+7 (495) 980-05-44
6 ноября 2023
8 способов узнать, работают ли удаленные члены команды
Беспокоитесь, что удаленный сотрудник не работает? Наша статья расскажет, как обеспечить эффективность команды на расстоянии, обеспечить прозрачность и подотчетность.
Как проверить продуктивность удаленной команды: 8 способов
Если вы руководите коллективом, работающим в офисе, то определить, что сотрудник не справляется со своими обязанностями, довольно просто. Можно просто зайти к нему на работу или устроить личную встречу. Однако контроль удаленных сотрудников не так прост.
Компания «Тайм Доктор» уже более десяти лет занимается развитием удаленной команды. Мы многое узнали о том, как помочь удаленным сотрудникам сосредоточиться и при этом дать им возможность выполнять свою работу. В результате у нас есть богатый опыт из первых рук, позволяющий найти баланс между подотчетностью и прозрачностью.
В этой статье мы расскажем о надежных способах проверить, действительно ли ваша команда работает, и покажем, как наша платформа автоматического учета рабочего времени позволяет обеспечить подотчетность каждого сотрудника.
Компания «Тайм Доктор» уже более десяти лет занимается развитием удаленной команды. Мы многое узнали о том, как помочь удаленным сотрудникам сосредоточиться и при этом дать им возможность выполнять свою работу. В результате у нас есть богатый опыт из первых рук, позволяющий найти баланс между подотчетностью и прозрачностью.
В этой статье мы расскажем о надежных способах проверить, действительно ли ваша команда работает, и покажем, как наша платформа автоматического учета рабочего времени позволяет обеспечить подотчетность каждого сотрудника.
8 способов выяснить, не работает ли удаленный сотрудник
Вполне естественно задаваться вопросом, работают ли удаленные члены команды, особенно если у вас нет регулярного контроля. Но не стоит постоянно задавать вопросы своим сотрудникам. Воспользуйтесь нашими советами, чтобы заметить признаки простоя и принять соответствующие меры.
1. Проанализировать учет посещаемости
Самый простой способ проверить, работают ли сотрудники, — это просмотреть их табели учета рабочего времени. Являются ли они на работу во все запланированные смены? Сколько незапланированных или неутвержденных прогулов было за последний квартал?
Также необходимо проверять, когда они входят в систему и выходят из нее. Как правило, они приходят вовремя или раньше и выполняют все запланированные рабочие часы? Или они обычно приходят поздно и выходят из системы раньше?
Сотрудники с высоким уровнем прогулов и опозданий, возможно, работают не так усердно, как другие члены той же команды. Прежде чем применять дисциплинарные меры, проведите индивидуальную беседу с каждым отстающим сотрудником, чтобы выяснить, что именно не так и как это исправить.
Также необходимо проверять, когда они входят в систему и выходят из нее. Как правило, они приходят вовремя или раньше и выполняют все запланированные рабочие часы? Или они обычно приходят поздно и выходят из системы раньше?
Сотрудники с высоким уровнем прогулов и опозданий, возможно, работают не так усердно, как другие члены той же команды. Прежде чем применять дисциплинарные меры, проведите индивидуальную беседу с каждым отстающим сотрудником, чтобы выяснить, что именно не так и как это исправить.
2. Подтвердить, что они завершают выполнение заданий
Еще один простой способ определить, отстает ли удаленный член команды, — проверить, выполнил ли он свои задачи и проекты. Для этого необходимо сравнить количество поставленных задач с количеством выполненных. Чтобы максимально упростить сравнение, используйте инструмент управления проектами вашей организации.
Если у Ваших сотрудников есть несколько невыполненных заданий, возможно, они не работают по графику или нерационально используют свое время. Хотя вы, возможно, хотите избежать конфронтации, индивидуальные беседы могут помочь вам найти первопричину. Например, такие проблемы, как нехватка ресурсов или инструментов, могут повлиять на способность сотрудника выполнять работу.
Если ваши сотрудники успешно выполняют поставленные задачи, значит, они работают. Однако что делать, если их работа не соответствует качеству или срокам, на которые вы рассчитываете? Давайте рассмотрим этот вопрос далее.
Если у Ваших сотрудников есть несколько невыполненных заданий, возможно, они не работают по графику или нерационально используют свое время. Хотя вы, возможно, хотите избежать конфронтации, индивидуальные беседы могут помочь вам найти первопричину. Например, такие проблемы, как нехватка ресурсов или инструментов, могут повлиять на способность сотрудника выполнять работу.
Если ваши сотрудники успешно выполняют поставленные задачи, значит, они работают. Однако что делать, если их работа не соответствует качеству или срокам, на которые вы рассчитываете? Давайте рассмотрим этот вопрос далее.
3. Проанализировать качество своей работы
Ваши удаленные сотрудники, возможно, выполняют поставленные задачи, но соответствует ли их работа вашим стандартам? В зависимости от характера бизнеса и типа работы, выполняемой сотрудниками, методы контроля качества могут выглядеть несколько иначе.
Для предприятий с готовой продукцией проанализируйте рабочие процессы для последних задач. Требовали ли некоторые проекты от сотрудников многократного пересмотра? Если да, то качество их работы может быть неудовлетворительным и требует проверки.
Для центров обработки вызовов, занимающихся обслуживанием клиентов, следует оценить последние показатели удовлетворенности клиентов. Получают ли некоторые члены команды низкие оценки? Ищите закономерности в этих оценках, чтобы выявить и устранить проблемы в работе.
В любой организации, работа которой зависит от сотрудничества, следует опросить других членов команды о качестве работы их коллег. Получают ли некоторые удаленные сотрудники низкие оценки от коллег? Выявите общие проблемы, чтобы помочь сотрудникам улучшить работу.
Для предприятий с готовой продукцией проанализируйте рабочие процессы для последних задач. Требовали ли некоторые проекты от сотрудников многократного пересмотра? Если да, то качество их работы может быть неудовлетворительным и требует проверки.
Для центров обработки вызовов, занимающихся обслуживанием клиентов, следует оценить последние показатели удовлетворенности клиентов. Получают ли некоторые члены команды низкие оценки? Ищите закономерности в этих оценках, чтобы выявить и устранить проблемы в работе.
В любой организации, работа которой зависит от сотрудничества, следует опросить других членов команды о качестве работы их коллег. Получают ли некоторые удаленные сотрудники низкие оценки от коллег? Выявите общие проблемы, чтобы помочь сотрудникам улучшить работу.
4. Проверьте, не пропустили ли они сроки
Ваша команда может выполнять отличную работу, но что делать, если она отстает от графика? Такие задержки могут замедлить работу остальной команды, создавая более серьезные проблемы для клиентов и заинтересованных сторон.
Для проверки своевременности работы команды используйте инструмент управления проектами вашей организации. Ищите проекты, отстающие от графика, или задачи, выполненные позже установленного срока. Обратите внимание на ответственного за эти задачи.
Случайное нарушение сроков может и не быть тревожным сигналом. Однако если вы заметили рецидивистов, примите меры, пока опоздания не стали нормой. Запланируйте контрольные проверки, чтобы узнать больше о причинах пропуска сроков сотрудниками.
Иногда можно узнать, что этому способствовали ограниченные ресурсы или доступ к членам команды. В других случаях команда может испытывать низкую мотивацию, плохой доступ в Интернет или путаницу в заданиях.
Для проверки своевременности работы команды используйте инструмент управления проектами вашей организации. Ищите проекты, отстающие от графика, или задачи, выполненные позже установленного срока. Обратите внимание на ответственного за эти задачи.
Случайное нарушение сроков может и не быть тревожным сигналом. Однако если вы заметили рецидивистов, примите меры, пока опоздания не стали нормой. Запланируйте контрольные проверки, чтобы узнать больше о причинах пропуска сроков сотрудниками.
Иногда можно узнать, что этому способствовали ограниченные ресурсы или доступ к членам команды. В других случаях команда может испытывать низкую мотивацию, плохой доступ в Интернет или путаницу в заданиях.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя
5. Сравните время активного и холостого хода
Приходить на работу вовремя — это одно, но что делают ваши удаленные сотрудники после того, как подписались на работу? Доступны ли они в то время, когда вы от них этого ожидаете, или же они остаются недоступными в течение длительного времени?
Во многих случаях типичная смена длится восемь часов. Однако сотрудники не будут активно работать все это время. В зависимости от выполняемых ими функций сотрудникам может потребоваться время для исследований, обработки информации, выработки стратегии или отдыха.
Для каждой роли определите типичное соотношение активного времени и времени простоя. Например, разработчики начального уровня могут в среднем проводить больше времени в активном режиме, чем менеджеры среднего звена. Затем сравните активность всех сотрудников с этими показателями.
Если некоторые сотрудники простаивают значительно больше, чем их коллеги, запланируйте встречу с ними, чтобы выяснить причину. Не ограничивайтесь общими отговорками, а выясните реальную причину, по которой сотрудники так много времени проводят без дела. Затем можно разработать план действий по устранению всех нерешенных проблем.
Во многих случаях типичная смена длится восемь часов. Однако сотрудники не будут активно работать все это время. В зависимости от выполняемых ими функций сотрудникам может потребоваться время для исследований, обработки информации, выработки стратегии или отдыха.
Для каждой роли определите типичное соотношение активного времени и времени простоя. Например, разработчики начального уровня могут в среднем проводить больше времени в активном режиме, чем менеджеры среднего звена. Затем сравните активность всех сотрудников с этими показателями.
Если некоторые сотрудники простаивают значительно больше, чем их коллеги, запланируйте встречу с ними, чтобы выяснить причину. Не ограничивайтесь общими отговорками, а выясните реальную причину, по которой сотрудники так много времени проводят без дела. Затем можно разработать план действий по устранению всех нерешенных проблем.
6. Учитывайте время их реакции
Внутренние сообщения очень важны для коммуникации, если ваша команда работает в нескольких регионах или странах. Однако если некоторые члены команды не работают в течение дня, они могут не успеть ответить на сообщение. Это может замедлить работу всей команды.
Если вы не отслеживаете время ответа сотрудников, начните прямо сейчас. Обратите внимание на то, сколько времени требуется сотрудникам для ответа на различные типы обращений. Например, быстрые чаты должны получать быстрые ответы, в то время как более сложные запросы требуют больше времени.
Обратите внимание на то, сколько времени требуется сотрудникам для ответа на различных платформах. Быстро ли они отвечают на сообщения в Teams или Slack, но на электронные письма у них уходят часы или дни? Если вам нужно, чтобы сотрудники отвечали быстрее или изменили свои привычки, внесите соответствующие изменения в политику удаленной работы.
Для каждого отслеживаемого сообщения отметьте время суток. Затем обратите внимание на то, влияет ли время суток на время ответа. Например, можно обнаружить, что некоторым сотрудникам требуется больше времени для ответа в определенное время суток. Эти данные позволяют определить, когда сотрудники не работают.
Если вы не отслеживаете время ответа сотрудников, начните прямо сейчас. Обратите внимание на то, сколько времени требуется сотрудникам для ответа на различные типы обращений. Например, быстрые чаты должны получать быстрые ответы, в то время как более сложные запросы требуют больше времени.
Обратите внимание на то, сколько времени требуется сотрудникам для ответа на различных платформах. Быстро ли они отвечают на сообщения в Teams или Slack, но на электронные письма у них уходят часы или дни? Если вам нужно, чтобы сотрудники отвечали быстрее или изменили свои привычки, внесите соответствующие изменения в политику удаленной работы.
Для каждого отслеживаемого сообщения отметьте время суток. Затем обратите внимание на то, влияет ли время суток на время ответа. Например, можно обнаружить, что некоторым сотрудникам требуется больше времени для ответа в определенное время суток. Эти данные позволяют определить, когда сотрудники не работают.
7. Контролировать их участие в совещаниях
Если внутренние сообщения могут помочь оценить реакцию на асинхронные действия, то совещания позволяют лучше понять, насколько усердно работают сотрудники в режиме реального времени. Создайте систему оценки уровня участия сотрудников в совещаниях.
Например, включают ли сотрудники видео и задают вопросы в ключевые моменты командного совещания? Или они выключают видео и игнорируют участие в совещании?
Отвечают ли они на вопросы во время встреч один на один, давая самый короткий и простой ответ? Или же они дают продуманные ответы, которые дополняют беседу? Поднимают ли они вопросы, что свидетельствует об их активном подходе к работе?
Если сотрудники имеют относительно низкие показатели участия, проведите опросы вовлеченности. С их помощью можно оценить, как сотрудники относятся к своей работе, и узнать о причинах их поведения. Затем можно предпринять шаги по вовлечению сотрудников в культуру компании.
Например, включают ли сотрудники видео и задают вопросы в ключевые моменты командного совещания? Или они выключают видео и игнорируют участие в совещании?
Отвечают ли они на вопросы во время встреч один на один, давая самый короткий и простой ответ? Или же они дают продуманные ответы, которые дополняют беседу? Поднимают ли они вопросы, что свидетельствует об их активном подходе к работе?
Если сотрудники имеют относительно низкие показатели участия, проведите опросы вовлеченности. С их помощью можно оценить, как сотрудники относятся к своей работе, и узнать о причинах их поведения. Затем можно предпринять шаги по вовлечению сотрудников в культуру компании.
8. Получение обратной связи от клиентов и коллег
В большинстве случаев сбор данных непосредственно от сотрудников позволяет получить наиболее полную информацию об их работе. Однако не стоит сбрасывать со счетов и отзывы клиентов или коллег. Их мнение также может многое рассказать о том, насколько усердно работают ваши удаленные сотрудники.
При опросе коллектива о его коллегах следует использовать анонимные опросы сотрудников. Такие опросы могут побудить членов коллектива к откровенным высказываниям, не создавая ненужной конфронтации.
Если ваши сотрудники работают непосредственно с клиентами, подумайте о том, чтобы спросить их об опыте общения с вашими сотрудниками. Попросите их оценить такие элементы, как качество работы и своевременность, а также скорость и тщательность ответов.
При опросе коллектива о его коллегах следует использовать анонимные опросы сотрудников. Такие опросы могут побудить членов коллектива к откровенным высказываниям, не создавая ненужной конфронтации.
Если ваши сотрудники работают непосредственно с клиентами, подумайте о том, чтобы спросить их об опыте общения с вашими сотрудниками. Попросите их оценить такие элементы, как качество работы и своевременность, а также скорость и тщательность ответов.
Как узнать, что ваша удаленная команда действительно работает
Хотите обеспечить подотчетность удаленной команды, но нуждаетесь в соответствующих инструментах? С помощью Time Doctor вы можете настроить мониторинг удаленных сотрудников, чтобы отслеживать, кто работает, а кто нет.
Помимо сбора данных в режиме реального времени, Time Doctor позволяет получить информацию, которая поможет повысить производительность труда и стимулировать сотрудников к максимальной отдаче.
Помимо сбора данных в режиме реального времени, Time Doctor позволяет получить информацию, которая поможет повысить производительность труда и стимулировать сотрудников к максимальной отдаче.
Учет посещаемости
Time Doctor автоматически отслеживает, когда сотрудники входят в систему и выходят из нее в начале и в конце рабочего дня. По этим данным можно сразу определить, сколько часов в день работает каждый сотрудник.
При вводе в платформу графиков работы сотрудников Time Doctor позволяет сравнить фактическое время с запланированным. Платформа также позволяет выявлять опоздания и прогулы сотрудников, что позволяет оперативно выявлять и решать проблемы отсутствия на рабочем месте.
Автоматизированный учет рабочего времени
Контроль времени начала и окончания работы — это только начало. Time Doctor также отслеживает, как сотрудники тратят время в течение рабочего дня, создавая полный отчет по проектам и задачам. Некоторые сотрудники тратят на выполнение заданий больше времени, чем необходимо? Проверка рабочего процесса может решить эти проблемы.
Платформа отслеживает движения клавиатуры и мыши, определяя уровень активности, что позволяет отслеживать время простоя. Обратите внимание, что Time Doctor не является регистратором нажатий клавиш и не записывает конкретные нажатия или клавиши. У некоторых сотрудников количество времени простоя растет? С помощью Time Doctor можно проверить, не являются ли их задачи причиной такого поведения.
Time Doctor также может периодически делать скриншоты и отслеживать, когда сотрудники выходят из сети в течение рабочего дня. Некоторые сотрудники регулярно проводят много времени в автономном режиме, в то время как должны постоянно находиться в сети? Индивидуальная беседа может показать, что виновато подключение к Интернету или то, что они отвлекаются дома.
Информация о производительности
Интересно, какие сайты и приложения используют ваши сотрудники для работы? Time Doctor автоматически ведет список сайтов и приложений, используемых сотрудниками в течение рабочего дня. Он связывает эти сайты и приложения с задачами и проектами, что позволяет получить более полное представление о рабочих процессах удаленной команды.
Как администратор, вы можете отнести сайты и приложения к продуктивным или непродуктивным. К первой группе относятся сайты, которые нужны вашим сотрудникам для работы, ко второй — сайты социальных сетей.
Как администратор, вы можете отнести сайты и приложения к продуктивным или непродуктивным. К первой группе относятся сайты, которые нужны вашим сотрудникам для работы, ко второй — сайты социальных сетей.
Используя пользовательские настройки, Time Doctor создает отчеты, отражающие уровень производительности сотрудников. Вы можете просмотреть эти данные по группам или сотрудникам, чтобы получить более полное представление о том, кто действительно работает. Как сильно эта функция может повлиять на конечный результат? По словам Bokdoc, «Time Doctor» помог повысить производительность на 15% на каждого сотрудника.
Информация в реальном времени
Интересно, над чем работает ваша команда в конкретный момент времени? Time Doctor позволяет в режиме реального времени видеть проекты и задачи, которыми управляет ваша команда, что повышает прозрачность и подотчетность.
Зная, чем заняты сотрудники в течение рабочего дня, вы можете контролировать их работу, не прибегая к микроконтролю каждой задачи. Эти данные также помогут установить реалистичные ожидания по времени реагирования в разных часовых поясах.
Проверка баланса между работой и личной жизнью
После ввода пользовательских признаков переутомления платформа автоматически выделяет сотрудников, соответствующих этим критериям. Как только вы увидите, кто работает слишком много или слишком поздно, вы сможете помочь этим сотрудникам скорректировать рабочий процесс или взять отгул до того, как проблемы обострятся.
Шаги для начала работы с удаленным мониторингом сотрудников
Мониторинг удаленных сотрудников вручную или с помощью нескольких инструментов создает множество ненужных сложностей. Упростите свой технологический стек с помощью Time Doctor. С помощью единой платформы вы можете контролировать все: от посещаемости и активности до производительности и баланса между трудовой деятельностью и личной жизнью.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя