#кейс
Как компания из 10 человек перешла в облако за 2 дня без остановки работы и навела порядок в своем бизнесе, обезопасив данные от третьих лиц
Кейс логистической компании ООО «Каскад»
1

Клиент

ООО «Каскад» — занимается организацией специальных перевозок пищевой скоропортящейся продукции и транспортировки медикаментов.

5 лет на рынке
Более 10 сотрудников
2
Проект
Переезд работы компании на виртуальные рабочие компьютеры за 2 дня без остановки работы. Защитить данные от третьих лиц.

Длительность: 3 дня
Специалистов БО: 3 человека
3
Результат
Через 3 дня Каскад начал работать через Безопасный Офис.

Работа сотрудников для руководства стала прозрачной, а важная коммерческая информация находится в безопасности.
В 2022 году поступила заявка от компании ООО «Каскад».
Фирма основана в 2018 году, и более 5 лет занимается организацией специальных перевозок пищевой скоропортящейся продукции и транспортировки медикаментов. Успешно работает по госконтрактам.
С чего все начиналось
В 2021 году Андрей Чернышев, работая руководителем в банковской сфере, побывал на нашем бизнес-завтраке и узнал, что применять виртуальные компьютеры можно не только в крупном бизнесе, но и в малом.
Андрей порекомендовал решение своему знакомому. Тот согласился, а позже и сам Андрей пришел работать операционным директором в  эту компанию и помог осуществить перенос всех процессов в облако.
В тот момент компания Каскад взяла курс на цифровизацию процессов, поэтому у операционного директора стояла задача навести в бизнесе порядок и отладить эффективную внутреннюю работу фирмы .
«Я понимаю, как строится безопасная it-инфраструктура и то, как она реально должна работать, чтобы пользование было комфортным и быстрым»
Андрей
Операционный директор ООО "Каскад"
Почему решили использовать виртуалки
Андрей Чернышев и владельцы компании ООО "Каскад" приняли решение о переходе на виртуальные рабочие столы, прежде всего, из-за круглосуточности работы компании. Порой появляются срочные задачи, при которых не всегда у сотрудника или руководства есть хотя бы ноутбук под рукой.
Случается, что доступ есть только к смартфону, а требуется, например, электронная подпись или доступ к транспортным накладным и путевым листам.
В день сотрудниками обрабатывается порядка 400 документов и сканов.
Украсть или потерять данные при такой деятельности очень просто: их могут скопировать на флешку, отправить на почту или вынести жесткий диск. При этом не забываем, сколько гаджетов люди оставляют в общественных местах, а еще их часто воруют и иногда случайно заливают утренним кофе.
Так возникла задача создания единого инфополя, в котором можно сосредоточить все документы и иметь к ним коллективный доступ.
При этом важно обеспечить безопасность этого пространства, ведь компания работает с госзаказами, что уж очень привлекает недобросовестных конкурентов.
Почему выбрали «Безопасный Офис»?
Создавать собственный технический отдел— долго и дорого (см. таблицу ниже), а продукт «Безопасный Офис» уже содержит в себе техническую поддержку, которая обрабатывает заявки день в день и имеет базу для осуществления бесшовного перехода.
По стоимости Безопасный Офис равен выездному IT обслуживанию:
Еще одним важным условием было то, что Каскаду нужно было перевести сотрудников на новый режим работы за 2 дня без ее остановки.
«Работа транспортной компании по государственному контракту осуществляется в режиме 24/7, и формирование всех необходимы документов и проведение обязательных легальных процедур должны выполняться в полном объеме, непрерывно и точно в срок, ввиду этого вместе с компанией БО был разработан план перехода на удаленные рабочие столы с сохранением непрерывности деятельности нашей компании»
Андрей
Операционный директор ООО "Каскад"
Как проходил переход на БО
Взаимодействие с «Каскадом» прошло в несколько простых этапов:
1
Подготовка к переезду
В технический отдел из отдела продаж поступил бланк заказа. Технический специалист начал работу по подготовке инфраструктуры, а руководитель организовал общение с клиентом.
Мы сами подключаем пользователей и снимаем эту головную боль с руководителя компании-клиента. Клиент просто дает нам список своих сотрудников с номерами телефонов.
Дальше специалисты технической поддержки сами прозванивают сотрудников компании-клиента, делают «слепки» их рабочих столов и воссоздают их рабочие места в облаке (файлы, программы, ярлыки).
«Доступы организовали достаточно быстро, на следующий день мы начали связываться с пользователями»
Татьяна Шувагина
Руководитель технической поддержки ООО "Безопасный Офис"
Показываем, как подключаться и пользоваться техподдержкой.
Выяснили, что «Каскаду» нужен быстрый переезд — спустя 2−3 дня они уже планируют начать работу в Безопасном офисе. Определили, требуются ли какие-то данные и программы с локальных компьютеров пользователей, и начали постепенно подключать сотрудников к Безопасному Офису.
Для подключения было достаточно только ФИО, телефона и почты сотрудников, чтобы они получили доступ к техподдержке и могли самостоятельно оставлять заявки через чат-бота/форму связи/почту.
«Перед переездом мы диагностируем канал интернета каждого сотрудника отдельно. Особенно, у удаленщиков. Это важно, потому что работа в режиме „телевизора“ требует стабильного интернета. Не обязательно быстрого, но с минимальными задержками (показатель ping), и бесперебойного (с низким процентом потерь сетевых пакетов)»
Павел Миловидов
Основатель ООО "Безопасный Офис"
1
Подготовка к переезду
2
Перенос 1С
Далее осуществили перенос 1С. Выяснили, что нужна файловая платформа — перенос занял 2−3 часа в ночное время. Сотрудник ООО «Каскад», который с ней работает, смог начать рабочий день как обычно и пользоваться 1С уже утром.
1
Подготовка к переезду
2
Перенос 1С
3
Дополнительное ПО
Дополнительного ПО «Каскаду» не потребовалась. Многим компаниям, которым важно участвовать в тендерах, необходимо пользоваться российскими программами.
В Безопасном Офисе есть возможность выбрать и зарубежные (ONLYOFFICE, Microsoft Office, OpenOffice), и российские программы для работы с документами.
1
Подготовка к переезду
2
Перенос 1С
3
Дополнительное ПО
4
Тревожная кнопка и бэкап
В конце переезда техническая поддержка выдала Каскаду «тревожную кнопку» и сделала бэкап данных.
Обеспечили клиента анонимной тревожными кнопками, которые позволяют при возникающих форс-мажорах и незаконных действиях со стороны сотрудников и госорганов отключить все рабочие компьютеры за 1 минуту.
О функции «тревожная кнопка»
Работает кнопка с помощью мобильного приложения.
Техническая поддержка БО запрашивает данные, определяет, кому из сотрудников клиента нужно выдать к ней доступ и дает рекомендации по использованию, чтобы не вызвать задержки в работе компании.
«Даем рекомендации по использованию и проговариваем с клиентом, что выдавать тревожные кнопки нужно всем ключевым сотрудникам, так как у всех разная реакция»
Татьяна Шувагина
Руководитель технической поддержки ООО "Безопасный Офис"
1
Подготовка к переезду
2
Перенос 1С
3
Дополнительное ПО
4
Тревожная кнопка и бэкап
5
Перенос программы Антор
В целом все прошло гладко и без приключений. Сложность возникла только при переносе программы «Антор» и связана она с логистикой.
Программа установлена на локальной машине, но у нее есть особенность — как и 1С она привязывается к ресурсам, поэтому для переноса требуется перерегистрация ключа через их техническую поддержку. Техническая поддержка БО запросила у «Антора» инструкцию, но она оказалась неполной. В итоге оказалось, что Антор хочет дополнительную плату за переезд, при этом у «Каскада» была куплена официальная лицензия.
"Проблема с программой Антор началась еще до появления БО в нашей компании и мы начали использовать сервисы Яндекса, которые используем по сей день, но действительно Антор является экономически более выгодной программой для работы ТК без учета аллокации оператора"
Андрей
Операционный директор ООО "Каскад"
После нескольких дней переписки с их техподдержкой, в которой участвовали операционный директор «Каскада» и руководитель тех. поддержки Безопасного Офиса, «Антор» согласился снизить цену в 2 раза, и мы смогли перенести программу на виртуальные рабочие компьютеры.
Сейчас программа работает корректно.
1
Подготовка к переезду
2
Перенос 1С
3
Дополнительное ПО
4
Тревожная кнопка и бэкап
5
Перенос программы Антор
6
Переезд окончен
Сотрудники работают на виртуальных рабочих компьютерах, а при возникновении сложностей обращаются в тех. поддержку.
«Процесс переезда прошел незаметно, оперативно и максимально качественно. Мы продолжили работать как и раньше с той же эффективностью. За месяц мы с сотрудниками полностью привыкли к скачиванию RDP протокола.»
Андрей
Операционный директор ООО "Каскад"
В результате
Вся информация была успешно перенесена из офиса на защищенные промышленные сервера, а самые «тяжеловесные» программы стали быстро работать даже на слабеньких ноутбуках.
Сообщения сотрудников больше нельзя перехватить извне, а если в офисе внезапно отключат интернет, для персональной работы будет достаточно даже мобильного интернета.
«Сейчас есть понимание надежности. Не нужно думать, что кто-то перешлет секретные документы или безвозвратно удалит что-то важное. Теперь в инфополе я вижу все происходящие процессы и могу мониторить, как и куда уходили данные. Сейчас я точно знаю, что за пределы стерильной среды они не уходят, никому не пересылаются, и не могут подхватить вредоносные программы.»
Андрей
Операционный директор ООО "Каскад"
По итогам сотрудничества на момент написания статьи удовлетворенность сотрудников Каскада работой технической поддержкой Безопасного Офиса составила 100%.
Своим мнением по итогу сотрудничества коллеги из компании Каскад поделились в отзыве:
Послушайте, что говорит сам клиент
Видео-интервью с операционным директором ООО «Каскад» Андреем
«Безопасный Офис нужен в том числе тем, у кого слабый компьютер. Это очень полезно фирмам, которым необходима безопасность, хранить данные в зашифрованном виде. Финансовые компании, бухгалтерские аутсорсы, многие агентские компании, которым важно сохранять данные клиентов. Тем более при текущей остановке. Мы не раз слышали, что персональные данные утекают ручьем» — Андрей Чернышев