркером.
- Закончив с последней страницей, снова начните с первой страницы, которая все еще активна.
Кому подходит
Метод предназначен для людей, которые с трудом концентрируются и легко попадают в яму промедления. Этот процесс поможет таким людям получить мотивацию, работая над проектами, которые сначала кажутся интересными. Для этого не требуется никаких специальных материалов или навыков, так что попробовать может каждый.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя
Метод Канбан
Метод Канбан используется в большинстве основных инструментов управления проектами, таких как Asana, Trello и Wrike. Это отличный способ организовать большие задачи на основе составляющих их мелких шагов.
Как это работает
Визуализируйте свою работу. Посмотрите на свой список задач и определите, над чем нужно работать в первую очередь, что отложить на потом и сколько времени займет каждая задача.
Ограничьте количество незавершенных дел. Старайтесь не работать в режиме многозадачности и отказывайтесь от дополнительных заданий, когда знаете, что работаете на пределе своих возможностей. Это также поможет избежать выгорания.
Создайте доску Канбан. Сделайте три вертикальные колонки: «Бэклог», «Дела» и «Выполнено». В колонке «Дела» должно быть не более трех дел одновременно.
Попробуйте использовать инструмент управления проектами на основе Kanban и добавьте больше колонок для сложных проектов.
Кому подходит
Канбан предназначен для визуальных мыслителей и людей, которые предпочитают использовать простую графическую систему управления временем. Люди, которые работают в режиме многозадачности, оценят ограничение на три дела в колонке «Дела».
Как это работает
Визуализируйте свою работу. Посмотрите на свой список задач и определите, над чем нужно работать в первую очередь, что отложить на потом и сколько времени займет каждая задача.
Ограничьте количество незавершенных дел. Старайтесь не работать в режиме многозадачности и отказывайтесь от дополнительных заданий, когда знаете, что работаете на пределе своих возможностей. Это также поможет избежать выгорания.
Создайте доску Канбан. Сделайте три вертикальные колонки: «Бэклог», «Дела» и «Выполнено». В колонке «Дела» должно быть не более трех дел одновременно.
Попробуйте использовать инструмент управления проектами на основе Kanban и добавьте больше колонок для сложных проектов.
Кому подходит
Канбан предназначен для визуальных мыслителей и людей, которые предпочитают использовать простую графическую систему управления временем. Люди, которые работают в режиме многозадачности, оценят ограничение на три дела в колонке «Дела».
Блокирование времени
Блокирование времени работает именно так, как звучит: вы выделяете участки своего дня, чтобы получить наглядное представление о своем расписании. Успешное блокирование времени помогает сократить потери времени на отвлекающие факторы, такие как электронная почта, и в конечном итоге повысить продуктивность.
Кэл Ньюпорт, изобретатель блокировки времени, считает, что 40-часовая рабочая неделя с блокировкой времени эквивалентна 60 часам (или больше) работы без нее.
Как это работает
Кому подходит
Блокирование времени позволяет людям, у которых в течение дня есть несколько задач или встреч, лучше контролировать свое время. Люди, которым необходимо выполнить как можно больше дел из ежедневного списка дел, тоже могут извлечь из этого пользу. Методичные мыслители оценят аспект планирования.
Кэл Ньюпорт, изобретатель блокировки времени, считает, что 40-часовая рабочая неделя с блокировкой времени эквивалентна 60 часам (или больше) работы без нее.
Как это работает
- Каждый вечер делите лист бумаги на две колонки.
- Отведите две строки для каждого часа дня, а затем разделите это время на блоки, обозначенные конкретными заданиями.
- В правой колонке добавьте пояснения к этим блокам.
- Если что-то изменится, просто вычеркните блок времени и перестройте его.
Кому подходит
Блокирование времени позволяет людям, у которых в течение дня есть несколько задач или встреч, лучше контролировать свое время. Люди, которым необходимо выполнить как можно больше дел из ежедневного списка дел, тоже могут извлечь из этого пользу. Методичные мыслители оценят аспект планирования.
Ведение заметок
Bullet Journal (также известный как BuJo) — это система ежедневных заметок, позволяющая оставаться организованным и выполнять поставленные задачи. Райдер Кэрролл, дизайнер цифровых продуктов, создал эту систему так, чтобы ее можно было адаптировать. Она состоит из модулей для сбора и организации конкретных видов записей, чтобы соответствовать вашим уникальным потребностям.
Как это работает
Ведение дневника кажется сложным, но как только вы сделаете это несколько раз и освоите условные обозначения, это станет очень быстрым и чрезвычайно эффективным занятием.
