+7 (495) 980-05-44
1 декабря 2023
Управление виртуальным офисом: как это работает
Гибкость и мобильность персонала, отсутствие необходимости арендовать и содержать помещение, экономия на накладных расходах – эти и другие преимущества делают виртуальный офис все более привлекательным для современного бизнеса. Однако переход на удаленную работу таит в себе немало подводных камней и требует тщательной подготовки.
Виртуальный офис: что это такое и как это работает
Гибкость и мобильность персонала, отсутствие необходимости арендовать и содержать помещение, экономия на накладных расходах — эти и другие преимущества делают виртуальный офис все более привлекательным для современного бизнеса. Однако переход на удаленную работу таит в себе немало подводных камней и требует тщательной подготовки.
В этой статье мы подробно разберем, как работает система управления виртуальным офисом — от идеи до внедрения, дадим практические советы по повышению эффективности удаленных сотрудников и порекомендуем лучшие инструменты для автоматизации процессов.
В этой статье мы подробно разберем, как работает система управления виртуальным офисом — от идеи до внедрения, дадим практические советы по повышению эффективности удаленных сотрудников и порекомендуем лучшие инструменты для автоматизации процессов.
Как работает виртуальный офис
Виртуальный офис управления проектами позволяет владельцам бизнеса выйти на уровень, где работа может быть выполнена с меньшими затратами и более высокими результатами.
Чтобы понять, что такое виртуальный офис, можно воспользоваться наглядным примером. Давайте сравним традиционный и онлайн-бизнес. Как правило, мы видим структуру, включающую в себя крупномасштабные операции, людей, физический офис. Напротив, онлайн-компания сотрудничает с большим количеством программного обеспечения и объединяет людей по всему миру.
То же самое можно сказать и о виртуальном офисе. Это просто онлайн-аналог того, что мы называем традиционным рабочим местом. Он не включает в себя все элементы обычного рабочего места, но при идеальном сочетании программного обеспечения и людей это можно сделать с легкостью.
Возможно, здесь нет администратора, но есть телефон для решения проблем клиентов в режиме онлайн. Нет общего собрания, но, видеоконференция в Skype даст сотрудникам возможность высказаться. Нет бумажной работы, но процесс управления виртуальным офисом предполагает более сложную обработку данных в Microsoft Word, Excel.
В целом это автоматизированная рабочая система, переносящая гигантское рабочее пространство на маленький экран компьютера.
Чтобы понять, что такое виртуальный офис, можно воспользоваться наглядным примером. Давайте сравним традиционный и онлайн-бизнес. Как правило, мы видим структуру, включающую в себя крупномасштабные операции, людей, физический офис. Напротив, онлайн-компания сотрудничает с большим количеством программного обеспечения и объединяет людей по всему миру.
То же самое можно сказать и о виртуальном офисе. Это просто онлайн-аналог того, что мы называем традиционным рабочим местом. Он не включает в себя все элементы обычного рабочего места, но при идеальном сочетании программного обеспечения и людей это можно сделать с легкостью.
Возможно, здесь нет администратора, но есть телефон для решения проблем клиентов в режиме онлайн. Нет общего собрания, но, видеоконференция в Skype даст сотрудникам возможность высказаться. Нет бумажной работы, но процесс управления виртуальным офисом предполагает более сложную обработку данных в Microsoft Word, Excel.
В целом это автоматизированная рабочая система, переносящая гигантское рабочее пространство на маленький экран компьютера.
Начало работы с виртуальным офисом
Если вы предприниматель и думаете о сокращении расходов и экономии за счет масштаба, виртуальный офис станет для вас хорошим решением. Чтобы начать работу с виртуальным офисом, вам следует понять, как будет развиваться ваш бизнес в ближайшие пять лет или в течение длительного периода времени.
При выборе виртуального офиса необходимо провести анализ затрат и выгод. Ниже перечислены восемь шагов, которые мы рекомендуем, если виртуальный офис в данный момент занимает ваши мысли.
При выборе виртуального офиса необходимо провести анализ затрат и выгод. Ниже перечислены восемь шагов, которые мы рекомендуем, если виртуальный офис в данный момент занимает ваши мысли.
