Повышение операционной эффективности за 5 шагов

Для любой сферы, будь то юридическая практика, консалтинговая компания, бухгалтерская фирма или маркетинговое агентство, повышение операционной эффективности имеет первостепенное значение.

Часто менеджеры ошибаются, ошибочно принимая операционную эффективность за сокращение затрат. Однако операционная эффективность не равна одному конкретному показателю.

Операционная эффективность — это максимальное использование имеющихся ресурсов, таких как время, люди, оборудование, инвентарь и деньги, для прибыльного предоставления продуктов или услуг. Эффективные операции направлены на сокращение потерь в бизнесе. Когда компания эффективна, она становится более упорядоченной, гибкой и способной получать большую прибыль.

Теперь вы можете подумать, что операционная эффективность очень похожа на производительность, но это не так. Производительность — это то, сколько работы выполняется. Эффективность — это то, насколько хорошо она выполняется. Ваш бизнес может быть продуктивным, не будучи эффективным.

Два предприятия могут быть одинаково продуктивными. Но если одно работает более эффективно, оно, вероятно, будет более прибыльным. Они также с большей вероятностью будут соответствовать целям в области качества и удовлетворенности клиентов, что может сделать его более успешным и устойчивым.

Но прежде чем мы перейдем к преимуществам, давайте рассмотрим один пример операционной эффективности.

ИТ-фирма разрабатывает приложения для клиентов. Руководитель проекта прогнозирует, что проект должен занять 4 недели. Но — из-за узких мест и занятости разработчиков это занимает 8 недель и предполагает использование более дорогостоящих подрядчиков.

Это говорит о том, что компания неточно прогнозирует доступность ресурсов или мощность, и это имеет последствия для рентабельности проекта, графика и удовлетворенности клиентов.

• Отложенные проекты означают более высокие затраты и задержку с получением дохода.
• Расхождения между прогнозируемыми и фактическими затратами подрывают финансовое планирование.
• Расхождения между запланированным и фактическим графиком имеют последствия для условных проектов.
• Некоторые сотрудники были задействованы недостаточно, другие перегружены работой.
• Использование подрядчиков влечет за собой дополнительные ресурсные курсы за счет компании.
• Клиент вряд ли будет доволен задержкой.

В этом примере бизнес неэффективен с операционной точки зрения. Из-за плохого планирования и управления они понесли ненужные затраты на ресурсы, не смогли максимизировать рентабельность существующих человеческих ресурсов и подорвали удовлетворенность клиентов.

Цель, стоящая за принятием подхода к повышению операционной эффективности, заключается в минимизации времени, затрачиваемого работниками на деятельность, не создающую добавленной стоимости, или неэффективные процессы. Максимально сосредоточив внимание на работе с добавленной стоимостью, такой подход может значительно повысить конкурентоспособность и прибыльность компании, сделав ее более гибкой и успешной на рынке.

Вы будете удивлены, но новое исследование, проведенное в Великобритании, показывает, что средний офисный работник продуктивен всего 2 часа 53 минуты в рабочий день.

Здесь многое предстоит разобрать, но это всего лишь один пример, показывающий, что сотрудники не так вовлечены, как хотелось бы владельцам бизнеса. Более того, их внимание отвлекается на другие задачи, выполняемые ежедневно, но не добавляющие никакой ценности бизнесу.

Хотя некоторый простой полезен для сотрудников, чтобы повысить эффективность работы, вы хотели бы устранить как можно больше задач, не добавляющих ценности (также известных как ненужные затраты), которые отнимают время у всех.

Затраты делятся на две категории:

1. Необходимые, но не создающие добавленной стоимости действия: К ним относятся важные, но не создающие добавленной стоимости задачи, такие как административные обязанности.
2. Абсолютно бесполезные действия. В эту категорию входят действия, которые не представляют никакой ценности и должны быть устранены.

Вы можете измерить операционную эффективность с помощью ряда количественных и качественных показателей. Строго говоря, операционная эффективность измеряется как коэффициент, известный — что неудивительно — как коэффициент операционной эффективности.

Коэффициент операционной эффективности добавляет операционные расходы к стоимости предоставления ваших услуг или товаров, а затем делит это число на ваши чистые продажи. В результате получается число, которое может быть выражено в процентах, показывающее, какая часть ваших чистых продаж поглощается затратами.

Однако этот коэффициент — не единственный способ измерить операционную эффективность. Разные предприятия будут использовать другие показатели для создания более целостной картины эффективности бизнеса. Например, в бизнесе, основанном на предоставлении услуг, нужно также просмотреть показатели, относящиеся к:

• Использование ресурсов
• Оплачиваемые и неоплачиваемые часы
• Прибыльность

Конечно, статистика и цифры раскрывают лишь часть истории. Вам также необходимо учитывать качественные показатели операционной эффективности.

В бизнесе, основанном на предоставлении услуг, люди являются вашим самым большим активом. Они выполняют работу, которая обеспечивает результаты. Но они также являются вашими самыми большими затратами. Таким образом, улучшение того, как вы управляете своими человеческими ресурсами, существенно повысит операционную эффективность организации.

Вот пять способов улучшить и согласовать работу ваших сотрудников, процессов, технологий и данных для повышения операционной эффективности.

1. Оптимизируйте свои ресурсы

Оптимизация ресурсов это процесс распределения ресурсов и управления ими наиболее эффективным из возможных способов. Целью оптимизации ресурсов является максимизация производительности за счет снижения прямых затрат на рабочую силу. Методы оптимизации ресурсов также могут помочь вам повысить производительность и лучше соответствовать требованиям клиентов.
Оптимизация ресурсов включает в себя множество различных методов.

Назначение нужных людей на нужные проекты в нужное время

Это гарантирует, что вы обладаете навыками, необходимыми для выполнения проекта в срок и к удовлетворению клиентов. Но вы избегаете перерасхода средств на персонал, потому что используете только тех людей (с точным уровнем квалификации и стажем работы), которые вам нужны.

2. Пересмотр процессов

Трансформация бизнеса достигается с помощью золотого треугольника людей, процессов и технологий — фреймворка PPT. Люди выполняют работу, процессы делают эту работу повторяемой, а технологии делают эти процессы более эффективными. Поэтому очень важно, чтобы ваши процессы соответствовали назначению и были эффективными в эксплуатации.

Понимать текущие процессы

Первым шагом является аудит существующих процессов и понимание каждого шага. Как каждое действие способствует достижению общей цели? Является ли оно наилучшим действием для достижения этой цели? Оптимизировано ли оно для эффективного достижения этой цели?

Перестройка и редизайн процессов

Аудит процессов может выявить систематическую неэффективность в том, как вы работаете. Или он может выявить, что некогда подходящие по назначению процессы больше не соответствуют меняющимся потребностям вашего бизнеса.

Например, рассмотрим ваши процессы сценарного планирования — сравнение различных комбинаций проектов и определение наилучшего для вашего бизнеса. Ивлечение значимых данных из Excel требует от аналитика данных часов времени только для моделирования одного сценария. Это отнимает слишком много времени, и данные редко бывают полностью актуальными.
Этот процесс, который раньше работал, теперь представляет угрозу для операционной эффективности. Как из-за того, что отнимает ненужное время на выполнение, так и из-за того, что менеджеры лишены легкого доступа к данным, необходимым им для эффективного принятия решений. Автоматизация этого процесса принесла бы пользу.

Вам также необходимо убедиться, что ваши процессы соответствуют вашим текущим стратегическим целям. Если процессы были изначально созданы, скажем, в период, когда вы были сосредоточены на экономии средств, они могут больше не подходить сейчас, когда вы стремитесь к росту.

После того как вы обновите и оптимизируете свои процессы, создайте стандартные операционные процедуры (SOP), на которые будет ссылаться ваша команда. СОП — это письменные инструкции, которые пошагово описывают рутинные процессы, чтобы их можно было выполнять каждый раз одним и тем же последовательным и эффективным способом — независимо от того, кто их выполняет.

3. Автоматизируйте процессы

Одним из основных препятствий на пути к операционной эффективности являются ненужные ручные процессы. В новую эпоху технологий автоматизации нет оправдания этим трудоемким действиям, отнимающим много времени.
Аджай Агравал, профессор предпринимательства Университета Торонто, говорит, что оцифровка и автоматизация станут главными задачами амбициозных предприятий в этом году. Выступая перед McKinsey на панели технологических тенденций 2022 года, он сказал: ‘Традиционные компании продолжат инвестировать в цифровизацию. Технологически продвинутые компании будут инвестировать в автоматизацию'.

Ручное управление сокращает время и моральный дух сотрудников, втягивая их в утомительные задачи, выполнение которых на самом деле не требует участия человека. В результате вы впустую тратите время и таланты членов своей команды, выполняя в течение нескольких часов или дней задачи, которые программа могла бы выполнить за считанные секунды.

Рассмотрим распределение ресурсов в качестве примера. Все ваши ресурсы распределены на соответствующие проекты. Нужные люди находятся в нужном месте в нужное время. Жизнь находится в равновесии. Но затем график или объем проекта меняются, и вам необходимо соответствующим образом перераспределить ресурсы.

Этот процесс, который — при выполнении вручную вашим программным менеджером — может занять часы. Но — с использованием программного обеспечения для распределения ресурсов — займет несколько минут. Это означает, что вы можете уверенно и быстро вносить изменения, а ваш руководитель может вернуться к выполнению задач, в которых его человеческая изобретательность и вклад повышают ценность бизнеса — например, стратегического планирования, инноваций и управления заинтересованными сторонами.

Автоматизация процессов повышает эффективность работы за счет:

• Сокращение времени, затрачиваемого вашими сотрудниками на ненужные процессы — создание дополнительных мощностей без дополнительных затрат.
• Сокращение времени, необходимого для выполнения определенных задач — ускорение рабочих процессов, принятия решений и вывода продукции на рынок.
• Высвобождение ресурсов для деятельности, которая действительно требует их внимания — повышение качества и результатов для клиентов

4. Сделайте данные более доступными

Доступ к точным данным необходим для принятия обоснованных и своевременных решений, поэтому разрозненные данные являются серьезным препятствием на пути к операционной эффективности. Стандартизация и централизация данных в едином источнике достоверности гарантирует, что все отделы работают с одной и той же информацией, а менеджеры имеют 360-градусное представление об общей эффективности организации.

Возьмем в качестве примера использование ресурсов. В компаниях, основанных на проектах, менеджеры должны иметь возможность отслеживать использование ресурсов, если они хотят избежать их чрезмерного или недостаточного использования. Для этого необходимо централизованно хранить информацию о каждом проекте и ресурсе, обновлять и отображать ее в режиме реального времени, чтобы они могли принимать правильные решения как для людей, так и для проектов.
Другим примером является мониторинг прогнозируемого и фактического бюджета. Если менеджеры могут видеть данные о расхождениях в проектных прогнозах по всем командам, они могут выявлять лучшие практики и делиться ими с более слабыми исполнителями. Эти данные также могут помочь усовершенствовать процессы планирования, чтобы будущие прогнозы были более точными.

Если вы хотите улучшить доступность ваших данных, примите во внимание следующее:

• Важная информация, необходимая для измерения и мониторинга с целью повышения операционной эффективности.
• Устранение разрозненности данных путем стандартизации и централизации информационных систем.
• Использование программного обеспечения, автоматизирующего обработку данных и визуализацию, для более быстрого и легкого получения информации.

Повышение доступности данных выгодно не только для принятия решений. McKinsey research обнаружила, что улучшение управления данными, архитектуры и руководства может сократить потери и ручной труд, сокращая ежегодные затраты на обработку данных на 5−15%. На этом стоит сэкономить время и деньги.

5. Инвестируйте в тайм-менеджмент

В бизнесе, основанном на предоставлении услуг, время — это буквально деньги, поэтому важно отслеживать, как оно расходуется. Исследования показывают, что работники тратят 2,8 часа в день на выполнение продуктивных задач и только 27% своего времени работают над задачами, непосредственно связанными с их навыками.

Учет рабочего времени — это один из способов контролировать и улучшать тайм-менеджмент, а также следить за тем, чтобы ваши ресурсы использовались эффективно. Это не означает принуждения ваших сотрудников к 100% производительности или к оплачиваемым часам. Это нереально. Это просто означает сосредоточение ваших сотрудников на работе, где они и их навыки приносят наибольшую пользу вашему бизнесу.

Например, представьте, что ваш ведущий дизайнер фактически тратит 3 часа в день на обработку электронных писем о процессе утверждения — рассылает по электронной почте корректуры в формате PDF между разными клиентами. Это указывает на решение для повышения эффективности вашей работы — либо путем делегирования этой задачи администратору, либо путем внедрения программного обеспечения для автоматизации утверждения. Таким образом, ваш дизайнер вернется к использованию навыков, за которые вы его фактически наняли и платите ему.