Как компания из 10 человек перешла в облако за 2 дня без остановки работы и навела порядок в своем бизнесе, обезопасив данные от третьих лиц

В 2021 году Андрей Чернышев, работая руководителем в банковской сфере, побывал на нашем бизнес-завтраке и узнал, что применять виртуальные компьютеры можно не только в крупном бизнесе, но и в малом.

Андрей порекомендовал решение своему знакомому. Тот согласился, а позже и сам Андрей пришел работать операционным директором в эту компанию и помог осуществить перенос всех процессов в облако.

В тот момент компания «Каскад» взяла курс на цифровизацию процессов, поэтому у операционного директора стояла задача навести в бизнесе порядок и отладить эффективную внутреннюю работу фирмы .

Андрей Чернышев и владельцы компании ООО "Каскад" приняли решение о переходе на виртуальные рабочие столы, прежде всего, из-за круглосуточности работы компании. Порой появляются срочные задачи, при которых не всегда у сотрудника или руководства есть хотя бы ноутбук под рукой.

Случается, что доступ есть только к смартфону, а требуется, например, электронная подпись или доступ к транспортным накладным и путевым листам.

В день сотрудниками обрабатывается порядка 400 документов и сканов.

Украсть или потерять данные при такой деятельности очень просто: их могут скопировать на флешку, отправить на почту или вынести жесткий диск. При этом не забываем, сколько гаджетов люди оставляют в общественных местах, а еще их часто воруют и иногда случайно заливают утренним кофе.

Так возникла задача создания единого инфополя, в котором можно сосредоточить все документы и иметь к ним коллективный доступ.

При этом важно обеспечить безопасность этого пространства, ведь компания работает с госзаказами, что уж очень привлекает недобросовестных конкурентов.

Создавать собственный технический отдел для «Каскада», как для малого бизнеса оказалось дороже, чем искать выездных специалистов.

По стоимости «Безопасный Офис» равен выездному IT обслуживанию (см. таблицу ниже), поэтому, когда выбирали между выездным обслуживанием и нашим продуктом, то выбрали БО.

Еще одним важным условием было то, что «Каскаду» нужно было перевести сотрудников на новый режим работы за 2 дня без ее остановки.

В технический отдел из отдела продаж поступил бланк заказа. Технический специалист начал работу по подготовке инфраструктуры, а руководитель организовал общение с клиентом.

Мы сами подключаем пользователей и снимаем эту головную боль с руководителя компании-клиента. Клиент просто дает нам список своих сотрудников с номерами телефонов.

Дальше специалисты технической поддержки сами прозванивают сотрудников компании-клиента, делают «слепки» их рабочих столов и воссоздают их рабочие места в облаке (файлы, программы, ярлыки).

Показываем, как подключаться и пользоваться техподдержкой.

Выяснили, что «Каскаду» нужен быстрый переезд — спустя 2−3 дня они уже планируют начать работу в «Безопасном Офисе». Определили, требуются ли какие-то данные и программы с локальных компьютеров пользователей, и начали постепенно подключать сотрудников к Безопасному Офису.

Для подключения было достаточно только ФИО, телефона и почты сотрудников, чтобы они получили доступ к техподдержке и могли самостоятельно оставлять заявки через чат-бота/форму связи/почту.

Далее осуществили перенос 1С. Выяснили, что нужна файловая платформа — перенос занял 2−3 часа в ночное время. Сотрудник ООО «Каскад», который с ней работает, смог начать рабочий день как обычно и пользоваться 1С уже утром.

Дополнительного ПО «Каскаду» не потребовалось. Многим компаниям, которым важно участвовать в тендерах, необходимо пользоваться российскими программами.

В «Безопасном Офисе» есть возможность выбрать и зарубежные (ONLYOFFICE, Microsoft Office, OpenOffice), и российские программы для работы с документами.

В конце переезда техническая поддержка выдала Каскаду «тревожную кнопку» и сделала бэкап данных.

Обеспечили клиента анонимными тревожными кнопками, которые позволяют при возникающих форс-мажорах и незаконных действиях со стороны сотрудников и госорганов отключить все рабочие компьютеры за 1 минуту.

Работает кнопка с помощью мобильного приложения.

Техническая поддержка БО запрашивает данные, определяет, кому из сотрудников клиента нужно выдать к ней доступ, и дает рекомендации по использованию, чтобы не вызвать задержки в работе компании.

Программа установлена на локальной машине, но у нее есть особенность — как и 1С она привязывается к ресурсам, поэтому для переноса требуется перерегистрация ключа через их техническую поддержку. Техническая поддержка БО запросила у «Антора» инструкцию, но она оказалась неполной. Как итог, «Антор» хочет дополнительную плату за переезд, при этом у «Каскада» была куплена официальная лицензия.

После нескольких дней переписки с их техподдержкой, в которой участвовали операционный директор «Каскада» и руководитель тех. поддержки Безопасного Офиса, «Антор» согласился снизить цену в 2 раза, и мы смогли перенести программу на виртуальные рабочие компьютеры.

Сейчас программа работает корректно.

Сотрудники работают на виртуальных рабочих компьютерах, а при возникновении сложностей обращаются в тех. поддержку.

Вся информация была успешно перенесена из офиса на защищенные промышленные сервера.

По итогам сотрудничества на момент написания статьи удовлетворенность сотрудников «Каскада» работой технической поддержки «Безопасного Офиса» составила 100%.

Своим мнением по итогу сотрудничества коллеги из компании Каскад поделились в отзыве: