+7 (495) 980-05-44
4 января 2024
Перевод бизнеса на удаленку: 6 советов
В последние годы удаленная работа становится все более распространенной тенденцией в современном бизнесе. Однако наряду с оптимизацией расходов удаленная модель несет риски снижения вовлеченности и лояльности сотрудников.
Рассказываем, как выстроить эффективную систему управления виртуальными командами.
Рассказываем, как выстроить эффективную систему управления виртуальными командами.
Как перевести бизнес на удаленку
Удаленная работа открывает новые возможности для бизнеса, однако требует перестройки многих привычных подходов к управлению персоналом. Как обеспечить вовлеченность, лояльность и высокую производительность сотрудников, когда они находятся за пределами офиса?
В этой статье мы рассмотрим ключевые стратегии построения эффективной системы удаленной работы.
В этой статье мы рассмотрим ключевые стратегии построения эффективной системы удаленной работы.
Дорожная карта удаленной работы
Планировать, планировать, планировать
Начало пути к удаленной работе требует хорошо продуманной стратегии. Рассматривайте этот этап как закладку фундамента здания, в котором каждый кирпичик является неотъемлемой частью. Ведущие корпорации, даже такие гиганты, как Microsoft и Google, разрабатывали сложные стратегии, определяя свои цели, устанавливая реалистичные сроки. Размер здесь не имеет значения. Важна тщательность подхода.
Установите цели
Определите, чего вы хотите добиться этим значительным изменением. Вы стремитесь к созданию более гибкой рабочей среды, которая позволит вашей команде достичь более здорового баланса между работой и личной жизнью?
Возможно, вашими целями является финансовая эффективность, а может быть, вы стремитесь повысить производительность труда, которую часто стимулирует удаленная работа. Вполне возможно, что это комбинация всех этих факторов. Четко определите эти цели. Они станут движущей силой вашего перехода.
Составьте график
Создание модели удаленной работы — это постепенное путешествие, а не спринт. Начните с разбивки процесса на этапы — первоначальное планирование, настройка технологии, пилотное тестирование, полномасштабное внедрение и анализ после внедрения.
Назначьте реалистичные сроки для каждого из этих этапов, не забывая об обучении и периодах адаптации. Такой поэтапный подход служит двойной цели: он позволяет вносить коррективы по ходу работы и держать всех на одной волне, не создавая ненужного давления.
Помните, что искусство планирования заключается в предвидении трудностей и подготовке к ним, а не в том, чтобы просто наметить идеальный путь вперед. Ваш план должен быть достаточно гибким, чтобы адаптироваться к неизбежным сюрпризам и возможностям обучения, которые принесет переходный период.
Начало пути к удаленной работе требует хорошо продуманной стратегии. Рассматривайте этот этап как закладку фундамента здания, в котором каждый кирпичик является неотъемлемой частью. Ведущие корпорации, даже такие гиганты, как Microsoft и Google, разрабатывали сложные стратегии, определяя свои цели, устанавливая реалистичные сроки. Размер здесь не имеет значения. Важна тщательность подхода.
Установите цели
Определите, чего вы хотите добиться этим значительным изменением. Вы стремитесь к созданию более гибкой рабочей среды, которая позволит вашей команде достичь более здорового баланса между работой и личной жизнью?
Возможно, вашими целями является финансовая эффективность, а может быть, вы стремитесь повысить производительность труда, которую часто стимулирует удаленная работа. Вполне возможно, что это комбинация всех этих факторов. Четко определите эти цели. Они станут движущей силой вашего перехода.
Составьте график
Создание модели удаленной работы — это постепенное путешествие, а не спринт. Начните с разбивки процесса на этапы — первоначальное планирование, настройка технологии, пилотное тестирование, полномасштабное внедрение и анализ после внедрения.
Назначьте реалистичные сроки для каждого из этих этапов, не забывая об обучении и периодах адаптации. Такой поэтапный подход служит двойной цели: он позволяет вносить коррективы по ходу работы и держать всех на одной волне, не создавая ненужного давления.
Помните, что искусство планирования заключается в предвидении трудностей и подготовке к ним, а не в том, чтобы просто наметить идеальный путь вперед. Ваш план должен быть достаточно гибким, чтобы адаптироваться к неизбежным сюрпризам и возможностям обучения, которые принесет переходный период.
Коммуникация — это ключ
В условиях удаленной работы невозможно переоценить важность надежной коммуникации. Компании, стоящие у истоков внедрения удаленки (напимер, Shopify и Twitter) создали прецеденты, используя Slack и Microsoft Teams для поддержания сплоченности и связи между сотрудниками. Такая зависимость от цифровых средств коммуникации подчеркивает их значимость в современном бизнесе.
Выбор подходящих инструментов:
Рынок насыщен коммуникационными инструментами, каждый из которых обладает уникальными характеристиками и функциональными возможностями. В процессе принятия решения о выборе подходящих инструментов следует учитывать конкретные потребности вашей команды, включая характер работы, размер команды и имеющиеся финансовые ресурсы. Цель состоит в том, чтобы выбрать инструмент или комбинацию инструментов, которые повышают производительность, не создавая лишних сложностей.
Реализация коммуникационных протоколов:
Четкие протоколы общения являются основой для эффективного взаимодействия в команде. Очень важно установить эти протоколы на ранних этапах, чтобы все были на одной волне. Это включает в себя определение ожидаемого времени реакции на различные виды связи, такие как электронная почта или мгновенные сообщения.
Также важно определить, какие каналы связи следует использовать для различных обсуждений - например, оставить мгновенные сообщения для быстрых вопросов, а электронную почту - для более существенного, несрочного общения.
Установление этих правил поможет избежать недопонимания и более эффективно управлять объемом общения, предотвращая ситуации, когда члены команды оказываются перегружены избытком сообщений или лавиной электронной почты.
Выбор подходящих инструментов:
Рынок насыщен коммуникационными инструментами, каждый из которых обладает уникальными характеристиками и функциональными возможностями. В процессе принятия решения о выборе подходящих инструментов следует учитывать конкретные потребности вашей команды, включая характер работы, размер команды и имеющиеся финансовые ресурсы. Цель состоит в том, чтобы выбрать инструмент или комбинацию инструментов, которые повышают производительность, не создавая лишних сложностей.
Реализация коммуникационных протоколов:
Четкие протоколы общения являются основой для эффективного взаимодействия в команде. Очень важно установить эти протоколы на ранних этапах, чтобы все были на одной волне. Это включает в себя определение ожидаемого времени реакции на различные виды связи, такие как электронная почта или мгновенные сообщения.
Также важно определить, какие каналы связи следует использовать для различных обсуждений - например, оставить мгновенные сообщения для быстрых вопросов, а электронную почту - для более существенного, несрочного общения.
Установление этих правил поможет избежать недопонимания и более эффективно управлять объемом общения, предотвращая ситуации, когда члены команды оказываются перегружены избытком сообщений или лавиной электронной почты.
Доверяйте, но проверяйте
Переход на удаленную работу может стать серьезным испытанием для руководителей, привыкших к прямому контролю за работой своих сотрудников.
Устранить разрыв между управленческим контролем и динамикой удаленной работы путем отслеживания сотрудников, работающих удаленно, поможет программное обеспечение. Оно предлагает возможности мониторинга, которые позволяют найти баланс между обеспечением необходимой руководителям видимости и уважением к самостоятельности сотрудников.
Мониторинг выполнения задач:
ПО обеспечивает прозрачный обзор выполнения задач, что позволяет убедиться в том, что все члены команды справляются со своими обязанностями.
Инструмент обеспечивает тонкий контроль, избавляя от необходимости постоянного прямого надзора.
Оценка уровня продуктивности:
Вооружившись комплексными отчетами и аналитикой, менеджеры могут с точностью оценить производительность, что позволяет принимать стратегические решения по распределению задач и управлению ресурсами.
Возможность основывать эти важные решения на достоверных данных не только упрощает процесс, но и повышает общую эффективность работы команды. Такой подход к оценке производительности помогает признавать и поощрять эффективность, а также выявлять области, где может потребоваться поддержка, тем самым укрепляя культуру постоянного совершенствования.
Устранить разрыв между управленческим контролем и динамикой удаленной работы путем отслеживания сотрудников, работающих удаленно, поможет программное обеспечение. Оно предлагает возможности мониторинга, которые позволяют найти баланс между обеспечением необходимой руководителям видимости и уважением к самостоятельности сотрудников.
Мониторинг выполнения задач:
ПО обеспечивает прозрачный обзор выполнения задач, что позволяет убедиться в том, что все члены команды справляются со своими обязанностями.
Инструмент обеспечивает тонкий контроль, избавляя от необходимости постоянного прямого надзора.
Оценка уровня продуктивности:
Вооружившись комплексными отчетами и аналитикой, менеджеры могут с точностью оценить производительность, что позволяет принимать стратегические решения по распределению задач и управлению ресурсами.
Возможность основывать эти важные решения на достоверных данных не только упрощает процесс, но и повышает общую эффективность работы команды. Такой подход к оценке производительности помогает признавать и поощрять эффективность, а также выявлять области, где может потребоваться поддержка, тем самым укрепляя культуру постоянного совершенствования.
Установите границы
Переход на удаленную работу часто приводит к совмещению профессиональных обязанностей и личного времени, что потенциально может привести к увеличению продолжительности рабочего дня и ухудшению самочувствия. Осознавая это, такие организации, как Dropbox и Atlassian, активно выступают за установление границ между работой и личной жизнью, чтобы сохранить здоровье и продуктивность своих сотрудников.
Установление определенного рабочего времени:
Для удаленных команд очень важно установить и придерживаться определенного рабочего времени. Такая практика помогает предотвратить слишком распространенное явление, когда работа постоянно переносится на личное время, что может быстро привести к выгоранию — состоянию, пагубно влияющему как на моральное состояние сотрудников, так и на их производительность. Четко обозначая временные границы, команды могут поддерживать здоровое разделение между профессиональными задачами и личной жизнью.
Поощрение регулярных перерывов:
Сотрудникам, работающим удаленно, легко часами не отрываться от экрана компьютера без естественных перерывов, которые случаются в офисе. Поощрение регулярных перерывов — одна из стратегий борьбы с этим. Периодически отходя от своего рабочего места, сотрудники могут восстановить силы, что не только улучшает их самочувствие, но и способствует стабильной производительности в долгосрочной перспективе. Это инвестиция в будущую производительность команды и удовлетворенность работой.
Установление определенного рабочего времени:
Для удаленных команд очень важно установить и придерживаться определенного рабочего времени. Такая практика помогает предотвратить слишком распространенное явление, когда работа постоянно переносится на личное время, что может быстро привести к выгоранию — состоянию, пагубно влияющему как на моральное состояние сотрудников, так и на их производительность. Четко обозначая временные границы, команды могут поддерживать здоровое разделение между профессиональными задачами и личной жизнью.
Поощрение регулярных перерывов:
Сотрудникам, работающим удаленно, легко часами не отрываться от экрана компьютера без естественных перерывов, которые случаются в офисе. Поощрение регулярных перерывов — одна из стратегий борьбы с этим. Периодически отходя от своего рабочего места, сотрудники могут восстановить силы, что не только улучшает их самочувствие, но и способствует стабильной производительности в долгосрочной перспективе. Это инвестиция в будущую производительность команды и удовлетворенность работой.
Не забывайте о культуре компании
В цифровых рамках удаленной работы культура вашей компании не просто сохраняется — ее нужно активно развивать. Организации, которые преуспели в этой области, превратили эту задачу в искусство, поддерживая энергичность и вовлеченность удаленных сотрудников.
Планируйте виртуальные социальные мероприятия:
Офисный кулер может быть виртуальным, но социальная ткань вашей команды не должна истощаться. Планируйте и проводите различные виртуальные встречи, чтобы поддерживать настроение и крепкие связи. Виртуальные счастливые часы, собирающие команду за выпивкой, вечера онлайн-игр, или даже случайные беседы за чашкой кофе, чтобы поделиться новостями из жизни. Все эти мероприятия служат социальной опорой вашей удаленной рабочей среды.
Отмечайте успехи:
В условиях, когда физические приветствия невозможны, важно найти другие способы поощрения достижений. Сделайте приоритетом публичное признание того, что члены команды превзошли ожидания, выполнили важные задачи или достигли новых профессиональных высот. Неважно, будет ли это особое упоминание на собрании коллектива или что-то другое. Такие жесты признательности укрепляют культуру признания и коллективных достижений.
Они поднимают моральный дух, способствуют развитию чувства сопричастности и гордости за достижения вашей команды, независимо от того, откуда они заходят на сайт.
Планируйте виртуальные социальные мероприятия:
Офисный кулер может быть виртуальным, но социальная ткань вашей команды не должна истощаться. Планируйте и проводите различные виртуальные встречи, чтобы поддерживать настроение и крепкие связи. Виртуальные счастливые часы, собирающие команду за выпивкой, вечера онлайн-игр, или даже случайные беседы за чашкой кофе, чтобы поделиться новостями из жизни. Все эти мероприятия служат социальной опорой вашей удаленной рабочей среды.
Отмечайте успехи:
В условиях, когда физические приветствия невозможны, важно найти другие способы поощрения достижений. Сделайте приоритетом публичное признание того, что члены команды превзошли ожидания, выполнили важные задачи или достигли новых профессиональных высот. Неважно, будет ли это особое упоминание на собрании коллектива или что-то другое. Такие жесты признательности укрепляют культуру признания и коллективных достижений.
Они поднимают моральный дух, способствуют развитию чувства сопричастности и гордости за достижения вашей команды, независимо от того, откуда они заходят на сайт.
Обучение и поддержка
Освоение нюансов удаленной работы для многих сродни изучению нового языка — оно требует руководства, практики и сильной системы поддержки. Такие дальновидные компании, как Buffer и Basecamp, не просто оставляют свои команды на произвол судьбы. Они вкладывают средства в создание экосистемы, в которой их сотрудники могут развиваться и преуспевать в виртуальном пространстве.
Предлагайте обучение удаленной работе:
Вооружите свою команду необходимыми инструментами и знаниями, организовав комплексное обучение основам удаленной работы. Это могут быть интерактивные занятия по лучшим практикам виртуального сотрудничества, семинары по эффективному управлению временем, когда дом становится офисом, рекомендации по организации продуктивного рабочего пространства. Речь идет о том, чтобы дать вашей команде навыки, позволяющие уверенно и грамотно ориентироваться в мире удаленной работы.
Обеспечьте ИТ-поддержку:
При удаленной работе даже незначительные технические неполадки могут стать причиной значительного снижения производительности. Убедитесь, что ваша команда имеет мгновенный доступ к ИТ-поддержке, которая поможет сгладить эти технологические неровности на дороге. Будь то заминка с программным обеспечением или проблемы с оборудованием, специализированная служба ИТ-помощи сможет быстро устранить неполадки, не давая вашей команде сбиться с пути. Такой уровень ИТ-поддержки — это не просто подстраховка, а важнейший элемент, обеспечивающий бесперебойную работу удаленных сотрудников.
Предлагайте обучение удаленной работе:
Вооружите свою команду необходимыми инструментами и знаниями, организовав комплексное обучение основам удаленной работы. Это могут быть интерактивные занятия по лучшим практикам виртуального сотрудничества, семинары по эффективному управлению временем, когда дом становится офисом, рекомендации по организации продуктивного рабочего пространства. Речь идет о том, чтобы дать вашей команде навыки, позволяющие уверенно и грамотно ориентироваться в мире удаленной работы.
Обеспечьте ИТ-поддержку:
При удаленной работе даже незначительные технические неполадки могут стать причиной значительного снижения производительности. Убедитесь, что ваша команда имеет мгновенный доступ к ИТ-поддержке, которая поможет сгладить эти технологические неровности на дороге. Будь то заминка с программным обеспечением или проблемы с оборудованием, специализированная служба ИТ-помощи сможет быстро устранить неполадки, не давая вашей команде сбиться с пути. Такой уровень ИТ-поддержки — это не просто подстраховка, а важнейший элемент, обеспечивающий бесперебойную работу удаленных сотрудников.
Заключение
Переход на удаленную работу — это серьезное изменение, требующее внимания ко многим аспектам взаимодействия в команде. Однако инвестиции в продуманную стратегию, коммуникацию, поддержку сотрудников и корпоративную культуру окупятся сторицей.
Удаленные сотрудники, обеспеченные необходимыми инструментами и знаниями, при правильной мотивации могут демонстрировать высокую эффективность и лояльность. Главное — подойти к внедрению удаленной работы системно, вовлечь в этот процесс команду и не бояться экспериментировать в поисках оптимальной модели.
Удаленные сотрудники, обеспеченные необходимыми инструментами и знаниями, при правильной мотивации могут демонстрировать высокую эффективность и лояльность. Главное — подойти к внедрению удаленной работы системно, вовлечь в этот процесс команду и не бояться экспериментировать в поисках оптимальной модели.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя