Цифровое рабочее место: тренды и инструменты

Инструменты для создания цифровых рабочих мест имеют решающее значение для создания функционального и продуктивного цифрового рабочего места. У ваших сотрудников должны быть все необходимые инструменты для достижения успеха, но они также должны быть подотчетны и прозрачны в своей работе, особенно когда вы не можете проконтролировать их лично.

Каждая компания должна использовать соответствующие инструменты, чтобы расти и преуспевать в современном деловом мире. Вот топ программного обеспечения, которое можно приобрести в 2024 году.

Инструменты офисной производительности

Цифровые инструменты для совместной работы произвели революцию в понимании командной работы. Эти инструменты преодолевают географические и временные барьеры, обеспечивая беспрепятственное взаимодействие между командами — как работающими в одном офисе, так и разбросанными по всему миру. Давайте рассмотрим два самых популярных инструмента.

Microsoft Office 365 — это набор приложений, отвечающих различным профессиональным потребностям, включая вездесущие Word, Excel и Powerpoint. Благодаря тому, что Office 365 работает в облаке, совместная работа не требует усилий, поскольку несколько пользователей могут одновременно работать над одним и тем же документом.

Рабочее пространство Google предлагает конкурирующий комплексный набор облачных инструментов, таких как Docs и Sheets, которые позволяют редактировать и комментировать документы в режиме реального времени. Благодаря этому команды могут слаженно работать над документами или электронными таблицами, не сталкиваясь с проблемами контроля версий или длинными потоками электронной почты. Дополнительное преимущество Google Workspace — бесшовная интеграция с другими сервисами Google.

Средства коммуникации

В условиях цифрового рабочего пространства сотрудники должны оставаться на связи друг с другом, чтобы обеспечить максимальную эффективность работы всей компании. Службы группового обмена сообщениями, такие как Slack и Microsoft Teams, широко распространены в организациях, поскольку они обеспечивают простой и безопасный способ общения для членов команды.

Лучшие системы группового обмена сообщениями интегрируются с другими инструментами цифрового офиса, предлагают широкие возможности настройки и обеспечивают понятный и функциональный пользовательский интерфейс. Все это характерно для Slack, Microsoft Teams, Google Chats, Zoom и других.

Безопасное деловое общение между коллегами и клиентами жизненно важно, поскольку рабочие сообщения часто содержат конфиденциальную или секретную информацию. Появление цифрового рабочего места привело к увеличению числа удаленных сотрудников, поэтому безопасная передача сообщений становится еще более важной.

В качестве примера рассмотрим Slack. Это не просто платформа для обмена сообщениями, а революционное решение для командного общения с помощью таких функций, как каналы, прямой обмен сообщениями и возможности интеграции. Команды могут использовать его для организации разговоров по проектам или отделам, обеспечивая бесперебойную и эффективную передачу информации. Кроме того, способность интегрироваться с различными инструментами делает его центральным узлом для многих компаний.

С другой стороны, Zoom стал синонимом видеоконференций. Когда проведение личных встреч стало затруднительным, компания Zoom решила восполнить этот пробел, предложив высококачественные видеозвонки, вебинары и виртуальные переговорные комнаты. Его комнаты отдыха и функции совместного использования экранов сделали совместные сессии более интерактивными и продуктивными.

Бесшовная интеграция Microsoft Teams с Microsoft 365 делает его мощным инструментом для компаний любого размера. Teams объединяет чат, видеоконференции и хранилище файлов, создавая комплексную платформу для общения и совместной работы в команде. Skype, принадлежащий Microsoft, также заслуживает упоминания как один из пионеров в области онлайн-общения. Он обеспечивает как текстовый чат, так и видеозвонки, демонстрируя свою надежность и адаптивность благодаря многолетнему присутствию на рынке.

Иммерсивные командные приложения также начинают выходить за рамки видео и внедрять виртуальную реальность (VR) в качестве инструмента для бизнеса. Приложения VR могут улучшить обучение и совместную работу команды. Например, VR может обучать новых членов команды на расстоянии или обеспечивать удаленное повышение квалификации существующих сотрудников.

Инструменты для управления и планирования проектов

Когда речь идет об удаленном управлении и планировании проектов с распределенной командой, наличие правильного программного обеспечения необходимо для эффективной координации. Эти инструменты действуют как дирижеры, точно управляя задачами, сроками и командами.

Asana — один из самых известных примеров. Это платформа, которая сочетает в себе простоту и функциональность и позволяет разбивать проекты на управляемые задачи, распределять их между членами команды и устанавливать сроки. Эта интуитивно понятная платформа гарантирует, что каждый член команды будет знать свои обязанности, чтобы ничего не ускользнуло от внимания.

Trello — это визуальный инструмент для совместной работы, использующий карточки и доски для организации задач и проектов. Его удобный интерфейс с возможностью перетаскивания делает управление проектами интуитивно понятным, обеспечивая соответствие целей и сроков работы команды. Еще один примечательный инструмент — Basecamp, который служит комплексным решением для управления проектами, централизуя обсуждения, задачи и файлы в одном месте.

Отличительной чертой Monday.com являются его визуально привлекательные доски с цветовой кодировкой, которые наглядно отображают ход выполнения проекта. Благодаря удобному интерфейсу с функцией перетаскивания и автоматизации управление задачами больше похоже на увлекательную игру, чем на рутинную работу.

Специально разработанная для разработки программного обеспечения, Jira обеспечивает детальное отслеживание проблем, гибкое планирование и бесшовную интеграцию с инструментами разработки. Она стала фаворитом среди разработчиков по всему миру.

Инструменты управления персоналом и составления расписаний

Инструменты управления персоналом и составления расписаний играют важную роль в обеспечении оптимальной эффективности использования персонала для выполнения работы в конкретные сроки — будь то работа в срок с клиентом или обеспечение достаточного покрытия в контакт-центре для ожидаемого объема звонков.

Deputy — это мощный инструмент, который упрощает зачастую утомительный процесс составления расписания и обеспечивает соблюдение трудового законодательства. Его функция автоматического составления расписания учитывает доступность сотрудников и их соответствие определенным ролям, что позволяет составлять бесконфликтные списки, максимально повышающие эффективность работы.

Еще одно решение — When I Work. Благодаря удобному интерфейсу с функцией «перетаскивания» менеджеры могут легко создавать и изменять расписания. Кроме того, функция двусторонней связи позволяет сотрудникам легко менять смены, запрашивать отгулы и сообщать о своей занятости, способствуя более гибкому и ориентированному на сотрудников подходу к составлению расписания.

Облако и кибербезопасность

Основой цифрового рабочего места является облако. Именно в нем работают практически все инструменты, о которых мы говорили. Облачные вычисления стали революцией для многих компаний, внедряющих цифровые рабочие места. Преимущества взаимосвязи и доступности огромны для удаленных сотрудников, особенно в облачных контакт-центрах.

Облачные сети обеспечивают быстрое и безопасное интернет-соединение для компаний, работающих в разных местах. Это идеальный вариант для удаленной и гибридной работы, поскольку сотрудники могут подключаться к одной сети и использовать одни и те же инструменты без необходимости находиться в определенном месте.

Облако также отлично подходит для хранения и поиска данных. Информация загружается в цифровое пространство, где она шифруется и надежно хранится. Затем сотрудники компании могут легко получить доступ к этим данным из любой точки мира. Именно поэтому облако стало важнейшим инструментом для цифровых рабочих мест.

Для организаций, которые переходят на облачные технологии, цифровая безопасность приобретает огромное значение. Чем шире компания расширяется, тем больше она подвергается угрозам. Новые технологии безопасности помогут вашим сотрудникам оставаться на связи без ущерба для кибербезопасности. Для обеспечения безопасности облачных систем и данных также необходимы безопасные бизнес-процессы, правильная политика аутентификации, тщательное обучение сотрудников и постоянный контроль за их деятельностью.

Программное обеспечение для шифрования — один из инструментов, который можно использовать для повышения уровня безопасности. Безопасная SD-WAN (программно-определяемая глобальная сеть) также необходима для защиты всех интернет-соединений и данных, хранящихся в вашей компании.

Внедрение цифровых рабочих мест дает вам значительное преимущество перед конкурентами. Вы получите полностью оптимизированные и эффективные операции, а также повысите уровень удержания персонала и удовлетворенности клиентов. Преимущества цифровых инструментов:

• Оптимизация операций
• Оптимизированная производительность
• Усиление кибербезопасности
• Улучшение коммуникации
• Повышение эффективности
• Сокращение потерь времени
• Повышение удовлетворенности персонала
• Повышение доходов

Возьмем, к примеру, BPO-платформу Cloud Humans. Они хотели получить более полное представление о производительности своих фрилансеров и нуждались в аналитике в режиме реального времени, не затрачивая усилий на ее получение. Внедрив ПО в свой реестр цифровых инструментов, они нашли экономически эффективный способ отслеживать удаленных сотрудников и убеждать клиентов в высоком качестве работы.

Аналогичным образом компания Habitium, занимающаяся электронной коммерцией, начала использовать ПО для снижения проблем с производительностью в период роста. Инструменты для цифровых рабочих мест создают масштабируемые решения, которые позволяют компаниям, подобным Habitium, поддерживать гибкие графики удаленной работы без ущерба для эффективности.

Цифровое рабочее место — это будущее работы, и оно никуда не денется. Поэтому вам необходимо начать внедрять некоторые из перечисленных выше цифровых инструментов в работу вашей компании, чтобы обеспечить себе рост и успех в будущем.

Цифровые инструменты для рабочих мест имеют огромные преимущества для современного бизнеса. Они могут повысить производительность, оптимизировать работу, облегчить коммуникацию и предоставить множество других услуг, связанных с эффективностью и безопасностью.

Цифровое рабочее место — это будущее организации труда для многих компаний. Чтобы создать по-настоящему оптимизированную среду, нужно инвестировать в передовые инструменты вроде облачных вычислений, коллаборативных приложений, средств виртуальной реальности и искусственного интеллекта.
Внедряя лучшие цифровые решения, следуя трендам и советам экспертов, можно максимально повысить эффективность удаленных и гибридных команд. А главное — построить рабочий процесс, ориентированный на результат и удовлетворенность сотрудников. Тогда цифровая трансформация принесет вашему бизнесу только выгоду.