Кому подходит
Bullet Journal понравится тем, кто обладает аналитическим складом ума и любит, чтобы все было в порядке. Эта система очень ориентирована на детали и организацию. Она идеально подходит для бухгалтеров, разработчиков и подобных аналитиков.
Как это работает
- Возьмите блокнот и ручку. Пронумеруйте каждую страницу в блокноте.
- Добавьте тему в верхнем внешнем углу страницы. Тема — это просто короткое описательное название.
- Под заголовком добавьте короткие объективные предложения в виде пули.
- Создайте задания. Задачи обозначаются простой точкой (-) и включают в себя любые действия — просто поставьте точку рядом с пунктом. Помечайте задачи, с которыми вы справились, следующим образом:
- X = задача выполнена
- > = задача перенесена
- < = задача запланирована
- Создавайте события. События — это записи, связанные с датой, обозначенные буквой «О».
- Создание заметок. Заметки обозначаются тире (-). Заметки — это записи, которые вы хотите запомнить, но которые не требуют немедленных или обязательных действий, например факты или наблюдения.
- Добавьте указатели. Сигнификаторы — это символы, которые придают пулям дополнительный контекст:
- Звезда используется для обозначения приоритета задачи. Они располагаются слева от пули, чтобы вы могли быстро просканировать страницы и найти самые важные записи.
- Восклицательный знак обозначает все, что вас вдохновляет, чтобы потом на это можно было легко сослаться.
- Значок глаза используется, когда что-то требует дополнительного исследования, информации или открытия.
- Создавайте модули. Модули — это методы, предназначенные для сбора и организации определенных видов записей. Четыре основных модуля — это «Указатель», «Журнал будущего», «Ежемесячный журнал» и «Ежедневный журнал».
- Как только вы начнете вести дневник второй месяц, просмотрите свои предыдущие записи. Посмотрите на нерешенные задачи и оцените, актуальны ли оставшиеся открытые задачи.
Ведение дневника кажется сложным, но как только вы сделаете это несколько раз и освоите условные обозначения, это станет очень быстрым и чрезвычайно эффективным занятием.
Кому подходит
Bullet Journal понравится тем, кто обладает аналитическим складом ума и любит, чтобы все было в порядке. Эта система очень ориентирована на детали и организацию. Она идеально подходит для бухгалтеров, разработчиков и подобных аналитиков.
Отслеживание времени
Отслеживание времени — одна из самых простых систем тайм-менеджмента. Для ее эффективного применения не требуется никакой практики. Суть проста: отслеживайте, чем вы занимаетесь в рабочее время.
Если вы потратили 2 часа на отладку кода, ваш тайм-трекер зафиксирует эти данные. Если вы потратили 15 минут на соцсети? Это тоже отслеживается.
Программное обеспечение для учета времени позволяет вам видеть, на что ушло ваше время, чтобы вы могли выявить отвлекающие факторы и выработать продуктивные привычки.
Как это работает
Кому подходит
Учет рабочего времени может использоваться всеми. Он прост, его легко запустить, и он просто работает. Большинство программ для тайм-менеджмента работают в фоновом режиме на компьютере, поэтому они не оказывают никакого влияния на работу.
Если вы потратили 2 часа на отладку кода, ваш тайм-трекер зафиксирует эти данные. Если вы потратили 15 минут на соцсети? Это тоже отслеживается.
Программное обеспечение для учета времени позволяет вам видеть, на что ушло ваше время, чтобы вы могли выявить отвлекающие факторы и выработать продуктивные привычки.
Как это работает
- Отслеживайте все, что вы делаете в течение рабочего дня (или в любое другое время, когда вы пытаетесь быть продуктивным).
- Просматривайте отчеты, табели учета рабочего времени и данные о продуктивности за рабочую неделю.
- Определите области для улучшения. Есть ли задача, которую вы можете перепоручить, или процесс, который может работать лучше?
Кому подходит
Учет рабочего времени может использоваться всеми. Он прост, его легко запустить, и он просто работает. Большинство программ для тайм-менеджмента работают в фоновом режиме на компьютере, поэтому они не оказывают никакого влияния на работу.
Заключение
Эффективный тайм-менеджмент — ключ к повышению продуктивности и успеху в современном мире. Как мы видим, существует множество различных методов, которые помогут взять под контроль время и научат не тратить его впустую. Выберите тот, который наиболее соответствует вашему рабочему процессу и личным предпочтениям. Главное — начать применять эти методы в повседневной жизни, чтобы они стали привычкой. Регулярное использование методов тайм-менеджмента со временем принесет ощутимые плоды в виде большей организованности, продуктивности и успеха в делах. Помните, что ваше время — самый ценный ресурс, и от того, как вы им распоряжаетесь, зависит ваша эффективность и результаты.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя