Виртуальная cистема организации как инновационный подход

После пандемии COVID-19 меняются организационные структуры. Эпоха цифровых технологий изменила глобальные тенденции в области работы в пользу удаленных и гибридных моделей.

По оценкам Global Workplace Analytics, около 56% американских работников могут работать как минимум частично в удаленном режиме, и эта цифра постоянно растет. Будущее работы может быть связано с удаленностью, а центральное место займут виртуальные организации.

В этом руководстве мы рассмотрим особенности виртуальной компании, изучив преимущества, которые она дает, и проблемы, с которыми сталкиваются приверженцы данной модели, а также лучшие методы управления эффективной виртуальной организацией

Под виртуальной организацией понимается компания, которая работает полностью удаленно, не имея постоянного местоположения. При ведении бизнеса, который может осуществляться в нескольких географических точках мира, они в значительной степени полагаются на цифровые инструменты и виртуальные технологии.

Вот ключевые особенности виртуальной организации:

• Отсутствие фиксированного местоположения: Виртуальная организация не имеет физического или фиксированного местоположения. Это отличает ее от удаленной работы, поскольку она существует исключительно в цифровом пространстве.
• Географическая гибкость: Сотрудники и работники могут находиться в любой точке мира и, как правило, сотрудничают в разных часовых поясах.
• Децентрализованное принятие решений: Виртуальные организации не имеют штаб-квартиры, поэтому решения компании распределяются между руководящими сотрудниками, находящимися в разных местах.
• Динамичность и универсальность структуры: Поскольку их инфраструктура полностью цифровая, виртуальные организации могут быстро адаптироваться к изменяющимся условиям. Они могут масштабироваться в соответствии со спросом и адаптироваться к изменениям на рынке.

На протяжении последнего столетия или даже более того большинство людей ведут бизнес в физическом помещении — магазине, фабрике, офисе или на ферме, если мы хотим заглянуть в прошлое. В недавней истории сотрудники работали с 9 до 17, участвовали в совещаниях и заполняли документы на бумажных носителях. Сотрудники должны были ездить на работу в физический офис, поэтому кадровый резерв часто ограничивался местными работниками.

Но с развитием технологий и изменением отношения к работе, появились виртуальные организации. Они переосмыслили принципы работы компании, используя такие цифровые инструменты, как Slack, Zoom и Dropbox, для обеспечения бесперебойной связи, совместного использования файлов и виртуальной безопасности.

Эти виртуальные организации, как их еще называют, произвели революцию в мире труда. Теперь они могли привлекать таланты со всего мира, а не из небольшого района, и предлагать новым поколениям работников гибкость и здоровый баланс между работой и личной жизнью, которых они так жаждали. Пик их популярности пришелся на время пандемии, и с тех пор эти компании не оглядываются назад.

Несмотря на многие общие черты, удаленные команды и виртуальные организации — это принципиально разные образования. В этом разделе мы рассмотрим и сравним каждую модель работы, выделив основные характеристики, цели и проблемы каждой из#nbsp них.

Удаленные команды — это группа людей, которые сотрудничают и общаются, работая в разных географических точках. Они часто подчиняются централизованному органу, используя цифровые технологии и ресурсы центрального офиса для достижения конкретных целей и соблюдения сроков из выбранного ими места.

Удаленная работа может быть временной или постоянной, но часто используется в соответствии с требованиями конкретного проекта или внешними факторами, например, для управления затратами или в условиях кризиса, когда офис становится недоступен. Среди проблем, с которыми сталкиваются удаленные работники, — поддержание связи с центральным офисом, создание эффективных каналов коммуникации и согласование своих целей с целями компании в целом. Многие удаленные сотрудники также отмечают, что чувствуют себя изолированными от основной массы людей, которые проводят время в общем пространстве.

Виртуальные организации становятся все более популярными, но не все компании стремятся полностью отказаться от своего физического присутствия. У виртуальной организации есть как преимущества, так и недостатки, которые мы сейчас рассмотрим.

Своим существованием виртуальные организации обязаны новым технологиям, изменениям в мировоззрении и сложившимся социально-экономическим условиям. Еще несколько десятилетий назад современные виртуальные организации просто не могли существовать. Теперь, когда время пришло, они процветают ー и не зря. И вот почему:

• Более широкие кадровые резервы. Виртуальные организации могут нанимать лучших специалистов со всего мира без географических ограничений.
• Повышенная гибкость: Сотрудники имеют возможность выбирать, когда и где им работать. Это способствует более здоровому балансу между работой и личной жизнью и повышает уровень удержания персонала.
• Повышенная масштабируемость: Виртуальные организации могут быстро наращивать или сокращать свои масштабы, чтобы адаптироваться к меняющимся рынкам, неожиданным глобальным событиям или новым требованиям.
• Экономия средств: Отсутствие физического офиса означает значительное снижение накладных расходов.
• Более широкий доступ к рынкам: Присутствие в нескольких регионах может обеспечить доступ к новым и развивающимся мировым рынкам, что может помочь в привлечении клиентов.

К сожалению, у виртуальной организации есть и отрицательные стороны. Вот некоторые из недостатков полностью цифровой организации:

• Отсутствие личного общения: Отсутствие физического офисного пространства приводит к тому, что личное общение происходит исключительно в режиме онлайн и в значительной степени сокращается. Это может негативно сказаться на сплоченности коллектива, отношениях между отделами и совместной работе.
• Проблемы коммуникации: Разница в часовых поясах и зависимость от цифровых технологий могут привести к неэффективному общению, недопониманию и конфликтам.
• Проблемы безопасности: Расширение цифрового присутствия повышает риск кибератак. Несмотря на наличие инструментов, позволяющих снизить этот риск, проблемы кибербезопасности в виртуальных организациях по-прежнему высоки.

Виртуальная среда дает значительные преимущества, но организации должны быть активны, чтобы максимально использовать ее преимущества и избежать «подводных камней». Разработка и внедрение ряда лучших практик позволит создать продуктивное и гармоничное виртуальное рабочее пространство для вас и ваших сотрудников.

1. Эффективная коммуникация людей

Виртуальные организации должны обеспечивать бесперебойную и эффективную связь в рамках всего бизнеса. Для этого они используют такие цифровые инструменты и платформы, как Slack, Microsoft Teams и Zoom, которые способствуют межведомственному взаимодействию и обмену информацией внутри команды.

Регулярная проверка хода выполнения работ и четкое документирование также помогают членам команды решать проблемы и понимать, что от них требуется.

2. Создание сплоченной команды

Процветающая культура компании способствует сплочению коллектива, что является залогом успеха виртуальной организации. Поощрение позитивной культуры на рабочем месте может включать в себя проведение виртуальных мероприятий по сплочению коллектива, способствующих развитию товарищества.

Для повышения квалификации сотрудников важно проводить тренинги и непрерывное обучение, а регулярные встречи для обратной связи позволяют сотрудникам высказывать свои претензии и улучшать рабочую обстановку.

3. Обеспечение безопасности и конфиденциальности

Еще одна лучшая практика для виртуальных организаций — инвестирование в меры безопасности. Такие протоколы кибербезопасности, как VPN, шифрованные сервисы и безопасные облачные хранилища, позволяют защитить конфиденциальные данные и устранить возможные уязвимости в цифровой инфраструктуре. Кроме того, регулярные аудиты безопасности и программы обучения сотрудников позволят свести к минимуму угрозу кибератак.

Что же ждет виртуальные организации в будущем? Как цифровые компании будут адаптироваться к постоянно меняющейся бизнес-среде?

Во-первых, технологии будут развиваться. Искусственный интеллект и средства автоматизации становятся все более популярными услугами, и мы ожидаем, что это будет продолжаться в течение нескольких лет. В будущем инструменты искусственного интеллекта могут широко использоваться для автоматизации рутинных задач, улучшения процесса принятия решений и персонализации работы удаленных сотрудников. Виртуальная и дополненная реальность также может произвести революцию в виртуальных совещаниях, смягчив проблему нехватки личного времени.

При этом изменение глобальной динамики приведет к появлению альтернативных методов работы и изменению ценностей компаний в соответствии с мировыми тенденциями. Организации могут стать еще более географически разбросанными, получая доступ к новым и развивающимся рынкам, а приоритеты компаний, как ожидается, будут смещаться в сторону более устойчивых и этичных практик.

И, конечно, последствия пандемии будут ощущаться во всем мире. Удаленная работа и виртуальные организации будут продолжать расти и набирать популярность, поскольку компании по всему миру постоянно переходят на полностью удаленные или гибридные модели работы.