+7 (495) 980-05-44
22 января 2024
Что такое таймбоксинг и как он помогает повысить производительность
Каждый день перед нами встает множество задач, которые необходимо выполнить. Но как сделать так, чтобы успевать справляться со всем в срок и при этом не выгореть? Одним из эффективных инструментов для повышения продуктивности является таймбоксинг.
Таймбоксинг: революционный метод тайм-менеджмента
В 1991 году Джеймс Мартин предложил концепцию таймбоксинга, которая изначально использовалась в гибкой разработке ПО. Сегодня этот метод активно применяется не только в IT, но и в других сферах для повышения эффективности работы. Суть таймбоксинга в том, чтобы разбивать большие задачи на небольшие интервалы со строгим лимитом времени. Это позволяет лучше концентрироваться, мотивирует доводить дела до конца и в итоге работать продуктивнее.
Что такое таймбоксинг
Таймбоксинг — это концепция, изначально использовавшаяся в разработке программного обеспечения. Джеймс Мартин представил ее в своей книге «Быстрая разработка приложений». И хотя может показаться, что это новый метод, концепция была представлена в 1991 году. Почти 30 лет назад!
Можно сказать, что ее популярность возросла после того, как Илон Маск заявил, что использует таймбоксинг для создания 5-минутных задач в течение дня, утверждая, что именно этот метод позволяет ему управлять двумя компаниями (работать 80+ часов в неделю), проводить время с детьми, иметь хобби и заниматься спортом дважды в неделю.
Итак, что же это такое?
Таймбоксинг — это техника управления временем, при которой вы и ваша команда устанавливаете фиксированное количество времени на выполнение определенной задачи, а затем выполняете ее в течение этого времени. Задача не обязательно должна быть выполнена полностью, но вы должны поставить цель, а затем оценить, была ли она достигнута.
Как видите, подход таймбоксинга не обязательно должен быть связан с разработкой программного обеспечения. Его могут использовать и компании, и люди из других отраслей, но вы также можете использовать его для организации своего личного времени. Теперь давайте посмотрим, какие преимущества дает таймбоксинг.
Можно сказать, что ее популярность возросла после того, как Илон Маск заявил, что использует таймбоксинг для создания 5-минутных задач в течение дня, утверждая, что именно этот метод позволяет ему управлять двумя компаниями (работать 80+ часов в неделю), проводить время с детьми, иметь хобби и заниматься спортом дважды в неделю.
Итак, что же это такое?
Таймбоксинг — это техника управления временем, при которой вы и ваша команда устанавливаете фиксированное количество времени на выполнение определенной задачи, а затем выполняете ее в течение этого времени. Задача не обязательно должна быть выполнена полностью, но вы должны поставить цель, а затем оценить, была ли она достигнута.
Как видите, подход таймбоксинга не обязательно должен быть связан с разработкой программного обеспечения. Его могут использовать и компании, и люди из других отраслей, но вы также можете использовать его для организации своего личного времени. Теперь давайте посмотрим, какие преимущества дает таймбоксинг.
Преимущества таймбоксинга
Тайм-боксинг продемонстрировал ряд удивительных преимуществ в разных отраслях, и мы расскажем о каждом из них более подробно:
Более простое управление «большой картиной»
Благодаря таймбоксингу вам будет проще понять, как каждая задача вписывается в календарь и где она находится по сравнению с другими проектами компании. Вы сможете наглядно увидеть, сколько времени потребуется вашей команде на выполнение каждого этапа проекта. В свою очередь, ваша команда может визуализировать сроки и лучше понимать, как-то, что они делают, вписывается в «общую картину».
Визуализация помогает людям сосредоточиться на работе (или цели, если вы используете OKR) и выполнить задачи в установленные сроки.
Упрощенная расстановка приоритетов
Не все задачи одинаково важны. И если вы используете классический список дел для ежедневной работы, у вас нет возможности взглянуть на них и сразу понять, важны они или нет.
С другой стороны, при таймбоксинге вы и ваша команда сможете ставить на первое место наиболее значимые задачи. Когда работа выполняется таким образом, результаты приходят гораздо быстрее, что дает вашим сотрудникам ощущение срочности, которое переносится и на будущие проекты.
