Учет рабочего времени: как оптимизировать бизнес-процессы

Отслеживание рабочего времени важно при базовом мониторинге сотрудников. Когда вы знаете, на что тратит свое время ваша команда, вы можете легко увидеть, перегружены ли они работой или работают над нужными вещами.

Недавнее исследование, проведенное The Drum, показало, что работники тратят только 27% своего рабочего дня на выполнение задач, которые напрямую связаны с их навыками, для которых они были наняты и которые, как ожидается, внесут вклад в работу команды. Таким образом, автоматизация некоторых несущественных процессов — это способ повысить производительность труда сотрудников, использование ресурсов и общий результат бизнеса.

Отслеживание времени дает вам данные, необходимые для принятия более эффективных решений в ваших проектах и повышения производительности. Вы можете лучше расставлять приоритеты в будущих проектах, распределять персонал и ресурсы и улучшать результаты.

Учет рабочего времени — неизбежное зло, и любое программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников будет восприниматься вашими сотрудниками как таковое. Итак, что вы можете сделать, чтобы внедрение тайм-трекера прошло гладко?

Укажите на преимущества приложения для отслеживания рабочего времени
Объясните, почему вы хотите, чтобы они использовали инструмент учета рабочего времени и какую пользу это принесет всем участникам. Например, недавнее исследование в США показало, что 93% сотрудников говорят, что они всегда получают зарплату вовремя, потому что их компания использует инструменты повышения производительности, включая учет рабочего времени.
Более точная отчетность также позволяет вам правильно взимать плату с клиентов, что означает лучшее удержание клиентов и большую норму прибыли для всей компании. Следовательно, более быстрый рост и больше возможностей для карьерного роста для каждого сотрудника.

Объясните, чем программное обеспечение для отслеживания времени не является

Если сотрудники думают, что за ними следят, они могут не использовать ПО или использовать его неправильно. Подчеркните, что вы не заинтересованы в микроуправлении их рабочим днем — только в том, чтобы компания правильно работала.

Найдите простое приложение для отслеживания времени

Если вашим сотрудникам не нравится использовать программное обеспечение для учета рабочего времени, они не будут им пользоваться или будут делать это без энтузиазма. Ищите инструмент с интуитивно понятным дизайном, четкими инструкциями и удобной навигацией. Вы же не хотите, чтобы такое решение для повышения производительности, как инструмент учета рабочего времени, по иронии судьбы снижало производительность ваших команд и загромождало их рабочую среду.

1. Автоматизируйте процесс отслеживания вашего рабочего времени

Отслеживание времени простое в том смысле, что его легко выполнять, но оно требует определенной дисциплины и рутины. Без этого может возникнуть беспорядок, особенно если вы выполняете это вручную.

Недавний опрос показал, что 80% сотрудников в США представляют свои табели учета рабочего времени с ошибками. Это происходит потому, что люди часто забывают зарегистрироваться, не говоря уже о том, чтобы вручную отслеживать время, необходимое для выполнения каждой задачи.

Лучший способ улучшить процесс учета рабочего времени — автоматизировать его. Используйте эту электронную таблицу учета рабочего времени.
Это наиболее важно, когда речь заходит об удаленных сотрудниках, которые часто предоставлены сами себе и могут не помнить, что нужно приходить и уходить. Это также полезно для компаний, сотрудники которых работают более чем над одним проектом одновременно, поскольку им может быть трудно запомнить, на выполнение каких задач они потратили время и сколько времени они потратили на каждую из них.

Но автоматическое отслеживание рабочего времени особенно важно для предприятий, работающих в сфере профессиональных услуг. Хотя он может быть использован любой компанией, имеющей почасовую оплату труда или нуждающейся в мониторинге производительности сотрудников, он важен для компаний, которые выставляют счета своим клиентам на основе отработанного времени их сотрудниками.

Например, с помощью расширения Runn’s Time Tracking для Chrome вы можете автоматически заполнять свои расписания и показывать своей команде, что запланировано на каждый день, чтобы они могли мгновенно записывать свое время.

2. Используйте свои данные отслеживания рабочего времени

Использование приложения для отслеживания рабочего времени — это простой способ получить реальные данные о том, как работает ваш бизнес. С его помощью можно выяснить, где дела идут правильно, а где их можно улучшить. Наблюдая за потраченным временем, вы будете лучше понимать, что мешает вам достичь ваших целей.

С помощью этих данных отслеживания рабочего времени вы можете более эффективно расставлять приоритеты, выясняя, на какие задачи стоит тратить время, а на какие нет, соблюдать сроки и конечные результаты, следя за тем, чтобы команда была сосредоточена на нужных задачах в нужное время, и повышать производительность, избавляясь от отвлекающих факторов и оптимизируя рабочий процесс.

3. Используйте функции программного обеспечения для отслеживания времени

Инструменты учета рабочего времени прошли долгий путь — они больше предназначены не просто для учета рабочего времени, а для интеграции с другими инструментами повышения производительности и управления проектами и масштабного повышения эффективности сотрудников.

Недавний отчет «Делойта» показывает, что 50% профессионалов, которые не пользуются автоматизированными системами, утверждают, что ввод данных и корректировка являются наиболее трудоемкими частями процесса учета рабочего времени. Это та игра, в которой отслеживание времени теряет свою ценность — зачем это делать, если это только усложняет ситуацию?

Самое важное, что следует помнить о тайм-трекинге, — это то, что он не должен быть обременительным. Лучшее программное обеспечение для отслеживания рабочего времени может быть настроено таким образом, чтобы определять, когда каждый член команды приходит и уходит, и даже автоматизировать процесс распределения рабочего времени между проектами. Цель состоит не в увеличении административных накладных расходов, а в экономии денег и повышении вашей прибыли, поэтому убедитесь, что вы нашли решение, которое работает на благо вашего бизнеса, а не против него.

4. Знайте, что вы отслеживаете и почему

Скорее всего, если вы читаете эту статью, то уже знаете, зачем вам нужно отслеживать рабочее время сотрудников. Однако по-прежнему важно иметь четкое представление о том, что именно вам нужно от учета рабочего времени. Вы хотите отслеживать производительность сотрудников? Вы хотите точно выставлять клиентам счета за часы, которые ваши сотрудники отработали над своими проектами? Постановка целей перед началом учета рабочего времени поможет вам добиться желаемого результата.

5. Не усложняйте

Не усложняйте процесс чрезмерно, добавляя ненужные шаги для ваших групп или создавая слишком много категорий для отслеживания времени. Если вы будете придерживаться простого графика, вам будет легче придерживаться регулярного графика отслеживания.

Чем проще сотрудникам регистрировать свое рабочее время, тем больше вероятность того, что они будут делать это точно. Если ваши сотрудники используют несколько инструментов в течение дня — скажем, часть своего времени они проводят в Slack, часть — в Microsoft Office, часть — на веб-сайтах, а часть — в телефонных звонках, — то, возможно, имеет смысл инвестировать в инструмент, который сделает отслеживание рабочего времени практически незаметным для них.

Учет рабочего времени — важная часть ведения любого бизнеса. С его помощью вы можете устанавливать контрольные точки, рассчитывать стоимость проекта и сроки выполнения, отслеживать производительность сотрудников и видеть, где вам нужно внести коррективы для повышения эффективности.

Но для многих компаний отслеживание рабочего времени по-прежнему является ручной задачей. Сотрудники сами отслеживают свое рабочее время с помощью электронных таблиц или бумажных табелей учета рабочего времени, которые затем должны быть собраны и сопоставлены менеджерами, прежде чем какое-либо время может быть выставлено или записано.

Это не только трудоемкая система, но и оставляет много места для человеческих ошибок и общей неэффективности. Даже если сотрудники старательно следят за своим рабочим временем, они не всегда могут быть точными или помнить все, что делали в тот день.

Решение — программное обеспечение для отслеживания рабочего времени. Автоматизируя процесс учета рабочего времени с помощью простого расширения для браузера или мобильного приложения, программное обеспечение для отслеживания рабочего времени может сэкономить драгоценное время вашего бизнеса, повысив точность и эффективность.