Как организовать виртуальный офис: 7 советов

Cоздать высокоэффективную удаленную команду виртуального офиса — задача не из легких. Существует масса тонкостей, связанных с созданием продуктивной, эффективной и позитивной рабочей среды, когда члены команды физически не находятся вместе. К счастью, существуют и способы решения этой проблемы.

Создать сильную удаленную команду можно только с помощью правильных людей. Со всеми преимуществами удаленной работы связана большая ответственность. Лучшие удаленные сотрудники должны не только отлично справляться со своей работой, но и обладать определенными личными качествами, чтобы демонстрировать свои навыки, расти и процветать в этой среде.

Поэтому компаниям приходится подбирать правильных кандидатов — ответственных и самостоятельных, умеющих управлять временем и способных выполнять работу высочайшего качества при минимальном контроле.

Суровая реальность такова, что эти качества не так-то просто найти, а «научить» им кого-то практически невозможно — они либо есть, либо их нет. И это нормально! Некоторые люди просто более продуктивны и мотивированы, когда работают бок о бок со своими коллегами.

Но именно на рекрутере или менеджере по подбору персонала лежит ответственность за то, чтобы выделить из большого числа кандидатов тех, кто лучше всего подходит для удаленной работы и виртуального офиса. Поэтому, если вы нанимаете сотрудников удаленно, вам нужно уметь находить нужных людей или иметь проверенную систему оценки кандидатов.

К счастью, существует множество специальных инструментов или даже готовых тестов, на которые вы можете положиться в начале работы.

Теперь, когда вы собрали команду удаленных сотрудников, пришло время ознакомить их со всем, что необходимо знать, чтобы они стали лучшими работниками. Если в офисе новые сотрудники могут наблюдать за своими коллегами и учиться всему на ходу, то в удаленном офисе процесс обучения несколько сложнее.

Удаленные команды должны иметь достаточное количество онлайн-ресурсов, готовых и доступных для плавной адаптации новых сотрудников, чтобы помочь им быстро влиться в коллектив. Очень важно, чтобы новички четко понимали структуру и иерархию компании, свои личные и командные задачи, а главное — свою роль и обязанности в компании.

Успешные удаленные компании инвестируют в развитие своей команды, предоставляя все необходимые ресурсы для расширения знаний и навыков и способствуя постоянному совершенствованию. Это может быть что угодно — от создания базы знаний до регулярных тренингов.

Оплата курсов повышения квалификации, создание обновленных инструкций по новым процессам, организация вебинаров — вот лишь некоторые из многочисленных способов, с помощью которых удаленные работодатели могут повысить эффективность работы своих удаленных сотрудников.

Удаленные команды могут быть географически разделены, но они общаются и сотрудничают в виртуальном офисе, созданном компанией, — в сочетании командного чата, инструментов управления задачами и всего остального, что может понадобиться конкретному отделу в его повседневной деятельности.

И, поверьте, если вы потратите время и исследования на поиск лучших решений для ваших уникальных бизнес-потребностей, такой виртуальный офис может быть столь же достаточным, как и традиционный.

С помощью Slack можно выстроить бесперебойную и доступную коммуникацию, используя отдельные чаты для отделов, проектов и новостей всей компании, а также прямые сообщения, если это необходимо. Программное обеспечение для видеоконференций, например Zoom или Meet, обеспечивает беспрепятственное общение лицом к лицу как в команде, так и в масштабах всей компании.

Для асинхронного общения нет ничего лучше Loom. Он пригодится командам, работающим в разных часовых поясах. Используйте ClickUp в качестве инструмента для управления ключевыми задачами, который оптимизирует задачи всех отделов, позволяя легко сотрудничать, обмениваться файлами и не срывать сроки. Apploye — основной инструмент управления временем для удаленных компаний, ориентированных на рост, который позволяет управлять и повышать продуктивность их команды.

Эти инструменты могут заложить прочный фундамент для эффективного общения и сотрудничества внутри команды. Но для достижения максимальной эффективности важно также инвестировать в лучшие программные стеки, предназначенные для конкретной роли в вашей отрасли.

Например, отделу продаж обязательно понадобятся инструменты для поиска и взаимодействия с потенциальными клиентами и совместной работы над этими возможностями. В то же время маркетинговые или инженерные стеки будут несколько отличаться, помогая решать очень специфические задачи и процессы.

Как уже говорилось, существует множество других отличных вариантов, но с помощью этих инструментов любой бизнес может создать мощный и высокопроизводительный виртуальный офис.

В офисе люди работают бок о бок со своими коллегами и руководителями, что является отличным ежедневным мотиватором. При удаленной работе вы предоставлены сами себе, и только от вас зависит, найдете ли вы в себе мотивацию, чтобы выполнить работу. Есть способы, с помощью которых удаленные компании могут виртуально зажечь мотивацию своих работников, и это не требует слишком больших усилий.

Один из самых сильных стимулов для лучших сотрудников — это осознание того, что их тяжелый труд ценится и имеет значение для общего успеха компании. К счастью, существует множество способов отметить работу сотрудников и подтолкнуть их к дальнейшему совершенствованию и достижению поставленных целей.

Будь то руководитель группы, представитель отдела кадров или генеральный директор (для небольших компаний), важно проводить регулярные встречи с каждым удаленным сотрудником в отдельности. Так вы сможете убедиться, что они хорошо справляются со своими обязанностями, и выявить все возможности сделать их работу более приятной.

Такое личное двустороннее общение даст им ощущение уверенности в том, что их ценят как сотрудников и людей, а это очень важно для того, чтобы большинство людей были по-настоящему счастливы и продуктивны на работе.

Поскольку они не могут физически присутствовать, чтобы руководить фирмой, руководителям удаленных команд приходится прилагать максимум усилий, чтобы пробудить лучшие качества своих лучших сотрудников.

Лучшие удаленные руководители поощряют и приветствуют творчество и инновации всех своих сотрудников. В компании должна быть безопасная среда для обмена уникальными идеями и решениями, даже если большинство из них так и не попадут на поверхность. Работники из разных стран, культур и с разным уровнем образования обладают разными навыками критического мышления и взглядами, и это необходимо использовать.

Мы начали с найма правильных людей, но завершающим компонентом высокопроизводительной удаленной команды является правильный лидер — тот, кто вдохновляет свою команду и ведет ее вперед. Чтобы компенсировать географическую разделенность, руководители удаленных подразделений должны демонстрировать преданность компании и сопереживать своим сотрудникам.

Вдохновляя их и налаживая человеческий контакт, лидеры бизнеса пробуждают лучшие качества в своих удаленных сотрудниках, которые, в свою очередь, с энтузиазмом и вдохновением помогают компании достичь новых уровней успеха.