На самом деле начать довольно просто. Вам понадобятся таймер и календарь. Это зависит от ваших предпочтений, но я определенно рекомендую использовать календарь Google или Outlook в сочетании с таймером на телефоне или механическим кухонным таймером. Чтобы получить более подробную информацию о затраченном времени, сочетайте метод таймбоксинга с выбранным вами программным обеспечением для учета рабочего времени сотрудников.
Итак, давайте рассмотрим 5 основных шагов таймбоксинга:
- Постановка задач
- Определение целей
- Установление временных рамок
- Работа и оценка
- Вознаграждение себя и своей команды
Постановка задачПервое, что вы должны сделать, — составить список дел вашей команды на следующий период. В этот список должны войти крупные проекты, неприятные задачи, а также те задачи, на которые вы не хотите, чтобы ваша команда тратила много времени, например, ответы на электронные письма (в зависимости от отдела).
Мы рекомендуем начинать с малого. Команде потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к такому способу работы, поэтому не стоит форсировать события.
Важно включить неприятные задачи, потому что все склонны откладывать их решение, а таймбоксинг «заставит» их справиться с такими заданиями раньше.
Установление таймбоксов для задач, которые могут отнять у вас слишком много времени, очень важно. Вы хотите ограничить время, потраченное на них, поскольку они не способствуют достижению больших целей, но их все равно нужно выполнить.
Постановка целейПосле того как вы выбрали задачи, подумайте, чего вы хотите добиться, распределив их по времени. Это может быть повышение первоначальной мотивации или выполнение задачи быстрее, чем обычно.
Какой бы ни была цель, убедитесь, что она ясна, потому что вы будете возвращаться к ней в конце дня (или таймбокса), чтобы оценить ее.
Например, вы захотите разбить большие задачи на более мелкие части. Если ваша команда работает над новым приложением, неплохо установить ежедневные таймбоксы для каждой части приложения. Таким образом, каждый день ваша команда будет тратить определенное количество ресурсов на выполнение мелких заданий, пока не закончит большое. Это действительно поможет решить большую проблему и повысит мотивацию к дальнейшей работе.
Установление временных рамокТеперь, когда вы определили задачи и цели, пришло время подумать о временных рамках. Какая бы сумма, по вашему мнению, ни потребовалась команде, дайте ей немного больше. Обычно люди забывают учитывать внешние факторы, такие как прерывание работы, при определении времени, необходимого им для выполнения задачи. Также не стоит перебарщивать и устанавливать большие временные рамки.
Вначале может быть сложно определить оптимальные временные рамки, но со временем это станет лучше. Запишите это время в календарь, чтобы никакие другие обязательства не могли его занять.
Работайте и оценивайтеУважайте свои таймбоксы и работайте в пределах отведенного на них времени. Может возникнуть соблазн продолжить работу, как только сработает таймер, но не стоит. В этом и заключается смысл таймбоксов — ограничивать время, которое вы тратите на выполнение задач.
Пусть ваша команда работает над каждой задачей, а в конце дня вы можете организовать быстрый брифинг, чтобы узнать, что произошло за день. Сравните результат с целью и оцените, достигнута ли цель. Если задача не была выполнена, обязательно выясните, что произошло, и проведите мозговой штурм, чтобы предотвратить подобное в будущем.
Вознаграждайте себя и свою командуЭтот шаг не обязателен, но он, безусловно, является хорошим мотиватором! После завершения оценки и осознания того, что задачи были выполнены, а цели достигнуты, побалуйте свою команду.
Эти угощения не обязательно должны быть денежными или большими. Можно просто всем вместе выпить кофе на балконе.
Вознаграждение является мотиватором — оно будет подталкивать команду к успешному достижению поставленных целей, и меньше сроков будет пропущено.