+7 (495) 980-05-44
5 ноября 2023
7 мифов о тайм-менеджменте, в которые вы должны перестать верить уже сегодня
Управление временем — один из важнейших навыков, который пригодится всем. Но как на самом деле эффективно использовать тайм-менеджмент?
Разбираем рабочие способы.
Разбираем рабочие способы.
Эффективный тайм-менеджмент: как управлять временем правильно
Управление временем является важным навыком на всех этапах жизни. В школе, на работе и дома грамотное управление временем помогает людям планировать задачи в порядке их приоритетности.
Существует множество советов по управлению временем, что обусловлено широким спектром их полезности. Некоторые из них полезны, в то время как другие могут оказаться не столь эффективными для улучшения ваших способностей по управлению временем.
В этой статье мы рассмотрим распространенные заблуждения, связанные с управлением временем, а также некоторые советы и приемы, которые вы, возможно, захотите опробовать.
7 распространенных мифов об управлении временем
Управление временем — это навык, который ценится во всех сферах деятельности. От людей ожидают усердной и эффективной работы, будь то дома, в школе или на рабочем месте. Вы, вероятно, получали советы по управлению временем и повышению продуктивности из различных источников, например, от своих коллег и наставников.
Однако некоторые советы по управлению временем могут оказаться неэффективными или вредными для стиля работы. Вот некоторые из наиболее распространенных мифов о тайм-менеджменте:
Однако некоторые советы по управлению временем могут оказаться неэффективными или вредными для стиля работы. Вот некоторые из наиболее распространенных мифов о тайм-менеджменте:
Миф № 1: Вы можете управлять временем
Эта фраза является, пожалуй, самым большим заблуждением, связанным с самим термином «тайм-менеджмент». Вы не можете управлять временем, поскольку оно не подвластно вам. У многих людей восьмичасовой рабочий день, а в сутках у всех одинаковые 24 часа. Никто не может манипулировать этим фактом.
Хотя вы не можете изменить природу времени, методы управления временем должны быть направлены на те области, которые вы можете контролировать. Эти факторы охватывают ваши действия, например, шаги по повышению продуктивности и эффективности на работе.
Практические советы по управлению временем признают этот факт и помогают людям выработать лучшие привычки, позволяющие максимально эффективно использовать свое время.
Хотя вы не можете изменить природу времени, методы управления временем должны быть направлены на те области, которые вы можете контролировать. Эти факторы охватывают ваши действия, например, шаги по повышению продуктивности и эффективности на работе.
Практические советы по управлению временем признают этот факт и помогают людям выработать лучшие привычки, позволяющие максимально эффективно использовать свое время.
Миф № 2: Вы можете делать все
Еще один миф, связанный со многими советами по управлению временем, заключается в том, что можно успеть все. Многие считают, что если продолжать работать, не перегружать себя многозадачностью и не отвлекаться, то можно успеть сделать все, что есть в списке дел.
Хотя списки дел могут помочь вам отслеживать и управлять своими задачами, они могут оказаться непосильными, особенно когда вы заняты. Постоянно появляются новые задания, и список никогда не бывает пустым. Как бы долго и упорно вы ни работали, некоторые задачи могут остаться.
Если использовать список дел в качестве показателя продуктивности и стремиться к его постоянному выполнению, это может привести к разочарованию. Длительное стремление сделать как можно больше может привести к выгоранию и истощению.
Вместо того чтобы концентрироваться на задачах из списка дел, научитесь расставлять приоритеты. Возможно, полностью очистить список не удастся, но зато можно избавиться от срочных или важных дел
Хотя списки дел могут помочь вам отслеживать и управлять своими задачами, они могут оказаться непосильными, особенно когда вы заняты. Постоянно появляются новые задания, и список никогда не бывает пустым. Как бы долго и упорно вы ни работали, некоторые задачи могут остаться.
Если использовать список дел в качестве показателя продуктивности и стремиться к его постоянному выполнению, это может привести к разочарованию. Длительное стремление сделать как можно больше может привести к выгоранию и истощению.
Вместо того чтобы концентрироваться на задачах из списка дел, научитесь расставлять приоритеты. Возможно, полностью очистить список не удастся, но зато можно избавиться от срочных или важных дел
Миф № 3: Необходимо составить свой график
Для некоторых людей управление временем означает возможность сделать больше дел за определенный промежуток времени. Чтобы добиться этого, многие набивают свой график задачами, практически не давая себе передышки.
В идеальном случае люди могут без проблем выполнять свои задачи. Эта стратегия в определенной степени работает. Когда вы полны энергии и энтузиазма, вы можете сделать много работы. Однако эту энергию трудно поддерживать в течение длительного времени.
Как бы мы ни старались, люди не могут работать как машины. Для сохранения хорошего самочувствия и поддержания энергии необходимо планировать перерывы и периоды отдыха.
В идеальном случае люди могут без проблем выполнять свои задачи. Эта стратегия в определенной степени работает. Когда вы полны энергии и энтузиазма, вы можете сделать много работы. Однако эту энергию трудно поддерживать в течение длительного времени.
Как бы мы ни старались, люди не могут работать как машины. Для сохранения хорошего самочувствия и поддержания энергии необходимо планировать перерывы и периоды отдыха.
Миф № 4: Необходимы радикальные изменения
Если вам кажется, что вы не используете свое время с максимальной пользой, то вы можете задуматься о полной перестройке своего графика и привычек. Однако мысль о полной перестройке может оказаться непосильной. К счастью, для повышения производительности труда не обязательно проводить радикальные изменения.
Незначительные изменения, позволяющие сэкономить несколько минут на выполнении повседневных задач, могут значительно повысить производительность. Например, можно использовать шаблоны писем или готовые ответы, чтобы сэкономить время на ответы на отдельные сообщения.
Автоматизация конкретных задач может высвободить значительное количество времени. Отчет «Анатомия работы», опубликованный компанией Asana, показал, что 62% рабочего дня часто теряется на выполнение рутинных или повторяющихся задач.
Даже если эти изменения позволят Вам сэкономить всего 20−30 минут в день, это время можно добавить к другим задачам, которые Вы можете решить.
Незначительные изменения, позволяющие сэкономить несколько минут на выполнении повседневных задач, могут значительно повысить производительность. Например, можно использовать шаблоны писем или готовые ответы, чтобы сэкономить время на ответы на отдельные сообщения.
Автоматизация конкретных задач может высвободить значительное количество времени. Отчет «Анатомия работы», опубликованный компанией Asana, показал, что 62% рабочего дня часто теряется на выполнение рутинных или повторяющихся задач.
Даже если эти изменения позволят Вам сэкономить всего 20−30 минут в день, это время можно добавить к другим задачам, которые Вы можете решить.
Миф № 5: Необходимо придерживаться одной задачи до тех пор, пока она не будет выполнена
Некоторые считают, что грамотное управление временем — это работа над одной задачей, ее завершение и переход к другой. Однако это может сработать только для некоторых.
Иногда бывает так, что вы застреваете на каком-то задании и в итоге испытываете стресс из-за того, что никак не можете его закончить. В таких случаях вполне можно поработать над другой задачей из своего списка и вернуться к первой позже.
Обычно рекомендуется избегать многозадачности. Однако занятие чем-то другим, когда вы застряли, может освежить ваш ум и помочь лучше справиться с трудными задачами.
Иногда бывает так, что вы застреваете на каком-то задании и в итоге испытываете стресс из-за того, что никак не можете его закончить. В таких случаях вполне можно поработать над другой задачей из своего списка и вернуться к первой позже.
Обычно рекомендуется избегать многозадачности. Однако занятие чем-то другим, когда вы застряли, может освежить ваш ум и помочь лучше справиться с трудными задачами.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя
Миф № 6: Существует идеальная стратегия управления временем
Управление временем — это общепризнанный и высоко ценимый навык практически во всех сферах жизни, особенно на рабочем месте. Многие профессионалы, наставники и гуру много говорили и писали на эту тему.
Существует множество книг, видеофильмов и статей, рассказывающих о революционных стратегиях управления временем, которые якобы гарантированно помогут повысить производительность труда.
Однако, как и в случае с другими методами, представленными в этом списке, предложения этих специалистов могут не вполне соответствовать индивидуальному стилю работы и склонностям каждого человека.
Эффективность некоторых техник или стратегий также может меняться с течением времени. Например, «хаки» для повышения продуктивности, которые могли помочь вам в колледже, могут перестать быть полезными, когда вы начнете работать в офисе. Ваши потребности и привычки со временем меняются, как и методы и советы, которые работают на вас.
Существует множество книг, видеофильмов и статей, рассказывающих о революционных стратегиях управления временем, которые якобы гарантированно помогут повысить производительность труда.
Однако, как и в случае с другими методами, представленными в этом списке, предложения этих специалистов могут не вполне соответствовать индивидуальному стилю работы и склонностям каждого человека.
Эффективность некоторых техник или стратегий также может меняться с течением времени. Например, «хаки» для повышения продуктивности, которые могли помочь вам в колледже, могут перестать быть полезными, когда вы начнете работать в офисе. Ваши потребности и привычки со временем меняются, как и методы и советы, которые работают на вас.
Миф № 7: Вы несете полную ответственность за управление своим временем
Личная ответственность является важным фактором в управлении временем. Необходимо отвечать за то, как вы тратите свое время, и делать все возможное для улучшения тех факторов, которые вы можете контролировать. Многие советы и методики управления временем основаны именно на этом принципе.
Вы можете сделать все возможное, чтобы повысить свою производительность, учитывая имеющееся у вас время. Однако некоторые факторы, влияющие на эффективность работы, могут оставаться вне вашего контроля. Плохой стиль руководства, непродуктивные совещания, токсичная рабочая обстановка и другие факторы могут негативно повлиять на производительность труда на рабочем месте.
В таких случаях следует дать себе поблажку. Если вы хотите что-то изменить, вы можете поднять эти вопросы перед руководством организации и предложить свои предложения, которые помогут всем получить более приятный и продуктивный опыт работы.
Вы можете сделать все возможное, чтобы повысить свою производительность, учитывая имеющееся у вас время. Однако некоторые факторы, влияющие на эффективность работы, могут оставаться вне вашего контроля. Плохой стиль руководства, непродуктивные совещания, токсичная рабочая обстановка и другие факторы могут негативно повлиять на производительность труда на рабочем месте.
В таких случаях следует дать себе поблажку. Если вы хотите что-то изменить, вы можете поднять эти вопросы перед руководством организации и предложить свои предложения, которые помогут всем получить более приятный и продуктивный опыт работы.
Преимущества правильного управления временем
Почему на каждом рабочем месте ценится грамотное управление временем? Сотрудники, обладающие хорошими навыками управления временем, могут внести значительный вклад в развитие предприятия или организации. Помимо улучшения ситуации на рабочем месте, тайм-менеджмент может принести пользу сотрудникам и в личной жизни.
Вот несколько важнейших преимуществ правильного управления временем на рабочем месте:
Вот несколько важнейших преимуществ правильного управления временем на рабочем месте:
Меньше стресса
Эффективное управление временем позволяет оценить время, необходимое для выполнения конкретных задач, и выполнить их в установленные сроки. Со временем у Вас выработается привычка выполнять задачи в срок, не прилагая к этому особых усилий и не напрягая мозг.
Эффективное управление своим временем позволяет сохранять работоспособность и не чувствовать себя перегруженным. В результате Вы будете испытывать меньше стресса и не будете чувствовать себя подавленным, даже если на Вашем пути возникнут какие-то проблемы или трудности.
Эффективное управление своим временем позволяет сохранять работоспособность и не чувствовать себя перегруженным. В результате Вы будете испытывать меньше стресса и не будете чувствовать себя подавленным, даже если на Вашем пути возникнут какие-то проблемы или трудности.
Улучшение баланса между работой и личной жизнью
Правильное распределение рабочего времени помогает оперативно достигать поставленных целей. В удачный день можно даже закончить работу раньше. Тогда у вас появится больше свободного времени для отдыха и других видов досуга.
Правильное управление временем позволяет максимально эффективно использовать рабочее время и получать качественный результат. По окончании рабочего дня Вас не будут мучить мысли о том, что Вы могли оставить незавершенную работу. Вы сможете наслаждаться свободным временем и уделять внимание другим жизненным приоритетам.
Правильное управление временем позволяет максимально эффективно использовать рабочее время и получать качественный результат. По окончании рабочего дня Вас не будут мучить мысли о том, что Вы могли оставить незавершенную работу. Вы сможете наслаждаться свободным временем и уделять внимание другим жизненным приоритетам.
Повышение производительности
Овладение навыками рационального использования времени позволяет лучше понять, сколько времени занимает каждая задача. Затем вы можете управлять своим вниманием, чтобы выполнять задачи вовремя.
Чем больше вы будете практиковать методы управления временем, тем больше они будут становиться второй натурой. Тогда вы сможете найти комфортный темп, чтобы завершать работу, не перенапрягаясь.
Чем больше вы будете практиковать методы управления временем, тем больше они будут становиться второй натурой. Тогда вы сможете найти комфортный темп, чтобы завершать работу, не перенапрягаясь.
Лучшая фокусировка
Выработка навыков рационального использования времени помогает сконцентрироваться на тех задачах, которые необходимо решить. Если вы сможете лучше распределять свои обязанности, то сведете к минимуму вероятность одновременного выполнения нескольких задач.
Вы также сможете лучше оценить обстановку и уровень энергии, чтобы принять необходимые меры для сохранения работоспособности. Например, если Вы отвлекаетесь, Вы можете перейти в другое, более спокойное место, чтобы продолжить работу.
Вы также сможете лучше оценить обстановку и уровень энергии, чтобы принять необходимые меры для сохранения работоспособности. Например, если Вы отвлекаетесь, Вы можете перейти в другое, более спокойное место, чтобы продолжить работу.
Повышение качества работы
Правильное управление временем позволяет сохранять продуктивность и сосредоточенность, не подвергая себя излишним физическим и умственным нагрузкам. Таким образом, вы сможете выполнять качественную работу, которая удовлетворит ваших руководителей и будет способствовать общему успеху вашей организации.
Вы лучше понимаете свои навыки, поставленные задачи и время, необходимое для их выполнения. Все эти факторы позволяют добиться высоких результатов и получить качественный результат.
Вы лучше понимаете свои навыки, поставленные задачи и время, необходимое для их выполнения. Все эти факторы позволяют добиться высоких результатов и получить качественный результат.
Советы по управлению временем
Принятие более эффективных методов управления временем может повысить производительность труда и обеспечить баланс между работой и личной жизнью. Мы уже обсуждали распространенные мифы и заблуждения, связанные с управлением временем. Вот несколько практических советов, которые следует принять во внимание, чтобы улучшить свои навыки управления временем.
Понять свой график
Первый шаг к совершенствованию навыков управления временем — проведение тайм-аудита, который поможет понять, как вы тратите свое время.
Составьте схему или карту часов, которые вы тратите каждый день на свою деятельность. Эти виды деятельности могут включать в себя поездки на работу, различные аспекты работы, перерывы, время, потраченное на социальные сети или хобби, и т. д.
На основе полученных результатов можно ставить цели и планировать свои дни для их достижения. Вы сможете лучше понять, какие задачи требуют больше времени, а какие — меньше.
Составьте схему или карту часов, которые вы тратите каждый день на свою деятельность. Эти виды деятельности могут включать в себя поездки на работу, различные аспекты работы, перерывы, время, потраченное на социальные сети или хобби, и т. д.
На основе полученных результатов можно ставить цели и планировать свои дни для их достижения. Вы сможете лучше понять, какие задачи требуют больше времени, а какие — меньше.
Определите приоритеты
Организуйте свои задачи по степени срочности или важности. Научившись адаптироваться и расставлять приоритеты, вы сможете укладываться в срочные сроки и оставаться на высоте.
Полезно посвятить часть рабочей недели расстановке приоритетов и организации задач. Таким образом, вы сможете оправдать ожидания руководителя и выполнить работу в срок.
Обучение расстановке приоритетов также сводит к минимуму чувство неудовлетворенности и перегруженности. Вы чувствуете себя уверенно, зная, что каждый день работаете над нужными задачами.
Полезно посвятить часть рабочей недели расстановке приоритетов и организации задач. Таким образом, вы сможете оправдать ожидания руководителя и выполнить работу в срок.
Обучение расстановке приоритетов также сводит к минимуму чувство неудовлетворенности и перегруженности. Вы чувствуете себя уверенно, зная, что каждый день работаете над нужными задачами.
Сначала решайте сложные задачи
Хотя это может быть по-разному, работа над более сложными задачами или приоритетами в первую очередь может помочь освободить много времени и умственной нагрузки. Завершение сложной задачи также может дать вам чувство удовлетворения и энтузиазма на весь оставшийся рабочий день.
Если вы решили отложить выполнение сложных задач на конец дня, это может вызвать у вас неприятные ощущения. Эти негативные ощущения могут повлиять на концентрацию внимания и производительность.
Если вы решили отложить выполнение сложных задач на конец дня, это может вызвать у вас неприятные ощущения. Эти негативные ощущения могут повлиять на концентрацию внимания и производительность.
Будьте организованы
Частью развития навыков рационального использования времени является умение быть организованным. Эта практика предполагает использование различных инструментов для отслеживания задач, проектов и целей.
Для отслеживания критических событий или сроков можно использовать календарь. Инструменты управления проектами также помогают отображать и отслеживать задачи, необходимые для выполнения проектов. Такие инструменты учета рабочего времени и повышения производительности, как Time Doctor, помогают командам лучше понять, сколько времени они тратят на выполнение проектов.
Помимо планирования своего времени, очень важно поддерживать благоприятную рабочую обстановку. Для упорядочивания физических документов можно использовать папки или скоросшиватели. Поддерживайте порядок на рабочем месте, поскольку окружающая обстановка может влиять на концентрацию внимания и психическое состояние.
Для отслеживания критических событий или сроков можно использовать календарь. Инструменты управления проектами также помогают отображать и отслеживать задачи, необходимые для выполнения проектов. Такие инструменты учета рабочего времени и повышения производительности, как Time Doctor, помогают командам лучше понять, сколько времени они тратят на выполнение проектов.
Помимо планирования своего времени, очень важно поддерживать благоприятную рабочую обстановку. Для упорядочивания физических документов можно использовать папки или скоросшиватели. Поддерживайте порядок на рабочем месте, поскольку окружающая обстановка может влиять на концентрацию внимания и психическое состояние.
Научитесь говорить "нет"
Несмотря на то, что на работе хочется многого добиться, важно при необходимости сказать «нет». Знайте свои границы и не беритесь за работу, когда у Вас и так много дел. Это поможет Вам избежать разочарования и перегруженности, особенно в тех случаях, когда Вам необходимо уложиться в большой срок.
Помимо отказа, вы можете делегировать некоторые задания другим членам команды. Такая практика позволяет выполнить работу без перестановки приоритетов.
Помимо отказа, вы можете делегировать некоторые задания другим членам команды. Такая практика позволяет выполнить работу без перестановки приоритетов.
Изучение методов управления временем
Многие эксперты и наставники разработали и опубликовали способы, помогающие повысить эффективность работы. Вы можете использовать разработанные методики для улучшения управления временем и повышения производительности труда.
Вот некоторые из наиболее известных стратегий и приемов управления временем, которые могут пригодиться вам:
Вот некоторые из наиболее известных стратегий и приемов управления временем, которые могут пригодиться вам:
Техника Pomodoro
Техника Pomodoro предполагает разбиение рабочего времени на определенные интервалы, называемые Pomodoro. Обычно на один цикл отводится 25 минут работы и пятиминутный перерыв. После четырех циклов вы можете вознаградить себя более длительным перерывом, обычно 15−20 минут.
Таймбоксинг
При таймбоксинге вы выделяете определенное время для выполнения определенных задач. Например, вы даете себе час на ответы на электронные письма. Вы устанавливаете таймер для каждой задачи и работаете над ней до тех пор, пока не истечет время. Когда таймер заканчивается, можно сделать перерыв и перейти к следующему заданию.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это методика, позволяющая упорядочить и расставить приоритеты в решении задач. Матрица состоит из четырех квадрантов: срочный, не срочный, важный и не важный.
Разместив задачи в соответствующих квадрантах, можно решать их следующим образом:
Разместив задачи в соответствующих квадрантах, можно решать их следующим образом:
- Срочные и важные. Эти задачи следует выполнять немедленно.
- Срочные, но не важные. Вы можете делегировать эти задачи своим коллегам.
- Важные, но не срочные. Вам следует составить график, когда вы сможете решать эти задачи.
- Не важные и не срочные. Эти задачи можно исключить из текущего плана.
Метод «Getting things done» (GTD)
Метод «как сделать дело» позволяет провести «мозговой штурм» и записать свои задачи, а затем разработать действенные пункты, которые можно добавить в список дел.
Он включает в себя пять этапов, а именно:
Он включает в себя пять этапов, а именно:
- Захват. Отметьте каждую задачу, которую вы можете придумать.
- Уточнить. Определите, являются ли перечисленные Вами задачи выполнимыми или Вы можете изложить их в конкретной форме.
- Упорядочить. Расставьте приоритеты в списке задач и распределите их по категориям (например, офисные запросы, домашние обязанности и т. д.).
- Размышлять. Регулярно просматривайте список задач, чтобы увидеть свои дальнейшие действия. Вы также можете использовать это время для изменения приоритетов.
- Задействовать. Начните работать над пунктами своего списка.
Закон Паркинсона
Закон Паркинсона не является техникой управления временем как таковой, но его понимание помогает повысить производительность труда, что влияет на управление временем. Этот принцип утверждает, что продуктивность работы повышается, если работать короткими сериями, имея конкретный срок выполнения.
Например, можно работать, не подключая зарядное устройство к ноутбуку, и стимулировать себя к тому, чтобы закончить задачу до того, как компьютер разрядится.
Например, можно работать, не подключая зарядное устройство к ноутбуку, и стимулировать себя к тому, чтобы закончить задачу до того, как компьютер разрядится.
Формирование лучших привычек в работе
Управление временем — важный жизненный навык, который может значительно повысить производительность труда дома, в школе или на рабочем месте. Принятие изложенных выше принципов поможет вам улучшить свои привычки и рационально использовать время каждый день.
Помимо того, что грамотное управление временем позволяет внести больший вклад в работу компании или организации, оно помогает жить более сбалансированной и полноценной жизнью.
Помимо того, что грамотное управление временем позволяет внести больший вклад в работу компании или организации, оно помогает жить более сбалансированной и полноценной жизнью.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя