Контроль деятельности сотрудников: важность информации

Информация о результатах работы сотрудников играет ключевую роль для принятия стратегически важных управленческих решений в компании. На основании анализа данных о производительности персонала руководство определяет дальнейшие направления развития бизнеса, корректирует бизнес-процессы, оценивает эффективность работы отделов и сотрудников.

Однако среди общего потока информации о результатах работы персонала далеко не все данные одинаково ценны и полезны для принятия управленческих решений. Как же тогда отличить действительно важные, стратегически значимые сведения о производительности сотрудников от второстепенных и малозначимых?

Чтобы не тратить время на анализ неважных данных, но и не упустить по-настоящему ценную информацию, стоит опираться на несколько ключевых критериев оценки. Давайте разберем 5 основных из них, которые помогут отличить действительно полезные для принятия управленческих решений данные о результатах работы персонала от второстепенных.

Информация тесно связана с данными. Эти два понятия часто путают.
Данные представляют собой необработанные факты, которые собраны, но неорганизованны и нецелесообразны до тех пор, пока не будут обработаны. Как только данные анализируются, приводятся к выводам и становятся релевантными в определенном контексте — тогда они превращаются в информацию. Когда ваши отделы маркетинга и продаж разрабатывают стратегии, они опираются на данные, но выводы, которые они делают, являются информацией.

То же самое можно сказать и о данных учета рабочего времени удаленных сотрудников. Они являются необработанными, пока не переработаны в информацию, которую ваша компания может использовать для оптимизации работы. В этом отношении чрезвычайно полезно ПО, поскольку позволяет получить актуальную информацию о производительности труда на всех уровнях компании — для отдельных сотрудников, отдельных команд и всей компании в целом, что дает полное представление о состоянии дел в компании.

Чтобы сделать все правильно, информация должна поступать из хорошего, надежного источника, иметь конкурентные преимущества и обладать обоснованной необходимостью. Именно это, в сочетании с релевантным опытом, превращает ее в знания, которые можно использовать.

Информация, полученная в результате мониторинга производительности труда сотрудников, имеет огромное значение как для бизнеса, так и для отдельных людей. На нее можно опираться не только при принятии сложных бизнес-решений, но и при выполнении простых ежедневных рабочих задач.

Например, зная, какие виды деятельности в офисе срывают рабочий день ваших сотрудников, можно значительно улучшить как организацию работы, так и производительность труда работников. С другой стороны, понимание того, какие действия улучшают концентрацию и повышают производительность, может быть полезно для создания и поддержания здоровой атмосферы в компании.

Именно здесь может пригодиться программное обеспечение для отслеживания рабочего времени — доступ к качественной информации именно тогда, когда и где она вам нужна. Разберем критерии, которым нужно следовать, чтобы отличить хорошую информацию от плохой:

• Сроки
• Точность
• Полнота
• Актуальность
• Доступность

Сроки

Динамика каждой информации может существенно повлиять на принятие стратегического решения, а также на его результат. Вчерашние новости могут не только отбросить вас назад в гонке с конкурентами, но и приостановить развитие вашей компании и продукта.

Выявление узких мест в процессах компании с помощью программного обеспечения для мониторинга сотрудников — например, на какие действия сотрудники тратят больше всего времени — может привести к улучшению бизнес-процедур.

Важно, чтобы качественная информация о мониторинге сотрудников попадала к вам именно в тот момент, когда она вам нужна — ни минутой раньше или позже. В противном случае ее ценность значительно снижается, вплоть до того, что она становится несущественной.

Если вы стремитесь повысить производительность труда на рабочем месте, предупреждение о непрофессиональном поведении сотрудников с помощью ПО просто незаменимо.

Точность

Существенные ошибки, например, в мониторинге производительности труда сотрудников, непростительны. Когда ваша компания полагается на точную статистику и полезные сведения о производительности труда, она может быть уверена, что все шаги, предпринятые на их основе, будут сделаны в правильном направлении.
‍
Можно избежать любого субъективного влияния на отношения с персоналом и оценку эффективности работы, имея доступ к точным данным о производительности труда. Наличие надежного программного обеспечения для мониторинга на вашем рабочем месте не только способствует повышению производительности, улучшению межличностных отношений и более открытому общению, но и обеспечивает справедливое отношение ко всему персоналу и общий рост компании.

Полнота

Для того чтобы программное обеспечение для отслеживания рабочего времени влияло на бизнес-процессы и рост компании, информация, которую оно предоставляет, должна быть полноценной. Принятие решений на основе информации зависит от успешного выполнения этих пяти критериев:

• ‍ Что?
• Почему?
• Где?
• Когда?
• Кто?

Информация, не способная ответить хотя бы на один из этих вопросов, является неполной и должна считаться непригодной для использования в бизнесе. Пытаться расшифровать неполные отчеты в рамках мониторинга продуктивности сотрудников — это не только пустая трата времени, но и риск пропустить потенциально глубоко укоренившуюся проблему с серьезными и, возможно, непоправимыми последствиями, не имея глубокого понимания внутренних проблем.

Актуальность

Оптимальное использование ресурсов диктует необходимость искать информацию только с четкой целью. Поэтому, чтобы информация была полезной в конкретной ситуации, она должна быть актуальной.

Например, после перехода вашей компании на удаленное обслуживание вы столкнулись со спадом в удержании клиентов и догадываетесь, почему. Возможно, вы подозреваете, что ваши агенты по работе с клиентами не так старательно отвечают на запросы. Чтобы понять причину — неэффективные инструменты, отсутствие энтузиазма, пренебрежение обязанностями — вы хотите внедрить программное обеспечение для отслеживания времени удаленных сотрудников.

Если вы обнаружили, что ваши сотрудники отвлекаются от работы, значит, вы выявили проблему и можете предпринять необходимые шаги для ее решения и смягчения негативных последствий. В ситуации, когда некоторые из ваших сотрудников общаются между собой на работе гораздо больше, чем положено, эта информация не имеет никакого значения (если только она не снижает уровень их производительности).

В этом смысле программное обеспечение для отслеживания времени продуктивной работы призвано предоставлять актуальную информацию и, таким образом, стимулировать критическое мышление ваших менеджеров — особенно когда речь идет об успешном решении проблем.

Доступность

Что толку от любой информации, если она недоступна в нужный момент?

Интернет сделал все виды информации доступными для всех. Это привело к тому, что мы все очень зависим от легкого доступа к ней. Однако гораздо большее внимание уделяется доступности деловой информации, особенно если учесть, что она часто бывает конфиденциальной и чувствительной ко времени.

В этом смысле руководители групп и менеджеры по персоналу, имеющие постоянный доступ к информации о мониторинге продуктивности сотрудников, облегчают некоторые аспекты своей работы. Однако вместе с этим приходит и ответственность за использование этой информации в случае необходимости, будь то оценка работы сотрудников или разрешение конфликта в коллективе.

С другой стороны, это также накладывает чувство ответственности за то, как используется информация о производительности труда, и что можно сделать, чтобы предотвратить злоупотребления.

Когда информация позволяет компаниям добиваться передовых преимуществ или поддерживать конкурентные преимущества, она становится стратегически важным бизнес-ресурсом. Только опытные владельцы бизнеса и руководители высшего звена, обладающие значительным опытом работы на нишевых рынках, могут отличить информацию, которая обеспечивает конкурентное преимущество, от той, которая загромождает систему и распыляет ресурсы.

Хотя информация по-разному влияет на принятие решений в бизнесе, в том, как мониторинг производительности труда сотрудников определяет направление, в котором обычно движутся компании, когда они внимательно изучают аналитические данные. Например, четкое представление о различных отвлекающих факторах, с которыми сталкиваются сотрудники из разных команд, позволяет оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, устранить узкие места в работе и дать сотрудникам возможность проявлять себя в офисе наилучшим образом, чтобы компания постоянно развивалась.