Виртуальный офис: 4 совета по эффективному управлению

Существует множество подходов к постановке целей, но OKR выделяются среди них по нескольким причинам. Они сочетают амбициозность с измеримыми этапами, обеспечивая баланс, которого не хватает многим другим системам. ‍

Этот баланс гарантирует, что, хотя цели являются сложными и вдохновляющими, они также основаны на реальности, что делает их достижимыми и отслеживаемыми.‍

Почему стоит выбрать OKR?‍

Согласованность и ясность: OKR обеспечивают четкую дорожную карту, гарантируя, что каждый член команды понимает направление и свою роль в этом путешествии.

Измеримый прогресс: Количественная оценка ключевых результатов обеспечивает прозрачный способ отслеживания прогресса, чему меньше внимания уделяется в других подходах к постановке целей.

Гибкость и целенаправленность: OKR позволяют командам корректировать свои цели и ключевые результаты по мере изменения приоритетов, сохраняя актуальность в динамичной бизнес-среде.

Виртуальный офис предоставляет все то же самое, что и физический офис, но в виртуальном пространстве. В физическом офисе ваши сотрудники могут получить доступ к инструментам, необходимым для выполнения своей работы, сотрудничать друг с другом и при необходимости встречаться с клиентами. Виртуальное офисное пространство предоставляет все это, но гибко и по доступной цене.

Также есть компании, предоставляющие услуги виртуального офиса. Они обеспечивают системы, позволяющие вашим сотрудникам работать из любого места. Эти решения включают в себя телефонные номера, голосовую почту, бизнес-адрес и видеоконференции.

Поскольку услуги оплачиваются ежемесячно, они стоят относительно недорого по сравнению с физическим офисным помещением.

Стартапы, малые и средние предприятия и растущие компании могут снизить накладные расходы и получить доступ к более широкому кругу специалистов и услуг, перейдя в виртуальный офис.

Услуги виртуального офиса также могут помочь, если ваш бизнес пострадал от экономического спада, сохранив операционные расходы на низком уровне.

Рассмотрим подробнее основные преимущества виртуального офиса.

1. Экономичность

Один из способов, которым виртуальный офис может принести пользу вашему бизнесу, — это экономия средств. Вы можете сэкономить на начальных расходах, связанных с физическими офисными помещениями.

Физический офис предполагает множество расходов и долгосрочных соглашений. Например, вам придется арендовать офисное помещение и тратить средства на покупку оборудования для физического офиса.

Чем же поможет виртуальный офис?

Виртуальный офис позволяет сэкономить на расходах, связанных с обустройством офиса и покупкой оборудования. Он также экономит средства на ежедневную эксплуатацию физического офисного пространства.

Кроме того, руководство и сотрудники экономят время и деньги на проезде, не совершая регулярных поездок в офис.

2. Простота настройки

Большинство услуг, необходимых для управления компанией, — от бухгалтерского программного обеспечения, например Xero, до инструментов управления человеческими ресурсами, например Oracle, — доступны в Интернете.

Удаленная работа требует меньше оборудования, чем работа в офисе, при условии, что у вас есть ноутбук и доступ в Интернет. Удаленные сотрудники могут носить свои ноутбуки с собой, что позволяет им работать на ходу.

Однако вам необходимо выбрать подходящее программное обеспечение для виртуального офиса, исходя из особенностей вашей отрасли и потребностей рабочего процесса.

3. Снижение риска на начальном этапе

Перейдя в виртуальный офис, вы сможете начать работу с большей легкостью и меньшими рисками, чем компания с офисным помещением.

Вместо того чтобы обращаться в банк за кредитом или к инвестору за капиталом для приобретения дорогостоящего офисного помещения и его оснащения, вы можете сразу приступить к работе.

Таким образом, вы избежите долгов, что позволит вашей компании сосредоточиться на операциях и расширении. Весь капитал, который поступает в бизнес, можно направить на развитие, а не на выплату стартовых кредитов и дивидендов инвесторам.

Кроме того, если вы выберете виртуальное офисное пространство, вы будете меньше рисковать, если бизнес понесет убытки в будущем. Виртуальная компания может быстро и легко скорректировать или прекратить нерентабельные операции.

4. Большая гибкость

Возможность определять, когда и где вы работаете, — это серьезное преимущество для сотрудников и руководства.

Отсутствие привязки к офису экономит время на дорогу до работы и обратно. Это означает больше времени для того, чтобы сосредоточиться на других видах деятельности, способствующих росту бизнеса, таких как продажи и маркетинг.

Большая гибкость может также привести к улучшению баланса между работой и жизнью, поэтому ваши сотрудники будут счастливее и продуктивнее.

5. Легкая масштабируемость

Виртуальное офисное пространство позволяет владельцу бизнеса масштабировать деятельность без физического переезда в более просторный и дорогой офис. Такой способ развития не вызывает стресса, поскольку физическое офисное пространство не является ограничивающим фактором.

Вы можете расширять свое присутствие в новых местах и даже осуществлять несколько операций на национальном и международном уровне, не арендуя офис и не приобретая недвижимость.

Будучи виртуальным работодателем, вы также можете повысить эффективность привлечения талантов, поскольку отсутствие привязки к одному офису дает вам гибкость в поиске талантов из любой точки мира.

Вот 4 простых совета для успешного управления виртуальным офисом:

1. Настройте эффективные процессы

Создавая виртуальный офис, сосредоточьтесь на четырех ключевых областях:

A. Администрирование виртуального офиса / управление офисом

Менеджер виртуального офиса (например, администратор) может облегчить административную нагрузку на владельца бизнеса, особенно по мере его расширения.

Хотя административные задачи являются одними из самых трудоемких для любого бизнеса, с ними легко справится менеджер виртуального офиса или программное обеспечение для виртуального офиса. Например, вы можете нанять виртуального секретаря для управления входящими звонками.

Виртуальный офис-менеджер или администратор — это экономически эффективный способ повысить качество обслуживания клиентов.

Виртуальный администратор может быть удаленным сотрудником или частью аутсорсинговой службы и при этом создавать ощущение профессионализма у клиентов от имени бренда.

Еще одна трудоемкая задача — отслеживание посещаемости сотрудников и управление временем.

Такие инструменты управления производительностью, как Time Doctor, помогают сотрудникам и менеджерам отслеживать свою работу, автоматически предоставляя вам подробную информацию о производительности. Таким образом, вам не придется выполнять ручную работу!

B. Виртуальные продажи, маркетинг и управление социальными сетями

Для компании, которая работает исключительно в Интернете, управление социальными сетями особенно важно.

Независимо от того, есть ли у вас один продавец или целая команда маркетологов, они могут работать удаленно, что дает им время и возможность сосредоточиться на маркетинговых кампаниях, способствующих привлечению и удержанию бизнеса.

Если вы не хотите нанимать менеджера по социальным сетям, существуют такие программы, как Buffer и Hootsuite, которые объединяют все задачи вашей компании в области социальных сетей в одном месте, что делает их более слаженными и легкими в управлении.

C. Виртуальная бухгалтерия

В условиях виртуального офиса привлечение виртуальной команды бухгалтеров и финансистов позволит вам сэкономить время и деньги. Вместо того чтобы нанимать целый отдел для ведения бухгалтерии, эту функцию можно легко передать на аутсорсинг.

Кроме того, такие инструменты, как Time Doctor, облегчают учет рабочего времени и управление заработной платой, связанной с виртуальной работой. Это облегчает ведение бухгалтерии, поскольку вы можете отслеживать своих сотрудников, которые получают зарплату за проект или работают на почасовой основе, что упрощает процесс начисления заработной платы.

D. Коммуникационные процессы и программное обеспечение

Естественно, когда никто из членов вашей команды не работает в физическом офисе, эффективная коммуникация имеет решающее значение.

Такие средства связи, как телекоммуникации и сервисы обмена сообщениями (Slack), — хорошие варианты, если вы не хотите нанимать специального секретаря.

Вы также можете рассмотреть возможность использования услуг виртуального офиса. Такие компании предоставляют вам рабочий адрес, услуги автоответчика и даже виртуальные конференц-залы, если это необходимо.

Вы даже можете планировать встречи, направлять входящие запросы и голосовую почту — это поможет вам действовать по всем направлениям.

2. Нанимайте правильную команду и снабжайте ее необходимыми инструментами

Привлечение правильных виртуальных сотрудников может сделать или сломать удаленную организацию.

Убедитесь, что те, кто отвечает за подбор персонала и управление человеческими ресурсами, понимают, какие сотрудники требуются для виртуальной компании.

Поэтому, принимая решение о найме удаленных сотрудников или передаче работы на аутсорсинг поставщику услуг, задайте себе такие вопросы, как:

• «Нужен ли мне офис-менеджер для обеспечения бесперебойного функционирования бизнеса, как это обычно происходит в традиционном офисе?»
• «Кто будет заниматься кадровыми вопросами и начислением заработной платы?»
• «Стоит ли мне нанять штатного сотрудника, например виртуального помощника, который понимает видение компании, для работы с постами в социальных сетях, или лучше отдать это на аутсорсинг?»

Виртуальному сотруднику потребуется дисциплина и высокий уровень внутренней мотивации для работы на дому (также известной как удаленная работа). Вам нужно будет доверять своей команде, чтобы она выполняла работу высокого качества в требуемые сроки.

Именно поэтому стоит потратить больше времени на то, чтобы убедиться в том, что вы подобрали правильную команду, чтобы обеспечить продуктивность и успех вашей виртуальной компании.

Но какие черты отличают успешного виртуального работника?

• Умение расставлять приоритеты и концентрироваться на нужных задачах в нужное время.
• Склонность к активным действиям, а не к тому, что требует постоянного контроля для обеспечения продуктивности.
• Хорошие навыки письменного общения, поскольку большая часть или все общение будет происходить по электронной почте, с помощью мгновенных сообщений и командных чатов.

Вашей команде потребуются функциональные ноутбуки и подключение к Интернету. Вашей виртуальной организации также понадобятся облачные хранилища и цифровые системы для обмена мгновенными сообщениями, видеоконференций, ответов на телефонные звонки, инструменты управления офисом и так далее.

3. Сосредоточьтесь на коммуникации

Помните, что общение в виртуальной среде важнее, чем в физическом офисном пространстве.

По результатам опроса, проведенного компанией Buffer в ноябре 2019 года, плохая коммуникация внутри компании была одной из главных проблем удаленных работников.

В виртуальной среде ответственный менеджер должен общаться с виртуальным работником часто, возможно, даже чаще, чем в традиционном офисе. Это поможет укрепить отношения и доверие.

Важно, чтобы удаленные сотрудники и все члены команды имели доступ к инструментам для совместной работы.

Хотя электронная почта является наиболее распространенной формой общения в виртуальном офисе, видеоконференции и другие ресурсы также могут объединить вашу команду. Вы можете избежать неправильного толкования электронных писем, используя приложения для обмена мгновенными сообщениями и видеозвонков, такие как Skype и Zoom.

4. Обеспечьте отличную рабочую культуру

Обеспечение отличной культуры виртуальной работы — залог продуктивности вашей компании.

Вот как это сделать:

A. Назначьте четкие обязанности

В виртуальном офисе каждый сотрудник отвечает сам за себя, и это может привести к путанице. Не находясь в соседнем офисе или кабинке, важно не потерять концепцию командной работы между сотрудниками.

Офисные работники называют отсутствие четких обязанностей одним из факторов стресса на рабочем месте, а в виртуальном офисе это еще более актуально. Поэтому начните с мелочей и убедитесь, что все проблемы с коммуникацией будут решены в самом начале.

Руководство должно взять на себя инициативу, когда речь идет о тонкостях рабочих процессов, и с самого начала дать каждому сотруднику подробные инструкции, например, как пользоваться теми или иными инструментами, чтобы избежать путаницы.

Поощряйте команду задавать вопросы перед началом выполнения задач. Таким образом, все в организации понимают план и работают над достижением общей цели.

B. Внедрите часы работы виртуального офиса

При наличии удаленных сотрудников неизбежно возникает соблазн работать сверхурочно и до изнеможения.

Именно поэтому лучше всего ввести установленные часы работы для штатных сотрудников. Такие инструменты повышения продуктивности сотрудников, как Time Doctor, помогут убедиться, что никто не работает больше или меньше, чем должен, что приведет к сбалансированной рабочей жизни.

А когда у вас хороший баланс между работой и личной жизнью, то и удовлетворенность работой выше. Счастливые удаленные сотрудники не только продуктивны, но и, скорее всего, дольше остаются в компании.

C. Сплочение коллектива

В традиционной рабочей среде руководство или владелец бизнеса во многом определяют общую культуру офиса. Поскольку виртуальные сотрудники не привязаны к офису, вам придется приложить больше усилий, чтобы сделать то же самое.

Но почему?

В ходе опроса, проведенного компанией Slack в 2020 году, 45% новых удаленных сотрудников заявили, что чувствуют себя не в своей тарелке. Это мешает сотрудничеству и замедляет процесс коммуникации, снижая производительность.

Однако в удаленной команде наладить связи сложнее, чем в традиционном офисе, где люди легко заводят дружбу, поскольку проводят вместе так много времени.

Как же решить эту проблему?

Проводите виртуальные мероприятия по сплочению коллектива, чтобы привлечь изолированных виртуальных сотрудников к совместной работе, даже без физического помещения для совместной работы.

Виртуальные игры помогут создать то товарищество и систему поддержки, которых часто не хватает удаленным работникам. Такие игры, как Virtual Bingo и Remote Office Trivia, — лишь некоторые способы заставить сотрудников «собраться вместе», не находясь в одном помещении.