+7 (495) 980-05-44
5 декабря 2023
Гибридный режим и мониторинг сотрудников: все, что вам нужно знать
Случаи обмана со стороны удаленных сотрудников далеко не редкость. Это наглядно демонстрирует актуальность вопросов мониторинга персонала для компаний с гибридными командами. Давайте разберемся, как системы контроля активности помогут руководителям не допустить злоупотреблений, а работникам — оставаться эффективными вне зоны видимости босса.
Гибридный режим и мониторинг сотрудников: 5 советов
Гибридная модель работы, сочетающая офис, удаленку и мобильность, стала новой реальностью для многих компаний. Доказано, что такая гибкость выгодна всем. Но как тогда быть с контролем сотрудников? В этой статье разберем, зачем нужно отслеживать активность гибридных работников.
Что такое гибридный режим работы?
Гибридная работа — это гибкая модель, сочетающая удаленную, офисную и мобильную работу. Она дает работникам свободу решать, как и где им работать, а также свободу планировать свою рабочую неделю таким образом, чтобы она соответствовала корпоративным стандартам и их личным потребностям.
Доказано, что это выгодно не только сотрудникам, поскольку позволяет обеспечить баланс между работой и личной жизнью, но и работодателям, поскольку позволяет повысить вовлеченность сотрудников, сократить расходы и получить множество других преимуществ. Исследование показало, что 64% сотрудников подумали бы об уходе, если бы их попросили работать в офисе полный рабочий день.
Существуют различные гибридные модели работы, в том числе гибкая, фиксированная, офисная и удаленная. Google, Twitter, American Express и др. используют гибридную работу в своих стратегиях.
Доказано, что это выгодно не только сотрудникам, поскольку позволяет обеспечить баланс между работой и личной жизнью, но и работодателям, поскольку позволяет повысить вовлеченность сотрудников, сократить расходы и получить множество других преимуществ. Исследование показало, что 64% сотрудников подумали бы об уходе, если бы их попросили работать в офисе полный рабочий день.
Существуют различные гибридные модели работы, в том числе гибкая, фиксированная, офисная и удаленная. Google, Twitter, American Express и др. используют гибридную работу в своих стратегиях.
Почему при гибридном режиме работы важен мониторинг сотрудников?
Вот реальная история канадского бухгалтера, которая удаленно работала на одну из фирм. Она должна была выплатить около 3 тысяч долларов своей бывшей компании за манипуляции с рабочим временем. Работодатель уличил женщину в непродуктивности с помощью программного обеспечения для мониторинга сотрудников. Он использовал отчеты как улику, чтобы доказать ее обман.
Это практический пример того, почему необходимо использовать ПО для контроля посещаемости на рабочем месте. Приложения для мониторинга важны для удаленных сотрудников и эффективны для работников, работающих в офисе.
Вот несколько важных причин, по которым необходимо использовать мониторинг.
Отслеживание посещаемости в режиме реального времени
В офисе используется множество методов отслеживания присутствия сотрудников. Один из примитивных способов — ежедневный журнал посещаемости, где сотрудники должны регулярно расписываться.
Другой метод — биометрическое отслеживание посещаемости, когда сотрудники должны использовать отпечатки пальцев для регистрации прихода и ухода. Однако все эти методы не применимы к удаленным сотрудникам.
К счастью, приложения для отслеживания посещаемости сотрудников в режиме реального времени позволяют получить более точную информацию о приходе и уходе. Вы можете применить этот метод и к своим офисным сотрудникам.
Простота сотрудничества и управления
Управление сотрудниками в офисе, удаленными сотрудниками и работниками, работающими вне офиса, отличается. Вы не можете использовать разные стратегии и правила для управления. Приложения для мониторинга могут задействовать всех ваших сотрудников, независимо от того, кто из них работает в какой области.
Удобство совместной работы и управления
Например, если вы ведете проект, в котором участвуют удаленные, офисные и внешние сотрудники, приложения для мониторинга посещаемости соберут всех под одной крышей. Как? Ответ вы найдете чуть ниже в статье.
Кроме того, с помощью приложений можно получать все отчеты, которые генерируются автоматически. Это поможет вам управлять временем, избегая таких задач, как создание табелей учета рабочего времени, отчетов о деятельности, табелей посещаемости и т. д.
Повышение доверия и прозрачности
Перед внедрением удаленной работы у работодателя возникает важный вопрос: как можно доверять своему удаленному сотруднику? Приложения для учета рабочего времени и мониторинга сотрудников могут показать реальную картину работы ваших сотрудников.
Доверие — это вопрос не только работодателя, но и членов команды. В гибридной рабочей культуре, если вы чувствуете дискомфорт в отношениях с товарищами по команде, вы не сможете продвинуться вперед. Общее развитие компании будет тормозиться.
Поэтому вы можете доверять реальным данным и информации, которые предоставляет инструмент. Вы можете использовать отчеты для общения с клиентами, чтобы построить более надежные и доверительные деловые отношения.
Повышение производительности и морального духа
Один из главных недостатков гибридной работы заключается в том, что сотрудники могут отставать в производительности, поскольку они находятся вне поля зрения менеджеров. Но когда вы знаете, что за вами наблюдают, вы не можете отвлекаться от работы.
Напротив, когда вы можете видеть матрицы своей производительности и регулярно сравнивать их, это поможет вам более активно работать над улучшением своих показателей. Кроме того, когда вы видите, что ваши товарищи повышают свой уровень, это стимулирует вас и создает конкурентную среду.
Руководителям не нужно беспокоиться о контроле за деятельностью сотрудников с помощью автоматизированной системы. Это помогает избежать микроменеджмента. Следовательно, это повышает моральный дух сотрудников.
Создайте интегрированную систему
Почти все инструменты мониторинга предлагают несколько вариантов интеграции с другими инструментами, например, с приложениями для управления проектами, CRM, коммуникационными программами и т. д. Это очень трудоемкий процесс — переключаться между используемыми инструментами.
Кроме того, некоторые приложения нуждаются в выходных данных других инструментов. Например, инструменты управления заработной платой нуждаются в данных о рабочем времени любых инструментов учета рабочего времени.
Таким образом, вы можете создать интегрированную систему с необходимыми вам инструментами. Это поможет вам ускорить поток данных, уменьшить монотонное переключение инструментов и сократить количество ошибок.
Это практический пример того, почему необходимо использовать ПО для контроля посещаемости на рабочем месте. Приложения для мониторинга важны для удаленных сотрудников и эффективны для работников, работающих в офисе.
Вот несколько важных причин, по которым необходимо использовать мониторинг.
Отслеживание посещаемости в режиме реального времени
В офисе используется множество методов отслеживания присутствия сотрудников. Один из примитивных способов — ежедневный журнал посещаемости, где сотрудники должны регулярно расписываться.
Другой метод — биометрическое отслеживание посещаемости, когда сотрудники должны использовать отпечатки пальцев для регистрации прихода и ухода. Однако все эти методы не применимы к удаленным сотрудникам.
К счастью, приложения для отслеживания посещаемости сотрудников в режиме реального времени позволяют получить более точную информацию о приходе и уходе. Вы можете применить этот метод и к своим офисным сотрудникам.
Простота сотрудничества и управления
Управление сотрудниками в офисе, удаленными сотрудниками и работниками, работающими вне офиса, отличается. Вы не можете использовать разные стратегии и правила для управления. Приложения для мониторинга могут задействовать всех ваших сотрудников, независимо от того, кто из них работает в какой области.
Удобство совместной работы и управления
Например, если вы ведете проект, в котором участвуют удаленные, офисные и внешние сотрудники, приложения для мониторинга посещаемости соберут всех под одной крышей. Как? Ответ вы найдете чуть ниже в статье.
Кроме того, с помощью приложений можно получать все отчеты, которые генерируются автоматически. Это поможет вам управлять временем, избегая таких задач, как создание табелей учета рабочего времени, отчетов о деятельности, табелей посещаемости и т. д.
Повышение доверия и прозрачности
Перед внедрением удаленной работы у работодателя возникает важный вопрос: как можно доверять своему удаленному сотруднику? Приложения для учета рабочего времени и мониторинга сотрудников могут показать реальную картину работы ваших сотрудников.
Доверие — это вопрос не только работодателя, но и членов команды. В гибридной рабочей культуре, если вы чувствуете дискомфорт в отношениях с товарищами по команде, вы не сможете продвинуться вперед. Общее развитие компании будет тормозиться.
Поэтому вы можете доверять реальным данным и информации, которые предоставляет инструмент. Вы можете использовать отчеты для общения с клиентами, чтобы построить более надежные и доверительные деловые отношения.
Повышение производительности и морального духа
Один из главных недостатков гибридной работы заключается в том, что сотрудники могут отставать в производительности, поскольку они находятся вне поля зрения менеджеров. Но когда вы знаете, что за вами наблюдают, вы не можете отвлекаться от работы.
Напротив, когда вы можете видеть матрицы своей производительности и регулярно сравнивать их, это поможет вам более активно работать над улучшением своих показателей. Кроме того, когда вы видите, что ваши товарищи повышают свой уровень, это стимулирует вас и создает конкурентную среду.
Руководителям не нужно беспокоиться о контроле за деятельностью сотрудников с помощью автоматизированной системы. Это помогает избежать микроменеджмента. Следовательно, это повышает моральный дух сотрудников.
Создайте интегрированную систему
Почти все инструменты мониторинга предлагают несколько вариантов интеграции с другими инструментами, например, с приложениями для управления проектами, CRM, коммуникационными программами и т. д. Это очень трудоемкий процесс — переключаться между используемыми инструментами.
Кроме того, некоторые приложения нуждаются в выходных данных других инструментов. Например, инструменты управления заработной платой нуждаются в данных о рабочем времени любых инструментов учета рабочего времени.
Таким образом, вы можете создать интегрированную систему с необходимыми вам инструментами. Это поможет вам ускорить поток данных, уменьшить монотонное переключение инструментов и сократить количество ошибок.
Как управлять гибридными сотрудниками с помощью ПО для мониторинга
Как и в случае с удаленной работой, вам необходимо внедрить некоторые инструменты управления временем и сотрудниками. В противном случае поддерживать удаленные команды будет практически невозможно. Мы можем предложить несколько советов на этот счет.
Наблюдайте за работой каждого сотрудника
Поддерживать сотрудников вместе легко в офисе. Ваши руководители и работодатели прекрасно осведомлены о том, какие сотрудники заняты в проектах и задачах.
С другой стороны, в гибридной модели работы вы не можете полностью контролировать своих сотрудников. Довольно сложно быть в курсе дел удаленных сотрудников и координировать с ними работу. Здесь вам поможет инструмент управления командой.
Автоматизируйте посещаемость
Карточки учета рабочего времени — самый традиционный способ учета посещаемости. Руководству приходится тратить много времени на контроль времени таким способом, что затрудняет агрегирование данных в крупных компаниях и гибридных командах.
Если вы хотите правильно управлять удаленными сотрудниками, вам необходима процедура учета посещаемости. У вас должна быть система учета рабочего времени сотрудников. Эффективная методика управления посещаемостью улучшит ваши бизнес-процессы и даст персоналу больше преимуществ.
Записывайте все проекты и задачи
Традиционным менеджерам проектов не приходится задумываться над такими специфическими вопросами, как назначение новой задачи любому члену команды, расчет оценки времени проекта, затрат и т. д., при управлении удаленной командой. Чтобы виртуально объединить географически разделенных людей, менеджеры удаленных проектов используют онлайн-решения для управления проектами.
Управление с помощью гибридной команды более адаптивно, чем другие методы. Оно не придерживается строгих правил, но при этом хорошо сочетается как с традиционными, так и с agile-методологиями. Решения для управления проектами позволяют командам взять на себя ответственность за свою работу, а руководителям — контролировать ее прозрачно и без вмешательства.
Отслеживание рабочего времени
Когда сотрудники переходят с офисной работы на удаленную, учет рабочего времени становится крайне важным. Им требуются тайм-трекеры для отслеживания рабочего времени, когда они находятся вне офиса.
Было бы здорово использовать тайм-трекер с системой отслеживания местоположения GPS, чтобы получить более прозрачную информацию о том, как ваши сотрудники используют свое рабочее время. Вы также можете отслеживать использование приложений, URL-адресов, движения клавиатуры и мыши.
Получайте табели учета рабочего времени и отчеты в режиме реального времени
Приложение для отслеживания и мониторинга рабочего времени может стать экономией времени. Вам не нужно беспокоиться о том, как разобраться с табелями учета рабочего времени. С помощью этих инструментов можно создавать табели учета рабочего времени и важные отчеты.