В отличие от списков дел, таймбоксинг заряжает команду энергией и позволяет сосредоточиться на главном.
Отслеживание прогресса
Самый простой способ отслеживания прогресса в проекте — это визуализация. Таймбоксы четко определяют объем и сроки выполнения каждой части ваших заданий, поэтому прогресс отображается должным образом. И вы, и ваши сотрудники в любой момент времени будете знать о ходе работы.
Кроме того, будет гораздо проще заметить любые потенциальные проблемы или задержки. Кроме того, отчитываться перед заинтересованными сторонами эффективнее с помощью таймбоксов, чем на обычных совещаниях по обновлению проекта.
Повышение мотивации
В ходе различных исследований было доказано, что люди с большей вероятностью завершат задачу, если у них есть срок ее выполнения. Без дедлайна мы просто оттягиваем выполнение задач, перескакивая на другие, более срочные дела.
Тимбоксинг требует установления сроков выполнения, что побуждает сотрудников действовать и выполнять задачи в установленные сроки. Сроки выполнения работают таким образом, потому что они дают нам ощущение срочности, заставляя нас решительно взяться за выполнение проектов.
Избегание перфекционизма
Ничто и никогда не будет идеальным — чем раньше вы это поймете, тем лучше. Таймбоксинг помогает вам не работать над чем-то до тех пор, пока оно не станет идеальным. Он скорее позволяет командам создавать хорошие решения, которые могут быть улучшены в другой итерации.
Излишний перфекционизм может привести к срыву сроков, стрессу, а также к неудовлетворенности сотрудников работой.
Улучшенные прогнозы
Проверка старых таймбоксов похожа на проверку исторических данных в программе учета рабочего времени. Вы можете узнать, сколько времени потребовалось вашим сотрудникам для завершения предыдущего проекта, аналогичного этому, и легче предсказать, сколько времени займет следующий.
И это не обязательно должно касаться только полных проектов, это может быть связано и с задачами. Когда вы впервые начнете заниматься таймбоксингом, вы неизбежно дадите своей команде больше или меньше времени, чем это необходимо для завершения работы. Со временем вы найдете оптимальные временные рамки для работы.
Повышение вовлеченности сотрудников
Вовлеченность сотрудников снижается, когда работники чувствуют, что результат проекта не зависит от них. Таймбоксинг позволяет им четко определить приоритеты, что облегчает понимание того, что является наиболее важным. В конечном итоге это приводит к тому, что больше проектов завершается в срок.
Сотрудники чувствуют себя энергичными, мотивированными на достижение большего и совершенствование своих навыков, поэтому их вовлеченность растет в геометрической прогрессии.
- Более простое управление «общей картиной»
- Лучшая расстановка приоритетов
- Отслеживание прогресса
- Повышение мотивации
- Избежание перфекционизма
- Улучшение прогнозирования
- Повышение вовлеченности сотрудников
Более простое управление «большой картиной»
Благодаря таймбоксингу вам будет проще понять, как каждая задача вписывается в календарь и где она находится по сравнению с другими проектами компании. Вы сможете наглядно увидеть, сколько времени потребуется вашей команде на выполнение каждого этапа проекта. В свою очередь, ваша команда может визуализировать сроки и лучше понимать, как-то, что они делают, вписывается в «общую картину».
Визуализация помогает людям сосредоточиться на работе (или цели, если вы используете OKR) и выполнить задачи в установленные сроки.
Упрощенная расстановка приоритетов
Не все задачи одинаково важны. И если вы используете классический список дел для ежедневной работы, у вас нет возможности взглянуть на них и сразу понять, важны они или нет.
С другой стороны, при таймбоксинге вы и ваша команда сможете ставить на первое место наиболее значимые задачи. Когда работа выполняется таким образом, результаты приходят гораздо быстрее, что дает вашим сотрудникам ощущение срочности, которое переносится и на будущие проекты.
В отличие от списков дел, таймбоксинг заряжает команду энергией и позволяет сосредоточиться на главном.
Отслеживание прогресса
Самый простой способ отслеживания прогресса в проекте — это визуализация. Таймбоксы четко определяют объем и сроки выполнения каждой части ваших заданий, поэтому прогресс отображается должным образом. И вы, и ваши сотрудники в любой момент времени будете знать о ходе работы.
