Как наладить мониторинг сотрудников

В условиях цифровой экономики мониторинг сотрудников становится неотъемлемой частью управления человеческими ресурсами в современных компаниях. Сбор и анализ данных о производительности каждого члена команды, его сильных и слабых сторонах позволяет выстраивать гибкие HR-процессы, оперативно реагировать на изменения и повышать общую результативность.

Однако как именно организовать такой мониторинг, чтобы он действительно работал на бизнес?

Независимо от размера компании, эффективный мониторинг сотрудников может иметь значительное влияние на общую производительность и прибыльность бизнеса. Отслеживание рабочего времени, задач и результатов каждого члена коллектива помогает выявлять сильные и слабые стороны процессов, а также оптимизировать распределение ресурсов.

Однако внедрение системы мониторинга — это не просто установка очередной программы. Чтобы получить реальную пользу, нужно правильно подойти к организации всего процесса. Мы подготовили 6 практических советов, которые помогут наладить эффективный HR-мониторинг в компании.

У каждой команды есть свои устоявшиеся рабочие привычки в плане общения, управления задачами, распределения времени, а также межличностных отношений. ‍Если они четко определены и создают хорошую основу, на которой зиждется успех всей компании, то их стоит сохранить.

Однако внедрение программного обеспечения для мониторинга сотрудников может привести к нарушению этих привычек, причем в худшую сторону. Поэтому руководству крайне важно открыто говорить со своими сотрудниками о желании пойти по этому пути.

Почему мы должны предупреждать людей о мониторинге их компьютеров, если, если мы делаем это тихо, мы получаем реальную информацию о том, как они работают или не работают? ‍Ну, во-первых, в некоторых странах по закону необходимо информировать сотрудников о том, что теперь им придется запускать программное обеспечение для отслеживания компьютерной активности на устройствах, которые они используют для работы — даже если они не принадлежат компании. Более того, иногда сотрудники должны дать официальное согласие на слежку, прежде чем работодатель сможет внедрить такой инструмент.

С другой стороны, вы должны относиться к сотрудникам как к ценным членам компании и информировать их о том, почему такие шаги необходимы и что компания — и они сами — выиграют от внедрения инструментов мониторинга.

Раскрывая свои намерения по внедрению инструментов мониторинга в среду компании, вы также даете возможность сотрудникам высказать свое мнение по этому вопросу. Независимо от того, касаются ли они вопросов конфиденциальности, технических недостатков, применимости или чего-то еще, руководство должно выслушать их все, предложить подходящие ответы и скорректировать решения соответствующим образом.

Поскольку именно эти люди будут находиться в постоянном контакте с инструментом, доверьте им выбор лучшего программного обеспечения в соответствии с потребностями. Это не только сделает их более заинтересованными в положительном результате всего проекта, но и станет бесплатным источником информации для компании.

‍Возможно, некоторые из ваших сотрудников уже имели опыт работы с данным типом программного обеспечения или конкретным инструментом, к выбору которого вы склоняетесь. Или ваш ИТ-отдел видит потенциальную проблему с платформой, которая может негативно повлиять на внутренние системы компании и сделать ее неподходящей для вашей компании.

А что, если программа для мониторинга компьютеров в реальном времени просто не подходит для некоторых должностей в вашей компании? Например, она бесполезна для контроля производительности инспекторов по технике безопасности, которые в основном работают в полевых условиях.

‍Все эти потенциальные проблемы стоит изучить с помощью всех сотрудников компании.

Задавая правильные вопросы и получая множество информации, содержащей полезные сведения, вы сможете выбрать правильное решение для конкретных нужд вашей компании. Имейте в виду, что не существует количественно измеримого способа определить лучшее программное обеспечение для продуктивной работы, но, безусловно, существует не один список, в котором сравниваются все соответствующие функции.

В конце концов, это длительный процесс, и вы не должны легко сдаваться. Изучите несколько инструментов, сравните их друг с другом и определите, какой из них вам больше подходит.

Кроме того, не упускайте возможность воспользоваться пробным периодом или персональной демонстрацией. Это ваш шанс увидеть все в действии, прежде чем вы станете платным клиентом. Это шанс увидеть все, что вам подходит, и все, что может не подойти. Попросите сотрудников поделиться своими соображениями и рассказать о своих.

‍И самое главное — никогда не теряйте из виду свои цели. Убедитесь, что это не шпионаж за компьютерами ваших сотрудников, а провоцирование изменений в компании, которые обеспечат дальнейший прогресс. Если вы найдете инструмент, способный сделать именно это, выбирайте именно его.

Если вы хотите что-то изменить на уровне компании, все сотрудники должны быть вовлечены в этот процесс. Нельзя, чтобы одни работники следили за процессом, а другие нет. Это не только несправедливо, но и даст вам неполные и в конечном итоге ненадежные данные о персонале.

В компаниях, которые добились наибольшего успеха в мониторинге сотрудников, даже руководители компаний записывали свои экраны для этой цели — когда им не мешали вопросы конфиденциальности.

Это также хорошая возможность для руководства — особенно для руководителей высшего звена — показать пример и продемонстрировать свою убежденность в том, что мониторинг оказывает благотворное влияние на компанию.

Чтобы это произошло, было бы неплохо назначить одного человека, который будет следить за использованием программного обеспечения, и ограничить доступ к данным только необходимым персоналом.

Это может быть, например, менеджер по персоналу, поскольку он будет учитывать статистику производительности при оценке работы сотрудников, а также руководители их команд.

Вполне логично, что вы хотите использовать специализированное программное обеспечение для мониторинга (удаленных) работников, чтобы собрать всесторонние данные по анализу рабочей силы, которые позволят вашей компании функционировать оптимально. Следовательно, как только программное обеспечение начнет собирать данные, вы должны проанализировать их в приемлемые сроки, чтобы получить первые выводы и начать их реализовывать.

Поскольку вы обязательно столкнетесь с проблемами, обязательно соотнесите их с сотрудниками, к которым они относятся. Если вы создали культуру подотчетности, они сделают все возможное, чтобы улучшить свою работу. Это еще один пример того, как программное обеспечение для отслеживания компьютерной активности может положительно повлиять на производительность труда работников.

Конечно, в процессе работы не забудьте отметить высокопрофессиональное поведение сотрудников любым публичным способом, который вы сочтете нужным, поскольку это поднимет общий моральный дух в компании и подавит любую оставшуюся враждебность по отношению к программному обеспечению.