Как перейти на гибридный график работы: советы для бизнеса

Выберите модель гибридного графика работы

Если ваша компания решила перейти на гибридный график работы, следующая задача — выбрать модель, которая будет соответствовать вашим деловым и производственным потребностям. Это может сильно зависеть от типа вашего бизнеса, а также от используемых вами технологий и инструментов. Такие инструменты, как система расстановки приоритетов задач beSlick, помогут упростить гибридный график работы.

Определение потребностей вашего бизнеса, потребностей ваших сотрудников и основных практических аспектов гибридного графика работы поможет вам решить, какая из следующих моделей подойдет вам лучше всего. Приведенные ниже модели представляют собой «координированные графики работы», однако существуют и другие модели, которые могут лучше подходить для вашего бизнеса.

1. Поэтапный

Это самая негибкая из моделей. В этой модели дни и часы, когда ваши сотрудники посещают офис, устанавливаете вы сами. Эта модель лучше всего подходит организациям, которые часто используют сменную работу и нуждаются в посещении офиса в определенные часы, или компаниям, которым необходимо обеспечить определенный уровень укомплектованности штата.

2. Модель 3:2

Эта модель предполагает график работы 3:2, когда три дня сотрудники находятся в офисе, а два — работают дома. Она подходит организациям, которые хотят, чтобы все их сотрудники находились в офисе в определенные дни, возможно, для координации обучения или маркетинга. Эта модель может быть дорогостоящей, поскольку не позволяет сократить офисное пространство или инфраструктуру.

Экономическая эффективность — одно из главных преимуществ гибридной работы для работодателей. Поэтому хорошо подумайте, прежде чем внедрять модель 3:2, которая является жесткой, когда речь идет о физических накладных расходах.

3. Модель «снизу вверх»

В этом случае режим работы определяется отдельными командами и может потребовать много обсуждений и переговоров. Компания может установить рамки для смешанной работы, например два дня в неделю. Затем команды определяют, какие дни лучше всего подходят им в целом, и переходят на эту схему.

Главный недостаток этой модели — достижение консенсуса между различными командами. Однако если вы сможете успешно ее реализовать, то это позволит вашей организации сократить офисные площади и инфраструктуру, например,
ИТ-оборудование.

Используйте преимущества технологий

Конечно, любая гибридная модель работы ставит перед работодателем определенные задачи. Как спланировать важные встречи и обеспечить эффективную совместную работу сотрудников? Они могут присутствовать на совещаниях удаленно, используя программное обеспечение для видеоконференций, или использовать коммуникационные платформы для совместной работы над проектами. С развитием гибридных рабочих мест появилось множество технологий, которые могут помочь в этом.

Кроме того, использование программного обеспечения для приоритизации задач и управления рабочим пространством может упростить гибридную работу и повысить производительность удаленных и гибридных команд.

Использование приложения для составления расписания сотрудников также поможет упростить процесс координации и управления удаленными и гибридными командами, гарантируя, что все будут в одном графике и в одном месте.

Используйте отслеживание времени для повышения продуктивности

Помимо общения и сотрудничества, вы также хотите убедиться, что сотрудники работают в установленные часы. И снова технология предлагает вам способы гибридной работы, позволяющие отслеживать посещаемость в течение рабочего месяца. Зная, что ваши сотрудники работают положенное время, вы можете быть уверены, что производительность труда сохранится или даже повысится.
Будьте прозрачны при передаче информации о работе

Эффективная коммуникация имеет решающее значение для успеха при внедрении любого гибридного графика работы. Речь идет не только о том, как ваши сотрудники общаются друг с другом, но и о том, как вы и другие руководители общаются с персоналом. Должна быть обеспечена 100-процентная прозрачность в том, что вы от них ожидаете. Это может касаться как краткосрочных задач и проектов, так и более долгосрочных целей.
Всегда согласовывайте изменения в расписании

Как и любой другой вид рабочего графика, гибридный график иногда может быть подвержен изменениям. Возможно, вы внедряете новые процессы или системы, которые требуют обучения на месте. Если вам придется изменить расписание, необходимо согласовать эти изменения с сотрудниками, которых это касается, и предупредить их как можно подробнее.

Если вы еще не перешли на гибридный тип работы, то возникает очевидный вопрос: зачем это делать? Какие преимущества он дает вашей организации и сотрудникам?

1. Сокращение расходов компании

Если вы тщательно подходите к составлению графиков, то в вашем офисе ежедневно будет находиться меньше сотрудников. Это означает, что вы сможете сократить площадь используемых офисных помещений и снизить расходы на коммунальные услуги и инфраструктуру.

2. Улучшение баланса между работой и личной жизнью

Лучший баланс между работой и личной жизнью означает более счастливых сотрудников, а это положительно сказывается на вашем бизнесе. Баланс между работой и личной жизнью важен для любого сотрудника, а особенно для тех, у кого есть семья. Сотрудники, которые могут выполнять семейные обязанности, с большей вероятностью будут получать удовольствие от работы и прилагать больше усилий к выполнению своих обязанностей.

Поскольку около 72% американских сотрудников считают баланс между работой и личной жизнью «очень важным», работодатели должны признать это в предлагаемых ими моделях.

3. Снижает уровень усталости сотрудников от поездок на работу

Скорее всего, вам хорошо знаком стресс, вызванный ежедневными поездками на работу. Переполненные автобусы или поезда, пробки, поездки в плохую погоду — список можно продолжать. Не стоит забывать и о времени, затрачиваемом на дорогу из дома в офис, которое может составлять значительную часть дня в целом. Применяя гибридные графики работы, вы избавляетесь хотя бы от части этого стресса. Добраться от кровати до домашнего стола легче, чем до офиса.

4. Способствует прозрачности и доверию в работе

Внедрение гибридных графиков работы подразумевает огромную степень доверия. Вы доверяете своим сотрудникам, что они будут работать с той же отдачей, что и в офисе. Однако доверие и прозрачность — это улицы с двусторонним движением. Вы должны доверять своим сотрудникам, а они ожидают от вас полной прозрачности.

5. Создает культуру гибкости

Гибридные графики работы помогают создать культуру гибкости. Вы предлагаете сотрудникам самостоятельность в выполнении работы и задач так, как они предпочитают, в том числе когда, где и как. Предоставляя им такую свободу, вы позволяете им работать так, как они считают нужным, чтобы добиться максимальной продуктивности.

1. Установите четкие KPI

Отрегулируйте KPI, которые вы используете для оценки гибридных графиков работы. К ним можно отнести:

• Время выполнения задачи/проекта
• Уровень текучести кадров
• Время, необходимое для освоения новых инструментов

2. Выберите правильную технологию коммуникации

Хорошая коммуникация — основа успешной гибридной работы. Подумайте о своих потребностях и потребностях своих сотрудников и определите, какая технология будет лучше всего им подходить. Именно эти технологии будут использоваться для всего — от совещаний до совместной работы над задачами.

3. Подотчетность

Должна быть двусторонняя подотчетность. Вы не можете постоянно проверять удаленных сотрудников, но и они часто могут чувствовать себя не в своей тарелке. Добавление этих методов поможет улучшить вашу модель.

• Установите четкие ожидания
• Признавайте хорошую работу и достижения
• Внедрите надежное управление проектами
• Проводите регулярные встречи, пусть даже виртуальные.