Кроме того, будет гораздо проще заметить любые потенциальные проблемы или задержки. Кроме того, отчитываться перед заинтересованными сторонами эффективнее с помощью таймбоксов, чем на обычных совещаниях по обновлению проекта.
Повышение мотивации
В ходе различных исследований было доказано, что люди с большей вероятностью завершат задачу, если у них есть срок ее выполнения. Без дедлайна мы просто оттягиваем выполнение задач, перескакивая на другие, более срочные дела.
Тимбоксинг требует установления сроков выполнения, что побуждает сотрудников действовать и выполнять задачи в установленные сроки. Сроки выполнения работают таким образом, потому что они дают нам ощущение срочности, заставляя нас решительно взяться за выполнение проектов.
Избегание перфекционизма
Ничто и никогда не будет идеальным — чем раньше вы это поймете, тем лучше. Таймбоксинг помогает вам не работать над чем-то до тех пор, пока оно не станет идеальным. Он скорее позволяет командам создавать хорошие решения, которые могут быть улучшены в другой итерации.
Излишний перфекционизм может привести к срыву сроков, стрессу, а также к неудовлетворенности сотрудников работой.
Улучшенные прогнозы
Проверка старых таймбоксов похожа на проверку исторических данных в программе учета рабочего времени. Вы можете узнать, сколько времени потребовалось вашим сотрудникам для завершения предыдущего проекта, аналогичного этому, и легче предсказать, сколько времени займет следующий.
И это не обязательно должно касаться только полных проектов, это может быть связано и с задачами. Когда вы впервые начнете заниматься таймбоксингом, вы неизбежно дадите своей команде больше или меньше времени, чем это необходимо для завершения работы. Со временем вы найдете оптимальные временные рамки для работы.
Повышение вовлеченности сотрудников
Вовлеченность сотрудников снижается, когда работники чувствуют, что результат проекта не зависит от них. Таймбоксинг позволяет им четко определить приоритеты, что облегчает понимание того, что является наиболее важным. В конечном итоге это приводит к тому, что больше проектов завершается в срок.
Сотрудники чувствуют себя энергичными, мотивированными на достижение большего и совершенствование своих навыков, поэтому их вовлеченность растет в геометрической прогрессии.
Как использовать метод
На самом деле начать довольно просто. Вам понадобятся таймер и календарь. Это зависит от ваших предпочтений, но я определенно рекомендую использовать календарь Google или Outlook в сочетании с таймером на телефоне или механическим кухонным таймером. Чтобы получить более подробную информацию о затраченном времени, сочетайте метод таймбоксинга с выбранным вами программным обеспечением для учета рабочего времени сотрудников.
Итак, давайте рассмотрим 5 основных шагов таймбоксинга:
Постановка задач
Первое, что вы должны сделать, — составить список дел вашей команды на следующий период. В этот список должны войти крупные проекты, неприятные задачи, а также те задачи, на которые вы не хотите, чтобы ваша команда тратила много времени, например, ответы на электронные письма (в зависимости от отдела).
Мы рекомендуем начинать с малого. Команде потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к такому способу работы, поэтому не стоит форсировать события.
Важно включить неприятные задачи, потому что все склонны откладывать их решение, а таймбоксинг «заставит» их справиться с такими заданиями раньше.
Установление таймбоксов для задач, которые могут отнять у вас слишком много времени, очень важно. Вы хотите ограничить время, потраченное на них, поскольку они не способствуют достижению больших целей, но их все равно нужно выполнить.
Постановка целей
После того как вы выбрали задачи, подумайте, чего вы хотите добиться, распределив их по времени. Это может быть повышение первоначальной мотивации или выполнение задачи быстрее, чем обычно.
Какой бы ни была цель, убедитесь, что она ясна, потому что вы будете возвращаться к ней в конце дня (или таймбокса), чтобы оценить ее.
Например, вы захотите разбить большие задачи на более мелкие части. Если ваша команда работает над новым приложением, неплохо установить ежедневные таймбоксы для каждой части приложения. Таким образом, каждый день ваша команда будет тратить определенное количество ресурсов на выполнение мелких заданий, пока не закончит большое. Это действительно поможет решить большую проблему и повысит мотивацию к дальнейшей работе.
