Виртуальный офис и оптимизация бизнеса

В 2020 году миру понадобилось всего несколько месяцев, чтобы перейти к совещаниям в пижамах, виртуальным встречам и импровизированным домашним офисам.‍ Идея децентрализации персонала не нова, но сейчас она стала еще более актуальной.‍

За последний год удаленная работа стала нормой для миллионов работодателей и сотрудников. Большая часть мировой рабочей силы теперь сотрудничает исключительно на цифровом уровне.‍

В результате многие руководители оказываются перед дилеммой: как расширить масштабы деятельности без резкого увеличения накладных расходов? Виртуальная рабочая сила может решить эту проблему.

Когда виртуальная команда является частью вашей четко определенной организационной структуры и поддерживается правильными технологиями, любой бизнес может стать более эффективным.‍

Тенденция перехода бизнеса в виртуальное, а зачастую и полностью удаленное состояние, развивалась на протяжении более двух десятилетий после появления Интернета. Стартапы, которые обычно первыми осваивают новые технологии, нашли огромные преимущества в создании виртуального офиса.

Например, Zapier, платформа для интеграции программного обеспечения. Компания с момента своего основания гордится тем, что ее сотрудники работают на 100% удаленно, объясняя это простотой и легкостью полностью виртуального образа жизни.

Doist — еще один пример удаленной компании, которая добилась огромного успеха и построена на фундаменте виртуального сотрудничества.

Куда бы вы ни посмотрели в наши дни, вы увидите признаки того, что мир бизнеса меняется:

• Во многих объявлениях о вакансиях обсуждается возможность удаленной или гибридной работы.
• Все больше работающих специалистов переезжают из больших городов.
• Магазины устремляются в интернет в поисках талантов.

Изучая преимущества виртуального офиса, многие руководители и основатели компаний задаются вопросом, почему они не делали этого раньше. И легко понять, почему.

Виртуальный офис может быть выгоден во многих отношениях:

Снижение накладных расходов — при переводе своего рабочего пространства в цифровую сферу вы можете отказаться от значительных расходов, утяжеляющих ваш бюджет, таких как аренда офисного помещения и коммунальные платежи.

Более доступный персонал — перейдя на цифровые технологии, вы сможете расширить горизонты подбора персонала, включив в него другие города, регионы и даже страны. Таким образом, вы сможете найти доступные варианты для выполнения основных функций бизнеса.

Доступ к большему числу талантов — хотя вам может повезти собрать команду звезд из местных жителей, велика вероятность, что вы найдете лучших кандидатов на определенные должности в вашей компании, если откроете поиск в глобальном кадровом резерве.

Приобретение специальных навыков, которых нет в штате компании. Благодаря доступу к международным талантам вы сможете восполнить пробелы в квалификации ваших сотрудников и найти специалистов для работы.

Дополнительные часовые пояса для круглосуточной работы — если вы полагаетесь исключительно на местных сотрудников, ваш бизнес спит, а сотрудники — нет. Если же вы нанимаете сотрудников из других стран, вы можете эффективно настроить свой бизнес на круглосуточную работу, что может быть очень полезно в эпоху, когда клиенты хотят иметь круглосуточный доступ к вашим услугам.

Возможность предлагать услуги на двух языках — с помощью виртуальной рабочей силы вы сможете обслуживать более широкую клиентскую базу, поскольку сможете устранить языковые пробелы и помочь клиентам в решении проблем на их родном языке.

Одна из услуг, в частности, стала основной опорой многих удаленных команд: виртуальные помощники. Во многом это связано с широким спектром услуг виртуальных помощников, включая административную поддержку, составление календарных графиков, обслуживание клиентов и многое другое.

Компании, предоставляющие услуги виртуальных помощников, позволяют предприятиям передавать на аутсорсинг повторяющиеся, управляемые процессами аспекты своего бизнеса, сохраняя фокус на операциях более высокого уровня.

Вместо того чтобы беспокоиться об аренде дополнительных офисных площадей и переезде в более просторные и дорогие офисные помещения, руководители с виртуальным персоналом могут сосредоточиться на максимальной рентабельности своих решений.

Однако изучение успешной работы виртуальных сотрудников невозможно без обсуждения использования соответствующего программного обеспечения для поддержания работы.

Масштабирование быстрее — ИИ в некоторых аспектах считается дополнительным сотрудником (или 5), что означает, что даже при удаленном найме вы можете быстро и эффективно масштабировать бизнес. По мере роста виртуального персонала растет и операционная эффективность — так что вы не останетесь в стороне.‍

Полностью виртуальный персонал не лишен сложностей: общение и процессы могут быстро стать дисфункциональными и непрозрачными, если они полностью цифровые. Если вы не знаете, как и где искать, вы можете упустить важные сведения об эффективности работы виртуальных сотрудников.

Компания Zapier является отличным примером в этой статье еще по одной причине. Ее успех как платформы для интеграции программного обеспечения в значительной степени связан с тем, что владельцы бизнеса масштабируют свои предприятия путем автоматизации или аутсорсинга.