+7 (495) 980-05-44
#кейс
Как собственник оптовой компании отказался от сисадминов и перестал тратить личное время на IT-процессы
Кейс перехода оптовой компании на виртуальные компьютеры
1
Клиент
Компания занимается поставкой электронных комплектующих для промышленных предприятий и заводов России.
Более 30 сотрудников
Половина работает удаленно
Более 30 сотрудников
Половина работает удаленно
2
Проект
Переход компании на виртуальные компьютеры Безопасного Офиса от прошлого подрядчика.
Переезд прошел за выходные
Участники клиента: 2 менеджера
Участники БО: 3 ИТ-специалиста
Переезд прошел за выходные
Участники клиента: 2 менеджера
Участники БО: 3 ИТ-специалиста
3
Результат
Собственник больше не тратит время на ИТ-процессы.
Теперь собственник видит, какие сотрудники перерабатывают, а кто отлынивает от работы.
Время решения АйТи инцидентов сократилось с 1−2 дней до 2−3 часов
Теперь собственник видит, какие сотрудники перерабатывают, а кто отлынивает от работы.
Время решения АйТи инцидентов сократилось с 1−2 дней до 2−3 часов
Владелец бизнеса попросил обезличить информацию, поэтому делимся лишь важными моментами сотрудничества.
История кратко
Проблема
Прошлый подрядчик не смог наладить бесперебойную работу компании на виртуальных компьютерах и обеспечить должный уровень техподдержки.
Решение
Уйти от некомпетентных подрядчиков. Перенести данные на виртуальные сервера, к которым всегда есть доступ и развернуть виртуальные компьютеры «Безопасного Офиса».
Результат
- Время решения АйТи инцидентов сократилось с 1−2 дней до 2−3 часов
- Решилась проблема перерабатывания кадров + появилась возможность оценивать работу новичков
- Собственник больше не тратит время на АйТи процессы
С чего все начиналось
О клиенте
Одно из ключевых направлений деятельности клиента — поставки электронных комплектующих. С 2010 года компания снабжает российские производства нужными деталями, договариваясь и налаживая связи по всему мира от США до Тайланда.
Более 30 сотрудников: часть работает в офисе, часть на складе, часть на удаленке.
Почему не сложились отношения с прошлым подрядчиком
Особенность этой истории в том, что несколько лет клиент уже пользовался виртуальными компьютерами, которые обслуживал прошлый аутсорсер вместе с сервером.
Собственник до старта своего бизнеса продавал виртуальные компьютеры, поэтому у него не возникло сомнений, каким способом организовать внутреннюю работу сотрудников. Еще в начале Константин сразу нашел нужного подрядчика, арендовал у него сервер и развернул рабочие столы на виртуальной машине.
В какой то момент Константина перестало устраивать халатное отношение айтишника к его просьбам и поручениям.
«Пришлось уйти от прошлых айтишников из-за человеческого фактора. Они пытаются обучать заказчика, но не решать его задачи. Были „тормоза“ на сервере, долго отвечали на заявки и нарушали все возможные стандарты обслуживания»
Владелец стал искать альтернативы и когда перешел к следующей АйТи компании, разочаровался еще раз, так как ему не могли даже помочь составить заявку на подключение.
«Последней каплей для меня стал хамский ответ на мою заявку в стиле — „Константин, для начала нужно поздороваться“. После этого я понял, что иметь дело с российскими аутсорсерами не стоит от слова совсем»
На одном из бизнес-завтраков Константин познакомился с нашим сервисом и решил попробовать подключиться к «Безопасному Офису».
На следующей неделе клиент приехал к нам в офис, изучил все нюансы и заключил договор. Что получилось по итогу читайте дальше.
О виртуальных компьютерах
Как и любому руководителю, идея о том, что без удаленных столов данные принадлежат сотруднику, а не компании, нашему клиенту не нравилась.
Любая поломка, потеря техники или работа не из офиса ставила компанию под удар, потому что важная коммерческая информация могла попасть в руки третьих лиц или утеряна навсегда.
В случае пользования виртуалками все гораздо проще:
Информация надежно защищена и хранится на защищенных промышленных серверах, а в случае поломки техники сотрудник просто пересаживается на другое рабочее место и продолжает работу в своем же аккаунте и с той же задачи, на которой остановился.
«Если наш сотрудник или руководитель находится в отпуске, то он может легко подключиться с любого устройства к своему рабочему столу. Также мы можем получить доступ к нужным файлам и без участия сотрудника, который, например, в этот момент наслаждается отдыхом»
«Когда в бизнесе растет количество сотрудников, то становится сложно вникать во все АйТи процессы самостоятельно. Я уверен, что у вас просто „взорвется голова“ от большого количества информации. В крупном бизнесе этим занимаются целые IT-департаменты и специалисты с зарплатой по пол миллиона рублей. Малому бизнесу такие привилегии обычно не доступны, и чтобы развернуть виртуальные компьютеры приходится обращаются к аутсорсерам, которые не готовы вникать в важные для бизнеса проблемы. С чем собственно наш клиент и столкнулся.»
Почему выбрали «Безопасный Офис»?
На вопрос: «Почему именно Безопасный Офис?» клиент отвечает четко — прошлый аутсорсер не знал, что такое оперативность и клиентоориентированность.
Заявки не закрывались месяцами, а сотрудники техподдержки не могли объяснить элементарных вещей из разряда как правильно составить заявку.
«В случае с "Безопасным Офисом" мы увидели законченный упакованный продукт, ориентированный на цели собственника бизнеса. Также я увидел, что информация защищается не только от противоправных действий, но и от тех, что может осуществить наше государство В нынешнее время очень актуально»
Также руководитель оценил функцию контроля работы сотрудников.
«Деятельность нашей компании основана на доверии. Мы не просматриваем почту или буфер. У нас проблема противоположная — кадры перерабатывают. Хотят, чтобы работа была доделана, и задерживаются на работе. Поэтому мы отслеживаем сколько часов сотрудники тратят на рабочие задачи»
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя
Как проходил переход на БО
Оптовая компания перевала всех сотрудников на виртуалки за выходные
1
Подготовка к переезду
Сначала мы создали инфраструктуру, запросили данные сотрудников компании-клиента, сделали «слепки» их рабочих столов и воссоздали их в облаке.
Перед переездом мы диагностируем канал интернета каждого сотрудника отдельно. Особенно, у удаленщиков.
1
Подготовка к переезду
2
Подключили пользователей
Затем подключили пользователей, отдали данные на проверку, выполнили синхронизацию до актуальных версий. Из особенностей переноса данных компания переезжала с аутсорса, поэтому мы вели активную коммуникацию с их сотрудниками техподдержки
Дальше специалисты технической поддержки сами прозванивают сотрудников компании-клиента, делают «слепки» их рабочих столов и воссоздают их рабочие места в облаке (файлы, программы, ярлыки).
Показываем, как подключаться и пользоваться техподдержкой.
1
Подготовка к переезду
2
Подключили пользователей
3
Перенос 1С
Далее осуществили перенос 1С с виртуальных компьютеров прошлого аутсорсера. Тех. поддержка БО запросила доступы и осуществила перенос на новые виртуалки. Сотрудники, которые с ней работают, не заметили изменений.
«Часто при смене подрядчиков, собственники сталкиваются с саботажем от прошлых контрагентов. Этот раз был не исключением. Нам отвечали очень долго и неохотно. Даже простые ответы „да/нет“ приходилось ждать по 8−9 часов. Вместе Константином и его сотрудниками нам удалось убедить прошлого аутсорса выдать нужные данные и за несколько дней развернуть виртуалки "Безопасного Офиса"»
1
Подготовка к переезду
2
Подключили пользователей
3
Перенесли 1С
4
Настроили контроль за сотрудниками
В конце переезда техническая поддержка выдала клиенту «тревожную кнопку» и сделала бэкап данных.
Обеспечили клиента анонимными тревожными кнопками, которые позволяют при возникающих форс-мажорах и незаконных действиях со стороны сотрудников и госорганов отключить все рабочие компьютеры за 1 минуту.
О функции «тревожная кнопка»
Работает кнопка с помощью мобильного приложения и позволяет «погасить» виртуальные рабочие компьютеры в ситуациях связанных с попыткой кражи данных, саботажем со стороны сотрудников и нежелательных действиях гос. органов.
Также есть настольный и нагрудный вариант для вас и ваших сотрудников:
Клиент решил использовать только мобильную версию.
Техническая поддержка БО запрашивает данные, определяет, кому из сотрудников клиента нужно выдать к ней доступ и дает рекомендации по использованию, чтобы не вызвать задержки в работе компании.
«Перед тем, как активировать функцию, мы даем рекомендации в каких случаях нужно нажимать на красную кнопку, а когда можно обойтись и без нее»
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя
Сложности во время переезда и как мы их преодолели
На момент перехода у компании был и физический переезд в новый офис, где только настраивали Интернет. Поэтому наша команда взяла этот вопрос на себя и отправила выездного специалиста.
Также была интересная задача по выгрузке старого сервера Selectel доступ к которому был заблокирован, но на нем лежала FreshCRM.
В CRM хранилась чуть ли не вся база клиентов и когда мы приступили к переносу, то аккаунт в Selectel оказался заблокированным. Обычно после блокировки аккаунта через 7 дней вся информация удаляется.
Наши АйТи специалисты договорились с поддержкой Селектела о восстановлении информации и перенесли базу клиентов на новый сервер.
«Наши специалисты связались с поддержкой Selectel и договорились о выгрузке копии базы, развернули ее и через тех поддержку FreshOffice восстановили работоспособность»
В результате
Решилась проблема перерабатывания кадров + появилась возможность оценивать работу новичков. Сейчас Константин знает, кому нужно предложить выходные, а кому сделать выговор и отстранить от работы.
Собственник больше не тратит личное время на IT-процессы.
«Я получил адекватную техподдержку, которая реагирует не то, что оперативно, а порой даже избыточно оперативно (улыбается). Заметил, что сотрудники Безопасного офиса делают больше, чем включено в пакет. К примеру, недавно они разобрались с задачей сервиса Яндекс 360. С нас потребовали оплату и нужно было быстро отсортировать почтовые ящики, одну часть удалить, другую — перенести на другой сервис. По итогу этим вопросом я даже не занимался. Сюда же — наша ситуация с файлом Excel , который нужно было переписать. Увидел, что сотрудники искренне заинтересованы в помощи, а я больше не занимаюсь ИТ-процессами».
Время решения АйТи инцидентов сократилось с 1−2 дней до 2−3 часов. Удовлетворенность нашим длительным сотрудничеством составила 100%.
Своим мнением о работе с Безопасным Офисом собственник поделился в отзыве.
«Часто сотрудники клиента не понимают, зачем им использовать виртуалки. В случае с Константином все было проще. Компания уже несколько лет использовала эту технологию и не надо было никому объяснять, что это тот же компьютер с Windows, только удаленный. С нами сразу шли на контакт и поддерживали переход на Безопасный Офис. За что Константину и его команде большое спасибо»
Закрытая онлайн-экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
За 30 минут в zoom вы узнаете на своем примере об уязвимостях, которые могут привести к потере бизнеса из-за халатного или нелояльного отношения сотрудников и незаконных действий гос. органов.
Бонусом комплект материалов по цифровой безопасности
Шаблоны ответов государственным органам
Тест самодиагностики безопасности в бизнесе
Эталонная модель ИТ-инфраструктуры
Таблица с затратами на содержание оборудования
Способы организации удаленки