Установление временных рамок
Теперь, когда вы определили задачи и цели, пришло время подумать о временных рамках. Какая бы сумма, по вашему мнению, ни потребовалась команде, дайте ей немного больше. Обычно люди забывают учитывать внешние факторы, такие как прерывание работы, при определении времени, необходимого им для выполнения задачи. Также не стоит перебарщивать и устанавливать большие временные рамки.
Вначале может быть сложно определить оптимальные временные рамки, но со временем это станет лучше. Запишите это время в календарь, чтобы никакие другие обязательства не могли его занять.
Работайте и оценивайте
Уважайте свои таймбоксы и работайте в пределах отведенного на них времени. Может возникнуть соблазн продолжить работу, как только сработает таймер, но не стоит. В этом и заключается смысл таймбоксов — ограничивать время, которое вы тратите на выполнение задач.
Пусть ваша команда работает над каждой задачей, а в конце дня вы можете организовать быстрый брифинг, чтобы узнать, что произошло за день. Сравните результат с целью и оцените, достигнута ли цель. Если задача не была выполнена, обязательно выясните, что произошло, и проведите мозговой штурм, чтобы предотвратить подобное в будущем.
Вознаграждайте себя и свою команду
Этот шаг не обязателен, но он, безусловно, является хорошим мотиватором! После завершения оценки и осознания того, что задачи были выполнены, а цели достигнуты, побалуйте свою команду.
Эти угощения не обязательно должны быть денежными или большими. Можно просто всем вместе выпить кофе на балконе.
Вознаграждение является мотиватором — оно будет подталкивать команду к успешному достижению поставленных целей, и меньше сроков будет пропущено.
Итак, давайте рассмотрим 5 основных шагов таймбоксинга:
- Постановка задач
- Определение целей
- Установление временных рамок
- Работа и оценка
- Вознаграждение себя и своей команды
Постановка задач
Первое, что вы должны сделать, — составить список дел вашей команды на следующий период. В этот список должны войти крупные проекты, неприятные задачи, а также те задачи, на которые вы не хотите, чтобы ваша команда тратила много времени, например, ответы на электронные письма (в зависимости от отдела).
Мы рекомендуем начинать с малого. Команде потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к такому способу работы, поэтому не стоит форсировать события.
Важно включить неприятные задачи, потому что все склонны откладывать их решение, а таймбоксинг «заставит» их справиться с такими заданиями раньше.
Установление таймбоксов для задач, которые могут отнять у вас слишком много времени, очень важно. Вы хотите ограничить время, потраченное на них, поскольку они не способствуют достижению больших целей, но их все равно нужно выполнить.
Постановка целей
После того как вы выбрали задачи, подумайте, чего вы хотите добиться, распределив их по времени. Это может быть повышение первоначальной мотивации или выполнение задачи быстрее, чем обычно.
Какой бы ни была цель, убедитесь, что она ясна, потому что вы будете возвращаться к ней в конце дня (или таймбокса), чтобы оценить ее.
Например, вы захотите разбить большие задачи на более мелкие части. Если ваша команда работает над новым приложением, неплохо установить ежедневные таймбоксы для каждой части приложения. Таким образом, каждый день ваша команда будет тратить определенное количество ресурсов на выполнение мелких заданий, пока не закончит большое. Это действительно поможет решить большую проблему и повысит мотивацию к дальнейшей работе.
Установление временных рамок
Теперь, когда вы определили задачи и цели, пришло время подумать о временных рамках. Какая бы сумма, по вашему мнению, ни потребовалась команде, дайте ей немного больше. Обычно люди забывают учитывать внешние факторы, такие как прерывание работы, при определении времени, необходимого им для выполнения задачи. Также не стоит перебарщивать и устанавливать большие временные рамки.
Вначале может быть сложно определить оптимальные временные рамки, но со временем это станет лучше. Запишите это время в календарь, чтобы никакие другие обязательства не могли его занять.
Работайте и оценивайте
Уважайте свои таймбоксы и работайте в пределах отведенного на них времени. Может возникнуть соблазн продолжить работу, как только сработает таймер, но не стоит. В этом и заключается смысл таймбоксов — ограничивать время, которое вы тратите на выполнение задач.
Пусть ваша команда работает над каждой задачей, а в конце дня вы можете организовать быстрый брифинг, чтобы узнать, что произошло за день. Сравните результат с целью и оцените, достигнута ли цель. Если задача не была выполнена, обязательно выясните, что произошло, и проведите мозговой штурм, чтобы предотвратить подобное в будущем.
Вознаграждайте себя и свою команду
Этот шаг не обязателен, но он, безусловно, является хорошим мотиватором! После завершения оценки и осознания того, что задачи были выполнены, а цели достигнуты, побалуйте свою команду.
Эти угощения не обязательно должны быть денежными или большими. Можно просто всем вместе выпить кофе на балконе.
Вознаграждение является мотиватором — оно будет подталкивать команду к успешному достижению поставленных целей, и меньше сроков будет пропущено.
Советы по распределению времени
Теперь вы готовы начать свой первый день таймбоксинга! Но прежде чем вы продолжите, мы хотели бы обсудить несколько бонусных советов, связанных с этим методом управления временем.
Как таймбоксинг работает с OKR
OKR (Objectives and Key Results) — метод для определения и отслеживания целей и их результатов. Первой этот подход приняла компания Intel, затем Google, а за ними последовали и другие гиганты: LinkedIn, Twitter, Uber, AirBnb.
Метод OKR помогает всем сотрудникам компании оставаться на одной волне и согласовывать цели отделов (и отдельных сотрудников) с корпоративными целями. Сочетая таймбоксинг с OKR, вы стимулируете команду к своевременному достижению этих целей.
Компании, использующие эти методы, особенно в сочетании, могут двигаться быстрее конкурентов и становиться лидерами на своих рынках.
Таймбоксинг и программное обеспечение для отслеживания времени
Отличный способ увеличить производительность системы таймбоксинга — добавить к ней программное обеспечение для отслеживания времени. Поскольку это программное обеспечение обычно используется для измерения времени на выполнение задач и проектов, ваши сотрудники могут добавлять задачи в таймбоксы, чтобы знать, сколько времени они тратят на каждый таймбокс.
Еще одним преимуществом такого сочетания является то, что оно помогает свести к минимуму отвлекающие факторы. Никто из ваших сотрудников не будет на 100% сосредоточен во время выполнения своего таймбокса, но они будут лучше понимать, как тратят свое время.
Такая аналитика отлично подходит для этапа «Работа и оценка» таймбоксинга. Если цель не была достигнута, аналитика покажет, что сотрудник потратил 20 минут на чтение новостей, вместо того чтобы написать новую статью.
Более того, используя программу учета рабочего времени, вы и ваша команда сможете понять, когда в течение дня производительность достигает максимума. Эту информацию следует использовать для реорганизации таймбоксов, оставляя самые сложные задачи на самое продуктивное время дня.
Установите максимальное время таймбокса
Таймбоксы могут быть разной длины, они зависят от сложности задачи, а также от других обязательств, которые могут быть у ваших сотрудников.
Исследования показали, что мы не можем сосредоточиться на одной задаче дольше 90 минут, поэтому следует создавать таймбоксы большей продолжительности. В противном случае это приведет к выгоранию, срыву сроков и неудовлетворенности.
Делайте перерывы
Выделите время между таймбоксами для перерывов. Чем больше перерывов вы сможете сделать, тем лучше. Даже микроперерывы оказывают потрясающее влияние на продуктивность!
Таким образом, вы сможете убедиться, что ваша команда проветривает голову, отдыхает от компьютера и освежается, приступая к новому таймбоксу.
Старайтесь проводить как можно меньше времени за экраном во время перерыва. Это поможет вам восстановить силы и подготовиться к очередному сеансу таймбокса.
Два типа таймбоксов
Можно выделить два типа таймбоксов. Первая категория называется «мягкими таймбоксами» и относится к таймбоксам, которые могут длиться до тех пор, пока задача не будет фактически выполнена. Они немного рискованны, так как задачи могут затянуться. Но их полезно использовать на начальном этапе, пока вы еще не определились с тем, сколько времени оптимально для каждого таймбокса.
Вторая группа — это «жесткие таймбоксы», по истечении времени которых вы должны бросить все дела, сделать перерыв и перейти к следующему таймбоксу. Это может заставить вашу команду жаловаться на то, что они еще не закончили или что им нужно время. Однако после нескольких подобных ситуаций и это изменится. Команда станет более эффективной, и вы можете ожидать, что они перестанут жаловаться.
Как таймбоксинг работает с OKR
OKR (Objectives and Key Results) — метод для определения и отслеживания целей и их результатов. Первой этот подход приняла компания Intel, затем Google, а за ними последовали и другие гиганты: LinkedIn, Twitter, Uber, AirBnb.
Метод OKR помогает всем сотрудникам компании оставаться на одной волне и согласовывать цели отделов (и отдельных сотрудников) с корпоративными целями. Сочетая таймбоксинг с OKR, вы стимулируете команду к своевременному достижению этих целей.
Компании, использующие эти методы, особенно в сочетании, могут двигаться быстрее конкурентов и становиться лидерами на своих рынках.
Таймбоксинг и программное обеспечение для отслеживания времени
Отличный способ увеличить производительность системы таймбоксинга — добавить к ней программное обеспечение для отслеживания времени. Поскольку это программное обеспечение обычно используется для измерения времени на выполнение задач и проектов, ваши сотрудники могут добавлять задачи в таймбоксы, чтобы знать, сколько времени они тратят на каждый таймбокс.
Еще одним преимуществом такого сочетания является то, что оно помогает свести к минимуму отвлекающие факторы. Никто из ваших сотрудников не будет на 100% сосредоточен во время выполнения своего таймбокса, но они будут лучше понимать, как тратят свое время.
Такая аналитика отлично подходит для этапа «Работа и оценка» таймбоксинга. Если цель не была достигнута, аналитика покажет, что сотрудник потратил 20 минут на чтение новостей, вместо того чтобы написать новую статью.
Более того, используя программу учета рабочего времени, вы и ваша команда сможете понять, когда в течение дня производительность достигает максимума. Эту информацию следует использовать для реорганизации таймбоксов, оставляя самые сложные задачи на самое продуктивное время дня.
Установите максимальное время таймбокса
Таймбоксы могут быть разной длины, они зависят от сложности задачи, а также от других обязательств, которые могут быть у ваших сотрудников.
Исследования показали, что мы не можем сосредоточиться на одной задаче дольше 90 минут, поэтому следует создавать таймбоксы большей продолжительности. В противном случае это приведет к выгоранию, срыву сроков и неудовлетворенности.
Делайте перерывы
Выделите время между таймбоксами для перерывов. Чем больше перерывов вы сможете сделать, тем лучше. Даже микроперерывы оказывают потрясающее влияние на продуктивность!
Таким образом, вы сможете убедиться, что ваша команда проветривает голову, отдыхает от компьютера и освежается, приступая к новому таймбоксу.
Старайтесь проводить как можно меньше времени за экраном во время перерыва. Это поможет вам восстановить силы и подготовиться к очередному сеансу таймбокса.
Два типа таймбоксов
Можно выделить два типа таймбоксов. Первая категория называется «мягкими таймбоксами» и относится к таймбоксам, которые могут длиться до тех пор, пока задача не будет фактически выполнена. Они немного рискованны, так как задачи могут затянуться. Но их полезно использовать на начальном этапе, пока вы еще не определились с тем, сколько времени оптимально для каждого таймбокса.
Вторая группа — это «жесткие таймбоксы», по истечении времени которых вы должны бросить все дела, сделать перерыв и перейти к следующему таймбоксу. Это может заставить вашу команду жаловаться на то, что они еще не закончили или что им нужно время. Однако после нескольких подобных ситуаций и это изменится. Команда станет более эффективной, и вы можете ожидать, что они перестанут жаловаться.
Заключение
Таймбоксинг — эффективный инструмент тайм-менеджмента, который помогает фокусироваться на приоритетах, разбивать крупные задачи, избегать перфекционизма и в итоге повышать продуктивность. Главное — начать применять этот метод, выделяя временные интервалы под конкретные задачи, оценивать результаты и корректировать подход. Со временем таймбоксинг войдет в привычку, и вы сможете заметить, как улучшается планирование и выполнение задач в команде.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя