Как автоматизация помогает компаниям с выездным обслуживанием

Автоматизация бизнес-процессов — мощный инструмент повышения эффективности любой компании. Особенно это актуально для фирм, предоставляющих выездные услуги. Ведь им приходится решать массу рутинных задач, включая заполнение отчётности. К счастью, современные ИТ-решения позволяют автоматизировать большую часть подобной работы. Давайте разберёмся, что это даёт.

Автоматизация выездного обслуживания означает, что компании с выездными сотрудниками могут использовать технологии, чтобы помочь своим сотрудникам добиться большего. Выполняя простые, повторяющиеся задачи с помощью технических средств, сотрудники полевых служб могут сосредоточиться на более важной работе.

Например, компания может автоматически определить лучшего специалиста для работы, просмотреть его график и назначить его на проект. Это происходит практически мгновенно. Инструменты автоматизации позволяют команде сосредоточиться на более важной работе.

Подумайте, сколько времени это занимает у человека. Ему необходимо:

• Изучить требования к работе
• Проверить навыки своих технических специалистов
• Просмотреть страницы документов по расписанию, чтобы найти время, когда все нужные люди свободны, и при необходимости произвести замену, что означает возврат к шагу 2.
• Сообщить о новом назначении всем участникам процесса.

Автоматизация этого процесса экономит часы времени и труда для компании.

Автоматизация имеет множество других применений, например:

• Прогнозирование графиков технического обслуживания.
• Последующая работа с новыми клиентами.
• Напоминание существующим клиентам о необходимости обслуживания
• Обработка табелей учета рабочего времени и начисление заработной платы
• Отслеживание сроков действия разрешений и лицензий.
• Отслеживание важных данных, позволяющих понять, как развивается ваш бизнес.

Смысл автоматизации заключается в том, чтобы взять на себя решение рутинных задач, которые необходимо выполнить, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на вещах, имеющих наибольшее значение.

Самая очевидная причина для автоматизации — это количество времени и энергии, которые вы сэкономите. Она также может существенно изменить ваш бизнес в лучшую сторону.

Маленькие утечки могут превратиться в большие проблемы, если их не найти и не устранить. Существует множество способов, с помощью которых ваш бизнес в сфере выездного обслуживания может терять доход. Некоторые из них очевидны, а другие могут продолжаться месяцами или годами, прежде чем вы их заметите.

Возможно, вы теряете деньги из-за:

• Канцелярские ошибки
• Плохое управление клиентами
• Траты времени на выполнение повторяющихся задач
• Плохое взаимодействие между командами и отделами
• Ошибки в табеле учета рабочего времени или кража времени

К счастью, вы можете устранить все эти проблемы с помощью базовой автоматизации.

Канцелярские ошибки

Канцелярские ошибки не являются повседневным явлением для большинства компаний. Но они все равно могут дорого обойтись, когда случаются.

Люди ошибаются. Расписание может быть составлено неверно. Детали задания могут быть неправильно переписаны. Даже опечатка в контактной или платежной информации клиента может дорого вам обойтись.

Некоторые из этих мелких ошибок могут стоить очень дорого. Неправильный ввод информации в программное обеспечение для выставления счетов может привести к тому, что вы выставите счет на неправильную сумму или отправите его не тому человеку. Вы можете получить оплату с опозданием или, что еще хуже, выставить счет меньше, чем стоило выполнить работу.

Автоматизируя часть административной работы, вы снижаете риск человеческой ошибки.

Автоматизация не означает, что вы больше никогда не совершите ошибку, но она означает, что вы будете иметь дело с меньшим количеством опечаток, подмен информации и других простых ошибок.

Плохое управление клиентами

Обслуживание клиентов — сложная задача для компаний, занимающихся выездным обслуживанием.

Вам нужно, чтобы ваши технические специалисты были квалифицированными в своей работе, но они также являются вашими основными контактами с клиентами. В большинстве случаев вы полагаетесь на своих специалистов по обслуживанию клиентов.

Но кто занимается последующим общением с клиентами?

Маркетинг отвечает за привлечение новых клиентов. Продажи отвечают за превращение зацепок в клиентов. Ваши агенты отвечают за отличное обслуживание клиентов, а вы, вероятно, отвечаете за любые жалобы или эскалации.

Кто-то должен заниматься удержанием клиентов.

Если вы будете игнорировать клиентов после завершения работы, они вряд ли вернутся.

Плохое сопровождение также может навредить вашей репутации, потому что клиенты, не удовлетворенные вашей работой, могут не сказать вам об этом. У вас не будет шанса исправить ситуацию, и они расскажут всему миру, что вы плохой поставщик.

Автоматизация последующих действий не обязательно должна быть сложной. Даже если вы просто отправите автоматический опрос с контактной информацией через несколько дней после завершения работы, вы повысите уровень удержания клиентов.

Трата времени на повторяющиеся задачи

Подумайте обо всех бездумных задачах, которые вам приходится выполнять, чтобы поддерживать свой бизнес в рабочем состоянии.

• Заполнение табелей учета рабочего времени
• Отправка и проверка счетов-фактур
• Создание отчетов о расходах
• Размещение информации на страницах в социальных сетях
• Сортировка электронной почты
• Организация расписания вашей команды
• Отслеживание деловых контактов
• Оплата счетов

Список можно продолжать.

Все вышеперечисленное можно автоматизировать, частично или полностью. Многие из этих автоматизаций бесплатны. Например, ваш почтовый сервис может автоматически сортировать письма по папкам, чтобы вы тратили меньше времени на копание в ненужных вещах в поисках нужных.

Если вы все делаете вручную, вы зря тратите деньги. Дешевле и проще автоматизировать простые задачи, чтобы вы могли рационально использовать свое время.

Плохая коммуникация

Если вы когда-нибудь играли в телефонную игру, то знаете, как быстро теряется информация, когда она переходит от человека к человеку.

Ваши полевые агенты могут оказаться неподготовленными, получив информацию из отдела бронирования, а не непосредственно от клиента. Автоматизация может решить эту проблему, передав запрос клиента всем, кто должен его увидеть.

Ошибки в табелях учета рабочего времени и кража времени

Ошибки в табелях учета рабочего времени — это небольшие утечки дохода, которые со временем могут вылиться в большую сумму.

Воровство времени — более серьезная проблема. Если у вас есть один или два сотрудника, которые каждую неделю вносят дополнительные часы в свои табели, вы заплатите тысячи долларов за работу, которой никогда не было.

Автоматизация учета рабочего времени обеспечивает справедливую оплату труда как для вас, так и для вашей команды. Они могут быть уверены, что получат деньги за каждую минуту работы, а вы можете быть уверены, что не заплатите за невыполненную работу.

Легче масштабировать

Автоматизация помогает вам расти.

Логично, не правда ли? Когда у вас есть инструменты, которые выполняют часть работы за вас, это все равно что иметь дополнительного сотрудника по гораздо меньшей цене. У всех появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на продуктивной работе, которая помогает вашему бизнесу расти.

Когда у вас больше свободного времени, вы можете взять на себя большую нагрузку. Вы можете помочь большему количеству клиентов, предоставляя им более качественный сервис, и при этом иметь меньше сотрудников в бэк-офисе.

Появляется время для реализации трудоемких маркетинговых стратегий и стратегий роста. Если вы хотите улучшить свое присутствие в Интернете, чаще посещать торговые мероприятия или даже начать вести подкаст, вы можете это сделать.

Приступая к новым проектам, автоматизируйте и часть этой работы. Нет смысла делегировать утомительные задачи инструменту, а затем заменять их другими утомительными задачами.
Сохраняйте конкурентоспособность

Все больше компаний, занимающихся выездным обслуживанием, переходят на автоматизацию. Другие по-прежнему используют бумажные методы и выполняют повторяющиеся задачи вручную.

Автоматизация может дать вам преимущество перед этими конкурентами и помочь конкурировать с теми, кто уже использует автоматизацию.

Возможно, вам придется потратить немного времени, чтобы настроить автоматизацию, но это несложно. Не существует единого инструмента, который бы выполнял все задачи, поэтому начните с тех, которые вам больше всего надоедает выполнять вручную.

Вот несколько предложений:

Внедрите интеллектуальное планирование заданий

Если вы еще не нашли отличный инструмент для планирования работы, это идеальное место, чтобы начать изучать варианты автоматизации.

Клиенты не хотят ждать обслуживания. Когда они обращаются за помощью, они ожидают, что вы приедете быстро. Вызов агента к клиенту требует много работы. Вам нужно знать, кто доступен, где он находится и есть ли у него необходимые навыки для работы. Это сложно выяснить вручную.

Вместо того чтобы обзванивать всех желающих узнать, кто свободен, вы можете воспользоваться автоматическим планировщиком, чтобы дать нужную работу нужным людям.

Часто заявки поступают в течение дня, и вам приходится переставлять их местами. Хорошие инструменты автоматизации расписания позволяют переоптимизировать расписание в режиме реального времени, а затем оповещают команду и клиентов о любых изменениях.

Автоматическое заполнение форм

Ваши технические специалисты тратят много времени на заполнение форм. Возможно, это не самая любимая часть их работы.

Ручное заполнение форм — это огромная потеря времени. К тому же, чем больше информации вы запрашиваете, тем больше вероятность того, что они допустят ошибку.

Поскольку большая часть информации повторяется, автоматизируйте ее.

Вы можете автоматически заполнять формы информацией из вашей базы данных. Некоторые решения даже позволяют получить такие сведения о работе, как контактная информация клиента и его номер обращения.

Поскольку большая часть информации уже есть, вашим техническим специалистам остается только добавить детали.

Это экономит массу времени, и ваша команда будет в восторге. Кроме того, в бэк-офисе не возникнет путаницы из-за опечаток и недостающей информации.

Автоматизируйте расчет заработной платы

Сотрудники используют трекер для учета рабочего времени по мере работы. Это автоматически заполняет их табели учета рабочего времени, которые вы можете утвердить и оплатить одним щелчком мыши.

Автоматизация расчета заработной платы также упрощает работу с такими вещами, как сверхурочные и праздничные выплаты. Геозонирование позволяет добавить еще один уровень автоматизации, запуская и останавливая таймер работы, когда сотрудник прибывает на место работы. Автоматизация расчета заработной платы очень выгодна, даже если вы хотите использовать решение на основе GPS.