Продуктивность работы сотрудников: 7 методов повышения

Согласно исследованиям, средний офисный сотрудник тратит только 2 часа 39 минут в день на выполнение своих непосредственных обязанностей. Остальное время уходит на отвлекающие факторы и простои. Как же переломить эту тенденцию и повысить продуктивность работы сотрудников? Давайте рассмотрим 7 эффективных методов.

Независимо от того, работает ли ваша команда (или вся компания) в офисе или у вас есть удаленные сотрудники, внедрение системы учета рабочего времени является обязательным. Но перед этим необходимо, чтобы все они были в курсе того, что их ждет в связи с новой организацией работы, которую вы закладываете.

Проведите собрание (или несколько, если необходимо), на котором вы расскажете о своих планах, например, на следующий квартал. Укажите, какую подготовку необходимо провести в плане приверженности работе, уровня взаимодействия в команде, пунктуальности, ответственности — просто изложите цели, ожидания и возможные последствия в плане будущих действий.

‍Постарайтесь вызвать воодушевление и у сотрудников — объясните, что положительный результат будет означать для компании и сотрудников в частности. В долгосрочной перспективе это повысит производительность труда больше, чем любое программное обеспечение для монитора экрана, которое вы можете установить.

Кроме того, не забудьте дать членам команды возможность познакомиться друг с другом (особенно если у вас недавно появились новые сотрудники), прежде чем приступать к реализации крупного проекта, имеющего большое значение для компании.

‍Узнав, что именно они умеют и не умеют делать, а также их рабочую динамику и навыки общения, каждый сможет осознать возможности и недостатки команды. Сосредоточение на положительных моментах, в свою очередь, обеспечит первоначальный заряд уверенности и предвкушения, который поможет продвинуть проект вперед.

Если вы стремитесь внедрить мониторинг сотрудников для повышения производительности на уровне команды, возможно, вам не стоит сразу ставить слишком большие цели.

‍Да, у вас большой проект, который нужно успешно завершить, и каждая крупица усилий имеет значение, но если вы так преподнесете все сотрудникам, то, скорее всего, получите группу людей, парализованных страхом сделать что-то слишком медленно — и кто знает, какие ошибки они могут совершить, торопя события.

Более того, как руководитель, вы никогда не сможете контролировать прогресс и возможные проблемы таким образом. Один из способов, которым программное обеспечение для повышения продуктивности персонала может быть полезным, — это выявление возможных неровностей на пути, что также позволит всей команде исправить их вовремя, а не после завершения проекта.

‍Именно поэтому важно как можно четче разбить все на задачи. Лучше иметь 200 маленьких задач (при условии, что они аккуратно организованы, чтобы вы знали, что к чему), чем 10 больших, на выполнение которых уходит много времени — это просто разрушает цель повышения продуктивности.

‍Кроме того, когда сотрудник в конце дня посмотрит на свой баланс задач в выбранном вами программном обеспечении для управления проектами и учета рабочего времени, увидеть, что пять небольших задач выполнены, будет лучше, чем 30% от одной большой. Это даст им чувство выполненного долга и уверенность в том, что команда действительно сможет закончить проект в срок. Они легче перейдут в позитивное состояние духа, когда «Мы можем это сделать» ведет людей дальше, чем «Это так трудно».

‍Это также даст вам возможность следить за их темпом и при необходимости проверять качество работы, указывая на ошибки и оперативно их исправляя.

Это может показаться само собой разумеющимся, но важно установить сроки выполнения каждой задачи, которую должны выполнить члены вашей команды. Использование инструмента управления проектами с функцией отслеживания времени — отличный способ определить и проследить за тем, как работает ваша команда.

Обязательно установите реалистичные временные рамки для каждого задания. Обсудите с исполнителями их оценки, возможности и возможные задержки (например, ожидание, пока другие члены команды закончат свою часть работы, системные или сторонние ограничения и т. д.).

‍Это особенно важный шаг для новых менеджеров или руководителей команд, которые курируют новых членов команды и пока не знают, чего от них ожидать. В этой связи, чтобы помочь команде легче и быстрее консолидироваться и тем самым обеспечить хорошую работу в будущем, необходимо иметь доступ к информации из высококачественного программного обеспечения для управления проектами и учета рабочего времени.

Хотя некоторые команды лучше всего работают под давлением (и в сжатые сроки), всегда оставляйте немного дополнительного времени на случай, если задача потребует дополнительной проработки до официального завершения.

‍Одним из признаков хорошего менеджера, безусловно, является знание того, какое давление необходимо его команде для продуктивной работы, и, таким образом, надавливание или отказ от него, чтобы добиться от них наилучших результатов.‍

Если вы хотите, чтобы ваша команда процветала, вам необходимо создать вокруг нее культуру, отражающую стремление к постоянному росту и развитию.

Говорят, что вы — это сумма людей, с которыми вы проводите больше всего времени, поэтому не имеет ли смысл создать такую культуру работы, которая вдохновляет и стимулирует продуктивность и постоянное обучение?

В этом случае члены команды должны чувствовать себя обязанными удовлетворять свои профессиональные амбиции и каждый день выкладываться на работе по полной. Непрерывное обучение и рост могут быть заразными в правильной обстановке, а значит, они могут распространиться по всей вашей команде, если вы создадите правильную среду.

‍Например, вы можете:

‍ Поощрять повышение квалификации: сделать так, чтобы члены команды могли легко получить необходимую им профессиональную подготовку. Проводите регулярные тренинги и семинары или предоставьте доступ к курсам, чтобы сотрудники могли быть в курсе всех событий.

Внедряйте конструктивную обратную связь: поощряйте конструктивную обратную связь между членами команды, так как это поможет сотрудникам выявить свои «слепые пятна» и работать над их устранением.

Иногда пример, который вы подаете, не менее важен, чем любые действия, которые вы предпринимаете для повышения продуктивности своей команды.
Будучи лидером команды или менеджером, убедитесь, что вы всегда будете приходить вовремя на встречи и другие командные обязанности. Выполняйте свои обязанности наилучшим образом и демонстрируйте идеальное отношение к работе, чтобы члены вашей команды могли брать с вас пример.

‍Вы также можете проводить политику открытых дверей, чтобы поощрять членов команды делиться своими проблемами, как только они возникают. Это поможет укрепить доверие, и чем больше ваша команда будет чувствовать это, тем больше вероятность того, что она будет действовать инициативно, доверять своим инстинктам и работать умнее.