Шаг № 1: Соответствие миссии и видению организации
Как вы думаете, будет ли ваш виртуальный офис соответствовать всем целям, которые вы ставите перед своим бизнесом? Будет ли ваш виртуальный офис служить всем тем целям, которые вы хотите, чтобы выполнял ваш бизнес? Убедитесь сами, стоит ли виртуальный офис того, чтобы в нем работать.
Шаг № 2: Разработка стратегии 360°
Предположим, вы убедились, что виртуальный офис хорошо подойдет для вашего бизнеса и будет отвечать всем вашим запросам. В таком случае настало время разработать план. Проверьте, не пострадают ли маркетинг и продажи.
Не слишком ли велики затраты на оформление виртуального офиса. Убедитесь, что стратегии, которые вы наметили для управления, будут жизнеспособны в будущем, даже если в инфраструктуре офиса произойдут радикальные изменения.
Не слишком ли велики затраты на оформление виртуального офиса. Убедитесь, что стратегии, которые вы наметили для управления, будут жизнеспособны в будущем, даже если в инфраструктуре офиса произойдут радикальные изменения.
Шаг № 3: Выберите подходящих людей
Люди — важная часть виртуального офиса. Если им некомфортно работать в Интернете, то это не самое лучшее предприятие. Поэтому проверьте, есть ли у сотрудников хорошее интернет-соединение для удаленной работы. Убедитесь, что они знают, как работать с огромным количеством программного обеспечения, которое вы им предоставите. Не забудьте назначить наиболее коммуникабельного менеджера, который сможет ответственно управлять делами в удаленном режиме.
Шаг № 4: Создание доменного имени и адреса электронной почты
Одна из самых необходимых вещей, которую вы должны сделать перед тем, как открыть виртуальный офис своей мечты, — это приобрести доменное имя и официальный адрес электронной почты. Этот шаг поможет вам выделиться на фоне конкурентов и придать бренду индивидуальный вид. Помните, что все электронные адреса сотрудников должны открываться с электронной почты компании, а не с Gmail.
Шаг № 5: Приобретение рабочего адреса и номера телефона
Чтобы создать профессиональный имидж своего бизнеса, необходимо иметь телефонную систему и адрес виртуального офиса. Существует множество телефонных систем и компаний, которые могут помочь вам в этом вопросе.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя
Шаг № 6: Выберите правильные инструменты
Этот шаг является одной из решающих причин успеха или неудачи вашего бизнеса. Необходимо определить категорию программного обеспечения, которое вы будете использовать в компании. Выбор правильных инструментов для видеоконференций, управления задачами, управления персоналом или приложения для учета рабочего времени поможет вашим сотрудникам приобрести навыки и создаст гармонию на рабочем месте.
Шаг № 7: При необходимости обучите сотрудников
Можно организовать обучение сотрудников, чтобы они могли решать поставленные перед ними задачи в будущем. Это поможет им адаптироваться к программному обеспечению и работать более профессионально.
Шаг № 8: Постоянная оценка результатов
После первоначальной настройки и освоения сотрудниками технологий проведите оценку системы в целом через определенный промежуток времени. Это поможет вам найти недостатки в дизайне и лазейки, которыми может воспользоваться любой сотрудник организации.
Эти шаги помогут создать приятную атмосферу в вашем виртуальном рабочем пространстве.
Эти шаги помогут создать приятную атмосферу в вашем виртуальном рабочем пространстве.
Советы по управлению виртуальным офисом
Не существует универсального правила для успешной работы виртуального офиса, но эксперты предлагают советы, которые могут помочь вам создать эффективный виртуальный офис. Вот пять важных советов, которые помогут вам сделать ваш виртуальный офис успешным.
Совет № 1: Время имеет решающее значение
Вашим сотрудникам будет приятно работать на вас из дома. При этом следить за временем и составлять графики для всего, что мы хотим сделать, крайне важно.
Совет № 2: Ответственность тоже важна
Привлекайте сотрудников к ответственности так же, как вы привыкли это делать, если бы это был офлайн-офис. Проверяйте, как они соблюдают сроки и как справляются с задачами. Направляйте их, если они используют преимущества системы. Чувство ответственности будет держать их в узде, а производительность труда повысится.
Совет № 3: Профессиональный имидж необходим
Этот совет относится как к виртуальным, так и к реальным офисам, но в первом случае он более чем необходим. Не позволяйте своим сотрудникам использовать свою электронную почту и другие аккаунты во время работы на вас. Профессионализм появляется тогда, когда ваша компания заметно выделяется на фоне конкурентов. Добавьте на сайт биографические данные, фотографии и сопутствующую информацию о членах вашей организации.
Это позволит сотрудникам почувствовать, что их ценят. Кроме того, это создаст сильный образ команды перед всеми остальными.
Совет № 4: Коммуникация — это ключ
Общение оказывает огромное влияние на любую организацию. Чтобы сбалансировать общую коммуникацию, гармония имеет первостепенное значение, так как в виртуальном офисе это важнейший аспект. Менеджер с необычайно высокими коммуникативными навыками приносит компании удачу.
Работая удаленно, сотрудники могут столкнуться с различными проблемами, о которых можно сообщить, но они не знают, по какому каналу следует передавать новости. Высококлассный коммуникабельный менеджер знает, как справиться с ситуацией и даже как предвидеть ее заранее.
Совет № 5: Будьте вездесущи
Для сотрудника, который любит гибкость, удаленная работа — это здорово. Нет начальника, нет надзора! Это полезно, но не всегда. Низкий или нулевой уровень контроля может снизить производительность и ухудшить моральное состояние сотрудника. Поэтому, как владелец, вы должны проецировать свое присутствие на всех. Это непросто, но если вы справитесь, то сможете добиться успеха в работе.
Совет № 1: Время имеет решающее значение
Вашим сотрудникам будет приятно работать на вас из дома. При этом следить за временем и составлять графики для всего, что мы хотим сделать, крайне важно.
Совет № 2: Ответственность тоже важна
Привлекайте сотрудников к ответственности так же, как вы привыкли это делать, если бы это был офлайн-офис. Проверяйте, как они соблюдают сроки и как справляются с задачами. Направляйте их, если они используют преимущества системы. Чувство ответственности будет держать их в узде, а производительность труда повысится.
Совет № 3: Профессиональный имидж необходим
Этот совет относится как к виртуальным, так и к реальным офисам, но в первом случае он более чем необходим. Не позволяйте своим сотрудникам использовать свою электронную почту и другие аккаунты во время работы на вас. Профессионализм появляется тогда, когда ваша компания заметно выделяется на фоне конкурентов. Добавьте на сайт биографические данные, фотографии и сопутствующую информацию о членах вашей организации.
Это позволит сотрудникам почувствовать, что их ценят. Кроме того, это создаст сильный образ команды перед всеми остальными.
Совет № 4: Коммуникация — это ключ
Общение оказывает огромное влияние на любую организацию. Чтобы сбалансировать общую коммуникацию, гармония имеет первостепенное значение, так как в виртуальном офисе это важнейший аспект. Менеджер с необычайно высокими коммуникативными навыками приносит компании удачу.
Работая удаленно, сотрудники могут столкнуться с различными проблемами, о которых можно сообщить, но они не знают, по какому каналу следует передавать новости. Высококлассный коммуникабельный менеджер знает, как справиться с ситуацией и даже как предвидеть ее заранее.
Совет № 5: Будьте вездесущи
Для сотрудника, который любит гибкость, удаленная работа — это здорово. Нет начальника, нет надзора! Это полезно, но не всегда. Низкий или нулевой уровень контроля может снизить производительность и ухудшить моральное состояние сотрудника. Поэтому, как владелец, вы должны проецировать свое присутствие на всех. Это непросто, но если вы справитесь, то сможете добиться успеха в работе.
Преимущества системы управления виртуальным офисом
Система управления виртуальным офисом имеет массу преимуществ. Шесть из них представлены ниже:
1. Повышение гибкости
В этом нет ничего удивительного, поскольку все мы знаем, что большинство людей предпочитают работать из дома в офис. Гибкость — это тот фактор, который во многих случаях повышает производительность труда.
2. Простота в обустройстве
Организация обычного офиса — дело хлопотное, поскольку сопряжено с множеством сложностей и затрат. Однако создание виртуального офиса — это почти неформальный процесс. Для создания первоначальной конфигурации требуется меньше усилий, и это влечет за собой меньше непоправимых последствий.
3. Экономическая эффективность
Первоначальные затраты на создание виртуального офиса гораздо меньше, чем на создание традиционных офисов. И в этом случае вы будете получать финансовую выгоду, поскольку будете платить своим удаленным сотрудникам за то, что они делают для вас. Никаких дополнительных расходов.
А вот в традиционных официальных офисах дополнительные расходы начинаются от счетов за электричество до кофе и еды, которые ваши сотрудники потребляют ежедневно.
4. Наслаждайтесь масштабируемостью
Хотите расширить свой бизнес в долгосрочной перспективе? В традиционном офисе вам понадобятся дополнительные помещения, более просторное офисное здание, а также дополнительные расходы на электричество, питание и другие услуги.
Но если вы владеете виртуальным офисом, вам не нужно нести все эти расходы. Некоторые расходы все же будут, но они будут незначительными по сравнению с расширением офлайн-офиса.
5. Привлечение талантов
Традиционная компания при подборе персонала должна думать о месте жительства потенциального сотрудника. Виртуальный офис не имеет таких забот. Они могут привлекать таланты со всего мира на вакантные места в своей организации.
6. Экономия времени
Виртуальный офис, несомненно, экономит время вам и вашим сотрудникам. Им не нужно готовиться к утренней поездке в офис и долго ждать возвращения домой. Если бы они ходили в физический офис, то огромная часть их дня была бы потрачена непродуктивно.
1. Повышение гибкости
В этом нет ничего удивительного, поскольку все мы знаем, что большинство людей предпочитают работать из дома в офис. Гибкость — это тот фактор, который во многих случаях повышает производительность труда.
2. Простота в обустройстве
Организация обычного офиса — дело хлопотное, поскольку сопряжено с множеством сложностей и затрат. Однако создание виртуального офиса — это почти неформальный процесс. Для создания первоначальной конфигурации требуется меньше усилий, и это влечет за собой меньше непоправимых последствий.
3. Экономическая эффективность
Первоначальные затраты на создание виртуального офиса гораздо меньше, чем на создание традиционных офисов. И в этом случае вы будете получать финансовую выгоду, поскольку будете платить своим удаленным сотрудникам за то, что они делают для вас. Никаких дополнительных расходов.
А вот в традиционных официальных офисах дополнительные расходы начинаются от счетов за электричество до кофе и еды, которые ваши сотрудники потребляют ежедневно.
4. Наслаждайтесь масштабируемостью
Хотите расширить свой бизнес в долгосрочной перспективе? В традиционном офисе вам понадобятся дополнительные помещения, более просторное офисное здание, а также дополнительные расходы на электричество, питание и другие услуги.
Но если вы владеете виртуальным офисом, вам не нужно нести все эти расходы. Некоторые расходы все же будут, но они будут незначительными по сравнению с расширением офлайн-офиса.
5. Привлечение талантов
Традиционная компания при подборе персонала должна думать о месте жительства потенциального сотрудника. Виртуальный офис не имеет таких забот. Они могут привлекать таланты со всего мира на вакантные места в своей организации.
6. Экономия времени
Виртуальный офис, несомненно, экономит время вам и вашим сотрудникам. Им не нужно готовиться к утренней поездке в офис и долго ждать возвращения домой. Если бы они ходили в физический офис, то огромная часть их дня была бы потрачена непродуктивно.
Лучшие инструменты для управления виртуальным офисом
В мире существует бесчисленное количество программного обеспечения, которое может принести пользу вашему бизнесу, если вы решите перейти на виртуальное управление. Здесь мы разделим все программное обеспечение и инструменты на семь категорий.
Категория #1: Инструменты для отслеживания продуктивности
Инструменты для отслеживания продуктивности помогают вам отслеживать время, производительность и продуктивность ваших сотрудников. Apploye, Time Doctor, Desktime, Clockify и т. д. — одни из самых лучших инструментов для повышения продуктивности.
Категория № 2: Инструменты для облачного хранения данных
Работа виртуального офиса означает, что ежедневно будет генерироваться большое количество данных. Некоторые из них будут иметь небольшую ценность, а многие — очень большую. Чтобы хранить и защищать эти данные для дальнейшего использования, пригодятся облачные хранилища. Dropbox, Google Drive и т. д. являются лидерами на рынке облачных хранилищ.
Категория № 3: Средства мгновенного обмена сообщениями
Поскольку общение является основой управления виртуальным офисом, приложения для обмена мгновенными сообщениями станут неоспоримым атрибутом вашего офиса. Slack, Discord, Brosix и т. д. могут удовлетворить это требование.
Категория № 4: Инструменты для видеоконференций
Виртуальный офис требует мгновенных виртуальных встреч, а также регулярных совещаний. Инструменты для видеоконференций помогут вам общаться беспрерывно. Skype, Zoom, Google Meet и т. д. являются пионерами в этой области.
Категория № 5: Инструменты управления задачами
Распределение и разделение задач очень важно, так же как и отслеживание прогресса. Такие инструменты управления задачами и проектами, как ClickUp, Asana, Any. do и т. д., помогут вам в этой работе.
Категория № 6: Инструменты для работы с электронной почтой
Постоянная рассылка писем и ответы на них — обычные функции виртуального офиса. Google Mail, Zoho и т. д. помогут вам в решении этой задачи.
Категория #7: CRM-инструменты
Внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами требует хорошей коммуникации и более быстрого предоставления услуг. CRM-инструменты, такие как Crisp, Freshdesk, ThriveDesk, Helpscout и т. д., являются одними из самых эффективных инструментов для CRM во всем мире.
Категория #1: Инструменты для отслеживания продуктивности
Инструменты для отслеживания продуктивности помогают вам отслеживать время, производительность и продуктивность ваших сотрудников. Apploye, Time Doctor, Desktime, Clockify и т. д. — одни из самых лучших инструментов для повышения продуктивности.
Категория № 2: Инструменты для облачного хранения данных
Работа виртуального офиса означает, что ежедневно будет генерироваться большое количество данных. Некоторые из них будут иметь небольшую ценность, а многие — очень большую. Чтобы хранить и защищать эти данные для дальнейшего использования, пригодятся облачные хранилища. Dropbox, Google Drive и т. д. являются лидерами на рынке облачных хранилищ.
Категория № 3: Средства мгновенного обмена сообщениями
Поскольку общение является основой управления виртуальным офисом, приложения для обмена мгновенными сообщениями станут неоспоримым атрибутом вашего офиса. Slack, Discord, Brosix и т. д. могут удовлетворить это требование.
Категория № 4: Инструменты для видеоконференций
Виртуальный офис требует мгновенных виртуальных встреч, а также регулярных совещаний. Инструменты для видеоконференций помогут вам общаться беспрерывно. Skype, Zoom, Google Meet и т. д. являются пионерами в этой области.
Категория № 5: Инструменты управления задачами
Распределение и разделение задач очень важно, так же как и отслеживание прогресса. Такие инструменты управления задачами и проектами, как ClickUp, Asana, Any. do и т. д., помогут вам в этой работе.
Категория № 6: Инструменты для работы с электронной почтой
Постоянная рассылка писем и ответы на них — обычные функции виртуального офиса. Google Mail, Zoho и т. д. помогут вам в решении этой задачи.
Категория #7: CRM-инструменты
Внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами требует хорошей коммуникации и более быстрого предоставления услуг. CRM-инструменты, такие как Crisp, Freshdesk, ThriveDesk, Helpscout и т. д., являются одними из самых эффективных инструментов для CRM во всем мире.
Заключение
Управление виртуальным офисом — мощный инструмент оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности компании. Но для того, чтобы полностью реализовать его потенциал, нужно учитывать множество нюансов — от правильного подбора и мотивации персонала до внедрения специализированных инструментов автоматизации.
В этой статье мы не только подробно разобрали принцип работы системы виртуального офиса и ее преимущества, но и дали ценные практические рекомендации по ее внедрению с нуля и выбору оптимальных инструментов управления удаленными сотрудниками.
В этой статье мы не только подробно разобрали принцип работы системы виртуального офиса и ее преимущества, но и дали ценные практические рекомендации по ее внедрению с нуля и выбору оптимальных инструментов управления удаленными сотрудниками.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя