Топ-8 проблем тайм-менеджмента и как с ними справиться

Тайм-менеджмент — важнейший навык современного человека. От того, насколько эффективно мы управляем своим временем, зависит наша продуктивность, успешность в карьере, достижение личных целей. Однако на этом пути нас подстерегает множество подводных камней. В данной статье мы разберем 8 наиболее распространенных проблем в тайм-менеджменте и способы борьбы с ними.

Умение эффективно распоряжаться рабочим временем — один из ключевых навыков, от которого зависит успех современного бизнеса. К сожалению, многие компании сталкиваются с типичными ошибками в организации труда персонала, что приводит к снижению общей производительности и потере конкурентных преимуществ.

Давайте разберемся в 8 наиболее распространенных «временных ворах», и в том, как можно бороться с подобными проблемами.

Прокрастинация возникает, когда вы откладываете выполнение проекта до последней минуты.

Например, вы в пятый раз проверяете электронную почту, вместо того чтобы погрузиться в работу, которую должны были закончить. Вы знаете, что должны это сделать, но не хотите делать это сейчас.

Существует несколько причин, по которым вы можете откладывать работу. Вот несколько примеров:

• Ваша задача сложна. Вы считаете, что не сможете выполнить задание правильно, так зачем вообще пытаться?
• Ваша задача утомительна. Вы зеваете при одной мысли об этом.
• Ваша задача неприятна. Вы знаете, что не будете испытывать теплых чувств, работая над ней.
• Ваша задача вызывает стресс. Одно лишь упоминание о задаче повышает уровень вашего беспокойства.
• Ваша задача связана с принятием решений. Вам трудно принимать сложные решения.

Если вы медлите, то подвергаете себя риску возникновения проблем с психическим и физическим здоровьем. Повышенный стресс и тревожность могут привести к таким проблемам, как мигрень и бессонница.

Очевидно, что такие риски для здоровья — это тревожный сигнал, но как перестать медлить?

Попробуйте начать с небольших задач. Вы также можете попробовать метод продуктивности со встроенными перерывами.

Если вы все еще не справляетесь, попробуйте разбить проект на несколько небольших частей. Затем установите крайний срок для каждого из них.

Многозадачность — распространенная проблема тайм-менеджмента. К сожалению, наш мозг плохо справляется с многозадачностью. Когда вы переключаетесь с одной задачи на другую, вам требуется в среднем 23 минуты, чтобы перефокусироваться.

Если у вас есть большой проект и несколько мелких задач, вы можете подумать, что одновременная работа над каждой из них поможет вам работать быстрее. К сожалению, это не так.

Чтобы работать наиболее эффективно, следует сосредоточиться на конкретной задаче.

Существуют отвлекающие факторы, которые вы, вероятно, сами приглашаете в свою жизнь. Ими могут быть:

• Ваш телефон. Положите его так, чтобы вы его не видели.
• Электронная почта, социальные сети, телефонные звонки и другие рабочие задачи. Помните последнее задание? Сосредоточьтесь на одном деле за раз.
• Другие люди. Сообщите товарищам по команде, членам семьи или соседям по комнате, если вам нужно уединиться.
• Ваше окружение. Если вы не можете контролировать то, что происходит в вашем окружении, смена обстановки может помочь.

Если вы сможете устранить хотя бы один или два из этих отвлекающих факторов, вы сможете работать более эффективно.

Что самое важное вы должны сделать сегодня? Если вы можете ответить на этот вопрос, значит, вы можете сделать эту задачу своим главным приоритетом.

Может показаться, что вы оттягиваете время, потому что не делаете всего, что нужно, но постарайтесь так не думать. Вместо этого думайте о том, что сначала вы решаете самую сложную задачу, чтобы не откладывать ее на потом.

Расстановка приоритетов — это, по сути, просто организация вашего дня от наиболее важных задач к наименее важным. Если вы будете следовать своему расписанию от высокоприоритетных к низкоприоритетным, вы не будете тянуть с выполнением легких задач, чтобы избежать сложных.

К сожалению, приоритеты меняются. Иногда появляются срочные задачи. Когда это происходит, вам, возможно, придется отложить текущую задачу и приступить к более срочной.

Составление плана тайм-менеджмента поможет вам не отвлекаться на приоритеты.

Часто перфекционизм указывает на страх неудачи. Если вы действительно делаете свою работу наилучшим образом, это все, чего от вас можно требовать. Чтобы научиться отпускать ситуацию, нужна практика, но в конечном итоге это сэкономит вам массу времени.

Отсутствие организационных навыков усложняет все в вашей жизни. Организуйте свой день таким образом: что вам нужно сделать, куда пойти и сколько времени на это уйдет.

Если вам трудно это сделать, попробуйте провести ревизию времени. Не обязательно раскладывать ручки по цветам, но вы должны иметь некое подобие организации, которая поможет вам следить за своим временем и выравнивать рабочий процесс.

Мозг не может долго концентрироваться. Глаза не должны часами смотреть на экран. Мыслительные процессы замедляются, и качество работы страдает.

К сожалению, некоторые люди не понимают, когда им нужен перерыв. Будь то долгие часы работы, выходные или отсутствие отпуска — существует множество способов пострадать от выгорания.

Люди работают более эффективно, когда они менее напряжены и более расслаблены. Запланируйте время для перерыва. Затем вернитесь к работе и завершите свой проект.

Возможно, вы думаете, что приложения для тайм-менеджмента предназначены для людей, которые чувствуют себя неуверенно, если каждая минута их дня не распланирована. Это совсем не так.

Не используя приложение для тайм-менеджмента, вы упускаете эффективное решение для устранения проблем с управлением временем и отвлекающих факторов.

Приложения для тайм-менеджмента могут:

• Мотивировать вас
• Помогать выполнять задачи за меньшее время
• Помочь вам планировать время для перерывов и снизить уровень выгорания
• Позволяют узнать, сколько времени занимает каждая задача
• Помочь вам улучшить свои организационные навыки.

Технологии могут помочь вам сэкономить время практически на любой технике тайм-менеджмента.