Создание виртуального офиса: лучшее ПО

Существуют различные категории программного обеспечения для виртуального офиса, каждая из которых отвечает различным потребностям.

Вот краткий обзор распространенных типов ПО для виртуального офиса:

Управление проектами: отслеживает ход выполнения проекта, чтобы обеспечить своевременное выполнение задач и достижение целей.

Управление производительностью: убедитесь, что ваши удаленные сотрудники выполняют свою работу, используя инструменты отслеживания времени и отчеты о производительности.

Обмен мгновенными сообщениями: предоставляет каждому удаленному работнику платформу, где они могут быстро обмениваться мнениями.
Видеоконференции: Обеспечивает доступ команды к личному общению через видеочат.

Командная работа: у членов команды есть виртуальное рабочее пространство для совместной работы над проектами в режиме реального времени.

Облачное хранилище: предоставляет каждому сотруднику безопасное, централизованное место для хранения данных.

Виртуальное рабочее пространство: предоставляет виртуальное пространство для совместной работы гибридных и удаленных команд.

Вовлечение сотрудников: признание и поощрение усилий сотрудников для повышения вовлеченности коллектива.

Онлайн-безопасность: обеспечивает конфиденциальность, безопасность и анонимность сотрудников вашей компании при работе в Интернете.

1. Общение лицом к лицу

Удаленные команды иногда распределены по всему миру, и им трудно чувствовать себя единой командой. С помощью программного обеспечения для виртуального офиса ваша команда получает доступ к личному общению посредством видеоконференций.

Совместное использование экрана также помогает членам команды видеть экраны компьютеров друг друга. Таким образом, члены команды могут чувствовать себя так, словно они обсуждают проект бок о бок в физическом офисе.

Некоторые программы для виртуальных офисов оснащены функциями общения, не связанными с работой. Например, встроенные чаты, где команды могут пообщаться или поиграть в веселые игры для сплочения коллектива.

2. Посещаемость и управление временем

Функции отслеживания времени и отчеты о продуктивности позволяют руководителям проектов лучше понять, что происходит в их командах и на какие задачи они тратят больше всего времени.

Более того, зная, когда каждый сотрудник приходит и уходит, члены команды понимают, когда этот человек может работать над проектом.

Отслеживание времени также позволяет удаленным сотрудникам быть подотчетными. Когда сотрудники находятся на рабочем месте, они знают, что должны быть продуктивными.

3. Лучшая совместная работа

Встроенные чаты для обмена мгновенными сообщениями позволяют членам команды общаться и сотрудничать в более индивидуальной обстановке.

Программное обеспечение для виртуального офиса также предоставляет командам возможность показать свою доступность. Таким образом, члены команды не будут мешать тем, кто находится в виртуальной комнате для совещаний. А те, кто доступен, могут использовать мощные функции общения в одно нажатие для совместной работы в разных часовых поясах.

Slack — это платформа для обмена сообщениями на основе каналов, которая позволяет членам команды эффективно сотрудничать благодаря оперативной связи.

Ключевые особенности:

• Создавайте специальные каналы для проектов, отдельных тем и команд.
• Добавьте в канал каждого клиента и фрилансера.
• Используйте Slack на мобильных устройствах Android или iOS.
• Интеграция с Office 365 и Google Hangouts.
• Встроенные звонки Slack позволяют четко доносить сложные идеи.

Zoom — это инструмент для проведения видеоконференций, который позволяет командам синхронно общаться. Вы можете записывать видео- и аудиозвонки, чтобы просмотреть их позже.

Основной недостаток заключается в том, что в неоплачиваемой версии время разговора ограничено 40 минутами, что может стать проблемой, если вам нужно проводить длительные и подробные совещания.

Ключевые особенности:

• Проводите встречи один на один с участием до 100 человек в бесплатном тарифном плане.
• Используйте общий доступ к экрану, чтобы команды могли видеть, чем каждый занимается.
• Присоединяйтесь к звонкам Zoom с любого устройства Google Android или Apple iOS.
• Встроенная запись и стенограммы для последующего анализа.
• Командные чаты для индивидуальных и групповых обсуждений.

Trello — это инструмент управления проектами, который организует ваши проекты на досках, имитируя физическое офисное пространство. Однако это программное обеспечение имеет лишь ограниченные возможности отслеживания продуктивности, так как оно в основном сосредоточено на управлении задачами.

Ключевые особенности:

• Управление проектами с помощью добавления комментариев, вложений и сроков выполнения в карточки Trello.
• Встроенная автоматизация рабочих процессов, помогающая командам быть более продуктивными в удаленном офисе.
• Расширенные контрольные списки для управления ходом выполнения проекта.
• Используйте сочетания клавиш, чтобы сэкономить драгоценное время.
• Доска объявлений Team Directory, чтобы лучше узнать свою виртуальную команду.

NordVPN — это поставщик услуг виртуальной частной сети, обеспечивающий защиту вашего интернет-соединения и данных в сети. Использование VPN позволяет вашим виртуальным сотрудникам входить в сеть вашего офиса из любого места, не нарушая при этом безопасность.

Ключевые функции:

• Менеджер паролей для безопасного хранения, систематизации и доступа к паролям из любого места.
• Синхронизация паролей на всех ваших устройствах.
• Быстрое шифрование файлов и их безопасное хранение на компьютере или в облаке.
• Автоматическое резервное копирование данных.
• Защищает данные, даже если вы заходите в свои онлайн-аккаунты по незащищенному Wi-Fi.

Sococo — это виртуальное рабочее пространство, где гибридные и удаленные команды могут собираться вместе, чтобы работать в офисной обстановке.

Подобно Wurkr и другим аналогичным приложениям, Sococo предоставляет офис в виртуальной реальности, чтобы ваша команда чувствовала себя единым целым. Члены команды могут собираться вместе вокруг цифровой кофеварки или сталкиваться друг с другом в виртуальном рабочем пространстве, как в традиционном офисе.

Ключевые особенности:

• Сотрудники могут работать бок о бок в одном онлайн-офисе, независимо от их физического местоположения.
• Узнайте, с кем можно пообщаться, а кто занят, отсутствует или не хочет вас беспокоить.
• Загляните в виртуальный офис своего коллеги, чтобы встретиться или случайно поболтать.
• Соберитесь в переговорной комнате для совместной работы.

Итак, мы рассмотрели основные типы программного обеспечения для организации виртуального офиса и работы удаленных команд. Ключевыми критериями выбора являются ваши потребности в совместной работе, управлении проектами и безопасности данных.

Среди лучших вариантов — Slack, Zoom, Trello, NordVPN и Sococo. Эти инструменты позволят вам наладить коммуникацию, координацию и проектный менеджмент в удаленном формате. Анализируйте потребности вашей команды и используйте наши рекомендации, чтобы подобрать оптимальный набор ПО для виртуального офиса вашей компании.