Корпоративный тайм-менеджмент: 5 идей

Согласно недавнему исследованию Deloitte, более 30% профессионалов утверждают, что ручной ввод времени и корректировка данных — два самых трудоемких процесса.

Но есть и хорошая новость: автоматизированный учет рабочего времени позволяет устранить потерю производительности. Именно здесь вам поможет программное обеспечение. В ручном режиме вы можете начать/остановить учет своего времени каждый раз, когда вы входите или выходите из офиса или делаете перерыв. Менеджеры могут настроить функцию всплывающих окон о простоях, чтобы сотрудники получали уведомления, если они неактивны во время учета времени.

Если вы предпочитаете автоматический учет рабочего времени, ПО будет отслеживать вашу работу каждый раз, когда вы запускаете свои рабочие столы. Однако обратите внимание, что это не мешает вам работать, а наоборот, помогает сосредоточиться на важных задачах.

Сотрудникам просто нужно начать отслеживать свое время, как только они приходят на работу. Они также могут использовать мобильное приложение, чтобы отслеживать время на ходу. Руководители проектов могут получить доступ к данным о времени своей команды и использовать инструменты расчета заработной платы для выплаты вознаграждения своим сотрудникам.

По данным исследования Connecteam, проведенного в 2020 году, более 75% предприятий в США страдают от воровства времени. И оно может составлять до 7% от общего годового фонда оплаты труда. (Workpuls, 2020)

Кража времени — это когда сотрудники округляют свои часы на работе или получают деньги за работу, которую они на самом деле не делали.

Как кража времени — обычная практика для компаний, использующих традиционные табели учета рабочего времени. Хорошая новость заключается в том, что вы можете свести к минимуму кражу времени в своей компании с помощью современного программного обеспечения.

Руководители могут легко обеспечить максимальную производительность труда, поощряя прозрачность работы в командах. Они могут отслеживать активность, чтобы убедиться, что никто не использует рабочее время в личных целях.

Непродуктивность — не единственный злодей. 44% сотрудников хоть раз прерывают себя во время рабочего графика. Кроме того, сотрудникам требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вновь сосредоточиться на поставленной задаче. (Inc, 2020)

Сотрудникам, которые часто откладывают работу, могут помочь правильные методы тайм-менеджмента. Но даже в этом случае 40% персонала не возвращаются к своим первоначальным задачам и теряют концентрацию.

В таких случаях на помощь приходят инструменты отслеживания продуктивности и управления проектами. Например, отслеживание времени, потраченного на выполнение каждой задачи или проекта, поможет сотрудникам лучше осознавать себя и ответственно относиться к своему времени.

Не все рабочие задачи требуют навыков или сосредоточенности. И важно сбалансировать их с деятельностью, которая приносит прибыль вашей команде.

Вот примерное представление о том, сколько времени типичный сотрудник тратит на рутинную работу:

• В исследовании HBR за 2019 год утверждается, что сотрудники тратят 28% своего рабочего времени на ответы, чтение электронной почты или просмотр социальных сетей.
• В то время как на совещания тратится около 15% общего времени организации, на непродуктивные совещания уходит более 37 миллиардов долларов.
• Еще одно исследование показало, что сотрудники тратят около 2−5 часов в день на звонки или совещания, не достигая ничего продуктивного.

К счастью, вы можете легко избежать этого с помощью инструментов учета рабочего времени. Когда вы отслеживаете количество времени, потраченного на выполнение различных задач в рамках каждого проекта, становится проще исключить все виды деятельности, отнимающие время.