Некоторые приложения позволяют отслеживать время простоя, и вам не нужно беспокоиться о том, что кто-то сидит без дела, запустив таймер. Таймер подсчитает время простоя.
Кроме того, вы можете наблюдать за оплачиваемыми и неоплачиваемыми часами. Это важно не только для удаленных команд, но и для офисных работников, поскольку администраторы и HR могут параллельно управлять всеми сотрудниками.
Укрепляйте доверие к приложениям для мониторинга
Многие сотрудники не захотят быть под наблюдением из-за соображений конфиденциальности. Работодатели или руководители должны укреплять доверие и надежность программного обеспечения для мониторинга среди сотрудников. Для этого работодатели должны установить определенные правила.
Наблюдайте за работой каждого сотрудника
Поддерживать сотрудников вместе легко в офисе. Ваши руководители и работодатели прекрасно осведомлены о том, какие сотрудники заняты в проектах и задачах.
С другой стороны, в гибридной модели работы вы не можете полностью контролировать своих сотрудников. Довольно сложно быть в курсе дел удаленных сотрудников и координировать с ними работу. Здесь вам поможет инструмент управления командой.
Автоматизируйте посещаемость
Карточки учета рабочего времени — самый традиционный способ учета посещаемости. Руководству приходится тратить много времени на контроль времени таким способом, что затрудняет агрегирование данных в крупных компаниях и гибридных командах.
Если вы хотите правильно управлять удаленными сотрудниками, вам необходима процедура учета посещаемости. У вас должна быть система учета рабочего времени сотрудников. Эффективная методика управления посещаемостью улучшит ваши бизнес-процессы и даст персоналу больше преимуществ.
Записывайте все проекты и задачи
Традиционным менеджерам проектов не приходится задумываться над такими специфическими вопросами, как назначение новой задачи любому члену команды, расчет оценки времени проекта, затрат и т. д., при управлении удаленной командой. Чтобы виртуально объединить географически разделенных людей, менеджеры удаленных проектов используют онлайн-решения для управления проектами.
Управление с помощью гибридной команды более адаптивно, чем другие методы. Оно не придерживается строгих правил, но при этом хорошо сочетается как с традиционными, так и с agile-методологиями. Решения для управления проектами позволяют командам взять на себя ответственность за свою работу, а руководителям — контролировать ее прозрачно и без вмешательства.
Отслеживание рабочего времени
Когда сотрудники переходят с офисной работы на удаленную, учет рабочего времени становится крайне важным. Им требуются тайм-трекеры для отслеживания рабочего времени, когда они находятся вне офиса.
Было бы здорово использовать тайм-трекер с системой отслеживания местоположения GPS, чтобы получить более прозрачную информацию о том, как ваши сотрудники используют свое рабочее время. Вы также можете отслеживать использование приложений, URL-адресов, движения клавиатуры и мыши.
Получайте табели учета рабочего времени и отчеты в режиме реального времени
Приложение для отслеживания и мониторинга рабочего времени может стать экономией времени. Вам не нужно беспокоиться о том, как разобраться с табелями учета рабочего времени. С помощью этих инструментов можно создавать табели учета рабочего времени и важные отчеты.
Некоторые приложения позволяют отслеживать время простоя, и вам не нужно беспокоиться о том, что кто-то сидит без дела, запустив таймер. Таймер подсчитает время простоя.
Кроме того, вы можете наблюдать за оплачиваемыми и неоплачиваемыми часами. Это важно не только для удаленных команд, но и для офисных работников, поскольку администраторы и HR могут параллельно управлять всеми сотрудниками.
Укрепляйте доверие к приложениям для мониторинга
Многие сотрудники не захотят быть под наблюдением из-за соображений конфиденциальности. Работодатели или руководители должны укреплять доверие и надежность программного обеспечения для мониторинга среди сотрудников. Для этого работодатели должны установить определенные правила.
Заключение
Для эффективного управления гибридными коллективами крайне важно внедрять системы мониторинга сотрудников. Это позволит получать объективную картину о нагрузке и занятости всех работников, стимулировать их производительность, выстраивать доверительные отношения в команде. Но при этом нужно заранее оговаривать прозрачные правила использования данных мониторинга, чтобы избежать волнений в коллективе. Тогда такие системы контроля принесут одни преимущества.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя