Как повысить эффективность бизнеса: 9 правил управления ресурсами

Тщательно управляя и распределяя свои ресурсы, бизнес может снизить издержки, повысить эффективность, улучшить качество своих продуктов или услуг и стать более гибким и конкурентоспособным.

В этой статье мы углубимся в ключевые принципы эффективного управления ресурсами и изучим некоторые практические стратегии, которые предприятия могут использовать для более эффективного управления.

Эффективное управление ресурсами — это, проще говоря, позиционирование людей для достижения целей и обеспечения наилучших результатов ROI для бизнеса. Ваши ресурсы — это главный источник дохода для компании, но они также могут быть и самым большим расходом, особенно если вы не управляете ими правильно. Поэтому разумный подход к ресурсам — это достижение оптимального баланса между стоимостью ресурсов и доходом, который они приносят.

В некотором смысле это похоже на игру в шахматы. Эффективный менеджер, прежде чем сделать тот или иной ход, учтет все возможные последствия, чтобы сразу принять разумное решение и избежать головной боли в дальнейшем.

Эффективное управление ресурсами может помочь бизнесу достичь ряда целей, в том числе:

Экономия: тщательно управляя такими ресурсами, как материалы, рабочая сила и оборудование, предприятие может сократить количество отходов и снизить затраты.
Повышение эффективности: эффективное управление ресурсами позволяет предприятию работать более эффективно и добиваться большего при меньших затратах.
Повышение качества: правильно распределяя ресурсы, компания может повысить качество своей продукции или услуг.
Повышение гибкости: эффективное управление ресурсами может помочь предприятию быстрее реагировать на изменения рынка или конкурентной среды.
Повышение конкурентоспособности: эффективное управление ресурсами позволяет предприятию получить конкурентное преимущество перед своими соперниками.

В целом, управление ресурсами может помочь бизнесу улучшить свои показатели и стать более успешным в долгосрочной перспективе. Будь то один сотрудник или сотня, эффективный менеджер ресурсов позаботится о том, чтобы ни один ресурс не пропадал зря и каждый аспект деятельности был максимально эффективным.

Согласно недавнему отчету Professional Services Maturity Benchmark, чем крупнее фирма, тем больше внимания она уделяет эффективному управлению ресурсами, чтобы увеличить использование оплачиваемых услуг и убедиться, что сотрудники не тратят время впустую, работая над не оплачиваемыми задачами.

Прежде чем мы перейдем к элементам, которые могут разрушить эффективное управление ресурсами, необходимо запомнить одну важную передовую практику, не зависящую от отрасли. Успешное управление ресурсами начинается с достижения целей.

Если вникнуть в суть, то успешное управление ресурсами — это не управление ресурсами, а организация и ее позиционирование и укрепление, чтобы соответствовать видению руководства. Поэтому самое первое, о чем должны спрашивать себя менеджеры по управлению ресурсами в такие моменты, — какая инициатива сейчас наиболее важна с точки зрения руководства? Может быть, это удержание талантов, может быть, это производительность. Может быть, это удержание клиентов?

Существует так много различных факторов, которые подвержены внешнему влиянию и которые менеджеры по управлению ресурсами не могут контролировать. Так что перестаньте пытаться контролировать то, что вы не можете контролировать, верно? Подумайте о том, что важно для организации. И не просто догадывайтесь — спросите руководство, покажите ему, что вы искренне заинтересованы и хотите понять, что для него важно.

А затем проведите четкую линию между тем, чего они пытаются достичь, и тем, как управление ресурсами поможет им в этом. Потому что, уверяю вас, взаимосвязь есть, нужно только ее сформулировать. Если вы не сформулируете ее, они не станут делать это за вас.

Итак, возможно, они скажут вам, что удержание талантов — самая важная цель на данный момент. Какие части процесса управления ресурсами вы собираетесь удвоить, чтобы обеспечить удержание лучших талантов? Может быть, назначать их на проекты, которые соответствуют их карьерным устремлениям? Или если самая важная цель — это производительность, то отлично. Как ваши текущие методы работают сейчас с точки зрения возможности предсказать будущее, так сказать, в плане конвейера, использования и производительности? Если они не очень хороши, разработайте план, как вы собираетесь их улучшить, и нарисуйте для руководства картину того, как это может выглядеть.

Существует множество принципов управления ресурсами, которые могут помочь вам улучшить работу с ними. Размышляя о том, как наиболее эффективно управлять ресурсами, легко запутаться в деталях и потерять из виду общую картину. Но чтобы все было как можно проще и организованнее, постарайтесь не забывать об этих ключевых элементах, поскольку они составляют основу эффективного управления ресурсами.

1) Принятие руководством

Убедиться в том, что у вас есть ценностное предложение по управлению ресурсами, чтобы обеспечить поддержку со стороны руководства, чрезвычайно важно.

2) Расстановка приоритетов

Чтобы успешно управлять ресурсами, необходимо всегда четко понимать, что стоит на первом месте, а что — на втором. При управлении проектными ресурсами необходимо четко определить приоритеты: какие проекты важнее или имеют более короткие сроки, какие ресурсы наиболее востребованы, каких специалистов необходимо нанять и т. д.

Наличие плана B, который в значительной степени зависит от расстановки приоритетов, — это лучший способ избежать «сползания объема» и защитить свои проекты от превышения бюджета или несвоевременного завершения.

Исследование McKinsey показало, что компании, уделяющие внимание стратегической расстановке приоритетов и инвестирующие в нее, обычно получают на 40% больше прибыли. Таким образом, знание приоритетов — это залог эффективной тактики управления ресурсами.

3) Прозрачность

Важно, чтобы все в вашей организации понимали ценность управления ресурсами, то, как именно ресурсы ограничиваются и почему принимаются решения об их использовании. Прозрачность укрепляет доверие между членами команды, позволяя им работать вместе более эффективно.

Кроме того, прозрачность создает возможность для тех, кто работает с вашей компанией или на нее, вносить ценный вклад в распределение ресурсов, что повысит эффективность их использования в целом.

4) Технологии

Инструменты управления ресурсами обычно нацелены на то, чтобы дать вам больше информации о ваших ресурсах и исключить догадки. А главное, управлять ресурсами гораздо проще, когда вы используете хорошие инструменты.

Можно обойтись и без программного обеспечения для управления ресурсами, но тогда вы рискуете забыть о проекте и оставить кого-то в подвешенном состоянии, а также разочароваться в том, сколько времени уходит на то, чтобы все отслеживать.

Трудно — и даже неразумно — ожидать процветания управления ресурсами, не имея в своем арсенале нужных инструментов. Если вы хотите, чтобы управление ресурсами было по-настоящему стратегическим, ваши менеджеры не должны тратить все свое время на ввод данных и выполнение простых административных задач, когда это может сделать инструмент.

Вам нужно что-то, что позволит менеджерам ресурсов получать информацию эффективно и точно. В идеале — что-то, что может взаимодействовать с другими системами в вашей организации, чтобы вам не приходилось работать с устаревшими данными. В идеале это должно быть что-то, что фиксирует информацию, важную для вашего бизнеса — может быть, это наборы навыков, может быть, сертификаты, может быть, уровень квалификации. Конечно, она должна охватывать графики и все различные динамические элементы, связанные с рабочим временем людей: если у вас есть люди с гибким графиком работы или работающие только 80% времени, вам нужна система, которая сможет фиксировать эту информацию для вас.

Приобретите инструмент, который сможет удовлетворить ваши потребности — не только с точки зрения возможностей, которые вам нужны с организационной точки зрения, но и с точки зрения того, на каком этапе развития находится ваша организация, и с точки зрения того, какие данные вообще доступны в вашей организации.

Теперь, когда вы знаете ключевые элементы, составляющие основу эффективного управления ресурсами, вот несколько наиболее эффективных правил, которые используют менеджеры по управлению ресурсами.

1) Установите отношения с людьми и поймите, что ими движет

Успех управления ресурсами в конечном итоге зависит от того, насколько хорошо вы понимаете своих сотрудников, их интересы, увлечения, мотивацию и карьерные цели.

Вы должны выяснить, что нравится делать членам вашей команды, какие проекты их интересуют и каков уровень их квалификации. Видя целостную личность, вы сможете подобрать для членов команды подходящие проекты и задачи и вернуть в их работу азарт.

Самая неотъемлемая и основная передовая практика — это четкое и острое понимание того, каков пульс организации, что движет людьми в данный момент, что они ищут, с точки зрения разнообразия опыта или развития их карьеры. Управление ресурсами становится гораздо менее сложным, если вы заложили основу для искреннего общения с человеком и выслушали его точку зрения.

Вознаграждение людей за хорошо выполненную работу также важно. Оно дает им понять, что их усилия ценны для проекта. Так что не забывайте воздавать должное!

2) Будьте готовы к тому, что вам придется нелегко.

Управление ресурсами не является на 100% предсказуемым. На самом деле, это динамичный процесс.

Способность спокойно относиться к неизвестности имеет первостепенное значение для менеджера ресурсов. Если вы относитесь к тому типу людей, которым очень нравится, когда у них все расписано по полочкам, и вы очень нервничаете, если какая-то деталь не на своем месте, то, скорее всего, эта сфера деятельности не для вас! Успешные менеджеры по управлению ресурсами должны уметь справляться с трудностями. Это не значит, что мы не испытываем стресса и не сталкиваемся с трудностями. Но способность перестраиваться в зависимости от потребностей бизнеса — это ключ к успеху.

3) Определите свои 80/20

Это правило уже приобрело множество форм. Но в переводе на язык управления ресурсами оно означает, что 80% нехватки ресурсов приходится на 20% от общего объема ресурсов. Обычно это происходит потому, что эти 20% пользуются большим спросом, их набор навыков наиболее релевантен вашим проектам, а их доступность может дисквалифицировать ваш процесс управления ресурсами в течение нескольких дней.

Как же решить эту проблему?

Точно определив эти 20%, вы сможете выявить наиболее подходящие ресурсы для найма и расширить свои возможности. Таким образом, вы облегчите их нагрузку и избежите многих рисков, связанных с жизненным циклом проекта.

4) Оптимизация планирования ресурсов и составления графиков

Планирование ресурсов и составление графиков может быть непростой задачей, особенно когда вы работаете с командой, чтобы добиться результата. И чем больше команда, тем сложнее работа.

В расписание будут часто вноситься изменения, что отразится на всех заинтересованных сторонах — и на тех, кто отвечает за бесперебойное выполнение расписания, и на тех, кто ждет обновлений, чтобы не отстать от графика. К сожалению, единственный способ убедиться в том, что расписание выполняется как можно более гладко, — это просто продолжать обновлять его до тех пор, пока оно не станет таким.

Однако хорошая система управления ресурсами может сократить потребность в частых обновлениях. Идея проста: у вас есть все, что вам нужно, когда вам это нужно.

5) Никогда не забывайте о силе правильного распределения ресурсов

Слишком много компаний сосредоточены на том, чтобы просто заполнить дыры тем, кто рядом, или тем, что есть под рукой, — у них нет времени на то, чтобы спланировать, какие ресурсы и когда им нужны, в результате чего остаются незаполненные пробелы. Это часто приводит к перегруженности команд, потому что людей все равно просят о чем-то, даже когда кажется, что они не могут собраться.

Видимость всех имеющихся в вашем распоряжении ресурсов — это огромный инструмент для управления проектами и ресурсами. Правильное использование этих возможностей позволяет увидеть, когда вам может не хватать людей. Например, если приближается срок сдачи объекта, и вы знаете, что наступит время кризиса, когда у вас не будет достаточно инженеров или дизайнеров, чтобы удовлетворить спрос, или если определенный продукт отстает в производстве, потому что не хватает продавцов, чтобы наладить связи.

6) Знайте, как используются ваши ресурсы

Ключевым элементом эффективного управления ресурсами является мониторинг использования ресурсов, который является одним из главных KPI управления ресурсами.

Что это значит? Проще говоря, это учет того, сколько времени и сил члены вашей команды тратят на ваши проекты. Работают ли они в оплачиваемое или неоплачиваемое время, а также выявление планового и фактического использования.

Вступать в проект, не зная возможностей своей команды, все равно что пытаться управлять автомобилем, не зная, сколько галлонов топлива у вас в бензобаке — вы, возможно, и сможете начать, но не будете знать, когда оно закончится.

7) Учет неоплачиваемого времени

Когда речь идет об управлении проектами, не существует такого понятия, как «лишняя» минута. Члены вашей команды всегда будут выполнять соответствующие задачи, но не все из них будут оплачиваемыми.

Не оплачиваемое время — это любое время, потраченное на работу над проектом, которое не приводит к выставлению счета. Эффективное управление ресурсами требует понимания того, на что тратятся ваши ресурсы, особенно те, за которые не выставляются счета.

Чтобы оптимизировать распределение и использование ресурсов, важно убедиться, что ваши сотрудники приносят максимальную пользу, выполняя оплачиваемую работу. Не позволяйте им тратить время на административные обязанности или переутомляться из-за большой нагрузки.

8) Разработайте план расстановки приоритетов

Для эффективного управления ресурсами необходим план расстановки приоритетов «снизу вверх».

Чтобы обеспечить своевременное решение задач и соблюдение сроков, важно расставить приоритеты между различными запросами, особыми потребностями, целями организации и конечными результатами.

Разрабатывая этот план, важно подумать о том, сколько усилий потребует тот или иной запрос или задача и является ли она достаточно срочной или важной, чтобы быть решенной немедленно.

Многие думают, что на выполнение того или иного проекта уйдет всего несколько минут, но в итоге эти запросы съедают ваш график и становятся препятствием для эффективного управления ресурсами. Расставляя приоритеты и составляя расписание организованно, вы сможете более эффективно распределять ресурсы.

9) Опережайте доступность ресурсов

Когда речь идет об управлении ресурсами, очень важно иметь точный и надежный прогноз их наличия. В противном случае вы можете оказаться в ситуации, когда ваши ресурсы используются не так эффективно, как могли бы. Например, если один из ваших сотрудников пользуется большим спросом, но это не отражено в его ежедневнике, вы можете обнаружить, что используете его менее эффективно.

Также важно помнить, что все люди не созданы равными. Возможно, есть люди, чьи навыки и таланты настолько ценны, что вам придется приложить максимум усилий, чтобы обеспечить их правильное использование.