+7 (495) 980-05-44
1 января 2024
Что такое операционная эффективность и как ее измерить
В условиях высокой конкуренции компаниям приходится постоянно искать пути повышения эффективности, чтобы сохранять свои позиции на рынке. Одним из ключевых факторов здесь является оптимизация бизнес-процессов и повышение операционной эффективности.
Улучшение операционной эффективности компании
Операционная эффективность компании — это мера, отражающая, насколько хорошо организация использует свои ресурсы для достижения поставленных целей. В эпоху технологий и стремительных рыночных изменений, способность к оперативной адаптации и оптимизации бизнес-процессов является ключом к долгосрочному успеху и устойчивости.
В этой статье мы обсудим, как операционная эффективность влияет на общую работу компании, и какие стратегии и инструменты могут быть применены для ее улучшения.
В этой статье мы обсудим, как операционная эффективность влияет на общую работу компании, и какие стратегии и инструменты могут быть применены для ее улучшения.
Что такое операционная эффективность
Операционная эффективность — это совершенствование процессов и систем для достижения оптимальных результатов и целей без ущерба для качества предложений организации.
Благодаря высокой операционной эффективности предприятия могут добиться максимальной рентабельности при одновременном сокращении расходов. Компании, возможно, захотят сосредоточиться на повышении производительности, а не эффективности, но важно знать различия между производительностью и эффективностью, чтобы правильно определить KPI и цели.
Предположим, вы внедрили новый процесс, который снижает использование ресурсов, но увеличивает скорость работы. Поздравляем! Именно так выглядит операционная эффективность.
Еще один конкретный пример операционной эффективности — инвестиции в высококачественное оборудование. Такие инвестиции позволят поддерживать постоянную производительность и избавят от необходимости частого технического обслуживания. Хотя первоначальные затраты на такое оборудование могут быть выше, долгосрочные затраты будут ниже, а общая эффективность позволит увеличить прибыль.
Благодаря высокой операционной эффективности предприятия могут добиться максимальной рентабельности при одновременном сокращении расходов. Компании, возможно, захотят сосредоточиться на повышении производительности, а не эффективности, но важно знать различия между производительностью и эффективностью, чтобы правильно определить KPI и цели.
Предположим, вы внедрили новый процесс, который снижает использование ресурсов, но увеличивает скорость работы. Поздравляем! Именно так выглядит операционная эффективность.
Еще один конкретный пример операционной эффективности — инвестиции в высококачественное оборудование. Такие инвестиции позволят поддерживать постоянную производительность и избавят от необходимости частого технического обслуживания. Хотя первоначальные затраты на такое оборудование могут быть выше, долгосрочные затраты будут ниже, а общая эффективность позволит увеличить прибыль.
Какие факторы влияют на операционную эффективность
На операционную эффективность в организации влияют несколько факторов. К ним относятся:
Технологии
Один из основных факторов, который может повлиять на операционную эффективность, — это тип технологии, которую использует компания. Наряду с самим оборудованием необходимо учитывать, какое программное и аппаратное обеспечение вы используете.
Например, если ваш отдел кадров вручную отслеживает графики работы сотрудников и счета-фактуры в электронных таблицах, они могут сэкономить на ежемесячных расходах на биллинговое решение. Однако в долгосрочной перспективе наличие универсального программного обеспечения для управления персоналом сделает работу организации более эффективной и предотвратит человеческие ошибки.
Оборудование — это не только ноутбуки и телефоны. Эффективность также влияет на тяжелую технику и сборочные линии. Риск поломок из-за некачественного или плохо обслуживаемого оборудования может привести к дорогостоящим простоям. Некоторое оборудование может даже представлять собой угрозу безопасности, которая может нанести вред сотрудникам или другому оборудованию, что еще больше снижает эффективность.
Исследования и разработки также необходимы, поскольку они помогают выявить и разработать новые и более эффективные технологии, которые вы можете внедрить. Постоянное совершенствование управления процессами в конечном итоге приведет к повышению общей эффективности.
Человеческий фактор в операциях и управлении
На эффективность работы могут влиять и некоторые человеческие составляющие. Ваша цель — свести к минимуму риск человеческих ошибок, нанимая правильных людей. Эти и другие инициативы могут способствовать созданию продуктивной и эффективной рабочей среды.
Сотрудники должны обладать необходимыми навыками и компетенциями, чтобы помочь оптимизировать эффективность бизнес-операций. Высокоэффективным сотрудникам также требуется меньше ресурсов, поэтому вам может не понадобиться столько дополнительного персонала или оборудования.
Однако зачастую сотрудники хороши лишь настолько, насколько хороши их инструменты и руководство. Предоставьте им программное обеспечение, оборудование и руководство, необходимые для выполнения работы.
Помните, что усталость — это помеха, которая может негативно повлиять на способность принимать решения и эффективность работы. Она может привести к снижению производительности и увеличить риск человеческих ошибок.
Кроме того, хотя это может не иметь прямого отношения к продажам, для общей эффективности важно уделять время тем вещам, которые повышают моральный дух сотрудников. Проведение выездных семинаров, предложение сотрудникам выходного дня в честь их дня рождения или предоставление льгот, таких как компенсация расходов на обучение и стипендии на оздоровление, — все это отличные варианты.
Организационные аспекты операционной эффективности
Компания также должна предпринять конкретные шаги для обеспечения операционной эффективности в рамках всей организации. Например, если в компании нет достаточного надзора, это может привести к:
Кроме того, организациям необходимы программы обучения и развития, способствующие повышению операционной эффективности.
Без этих программ сотрудники могут неправильно эксплуатировать оборудование и системы, что приведет к снижению эффективности. Недостаточное обучение также может привести к человеческим ошибкам, а отсутствие программ развития может ограничить возможности сотрудников расти.
В совокупности все эти факторы влияют на операционную эффективность и результативность. Поэтому очень важно устранить каждый из них, если вы хотите оптимизировать процессы и оптимизировать использование ресурсов.
Технологии
Один из основных факторов, который может повлиять на операционную эффективность, — это тип технологии, которую использует компания. Наряду с самим оборудованием необходимо учитывать, какое программное и аппаратное обеспечение вы используете.
Например, если ваш отдел кадров вручную отслеживает графики работы сотрудников и счета-фактуры в электронных таблицах, они могут сэкономить на ежемесячных расходах на биллинговое решение. Однако в долгосрочной перспективе наличие универсального программного обеспечения для управления персоналом сделает работу организации более эффективной и предотвратит человеческие ошибки.
Оборудование — это не только ноутбуки и телефоны. Эффективность также влияет на тяжелую технику и сборочные линии. Риск поломок из-за некачественного или плохо обслуживаемого оборудования может привести к дорогостоящим простоям. Некоторое оборудование может даже представлять собой угрозу безопасности, которая может нанести вред сотрудникам или другому оборудованию, что еще больше снижает эффективность.
Исследования и разработки также необходимы, поскольку они помогают выявить и разработать новые и более эффективные технологии, которые вы можете внедрить. Постоянное совершенствование управления процессами в конечном итоге приведет к повышению общей эффективности.
Человеческий фактор в операциях и управлении
На эффективность работы могут влиять и некоторые человеческие составляющие. Ваша цель — свести к минимуму риск человеческих ошибок, нанимая правильных людей. Эти и другие инициативы могут способствовать созданию продуктивной и эффективной рабочей среды.
Сотрудники должны обладать необходимыми навыками и компетенциями, чтобы помочь оптимизировать эффективность бизнес-операций. Высокоэффективным сотрудникам также требуется меньше ресурсов, поэтому вам может не понадобиться столько дополнительного персонала или оборудования.
Однако зачастую сотрудники хороши лишь настолько, насколько хороши их инструменты и руководство. Предоставьте им программное обеспечение, оборудование и руководство, необходимые для выполнения работы.
Помните, что усталость — это помеха, которая может негативно повлиять на способность принимать решения и эффективность работы. Она может привести к снижению производительности и увеличить риск человеческих ошибок.
Кроме того, хотя это может не иметь прямого отношения к продажам, для общей эффективности важно уделять время тем вещам, которые повышают моральный дух сотрудников. Проведение выездных семинаров, предложение сотрудникам выходного дня в честь их дня рождения или предоставление льгот, таких как компенсация расходов на обучение и стипендии на оздоровление, — все это отличные варианты.
Организационные аспекты операционной эффективности
Компания также должна предпринять конкретные шаги для обеспечения операционной эффективности в рамках всей организации. Например, если в компании нет достаточного надзора, это может привести к:
- Cнижению объемов производства и выпуска продукции
- Плохому управлению задачами и проектами
- Возможности ошибок и несчастных случаев
- Неэффективным системам и структурам
- Замкнутой культуре, которая не открыта для изменений и обратной связи
Кроме того, организациям необходимы программы обучения и развития, способствующие повышению операционной эффективности.
Без этих программ сотрудники могут неправильно эксплуатировать оборудование и системы, что приведет к снижению эффективности. Недостаточное обучение также может привести к человеческим ошибкам, а отсутствие программ развития может ограничить возможности сотрудников расти.
В совокупности все эти факторы влияют на операционную эффективность и результативность. Поэтому очень важно устранить каждый из них, если вы хотите оптимизировать процессы и оптимизировать использование ресурсов.
Как проводить оценку операционной эффективности
Чтобы определить, насколько эффективны ваши усилия по повышению операционной эффективности, необходимо уметь измерять результаты. Этот процесс включает в себя определение ключевых показателей эффективности (KPI).
Ниже перечислены конкретные шаги, которые необходимо предпринять для оценки операционной эффективности.
Шаг 1: Установите базовый уровень
В первую очередь необходимо записать текущие данные об эффективности работы и производительности сотрудников вашей организации. Затем, если возможно, сравните этот базовый уровень с показателями конкурентов.
В ходе этого процесса вы сможете определить, какие элементы вашей деятельности следует оптимизировать, исходя из ваших целей. При постановке целей вы можете выбрать конкретные KPI, которые помогут оценить ваш успех и провести сравнительный анализ.
Некоторые контрольные показатели могут включать в себя такие простые параметры, как отгруженные товары или привлеченные клиенты. Но вы также захотите измерить такие вещи, как удовлетворенность сотрудников.
Этот процесс даст вам дорожную карту, которая поможет вам двигаться к повышению уровня автоматизации и оптимизации рабочих процессов.
Операторы склада внедряют новые процессы повышения операционной эффективности
Шаг 2: Распределите ответственность между конкретными членами команды
Определив цели и задачи, которые необходимо выполнить для достижения этих целей, выясните, какие члены команды должны отвечать за каждую работу.
У каждого члена команды будет свой взгляд на то, что такое операционная эффективность. Например, контент-маркетологи могут заниматься созданием контента, а группа управления проектами — составлением схемы процессов.
Также подумайте, как члены вашей команды будут выполнять свои задачи. Сколько времени займет каждая задача и сколько задач можно повторить? Как именно ваши сотрудники будут выполнять эти задачи?
Ответы на подобные вопросы помогут вам понять, как тратить меньше времени на неважные задачи. Кроме того, это повысит концентрацию вашей команды и поможет оптимизировать эффективность.
Если вы наняли способную команду, помните, что все они обладают знаниями и опытом — используйте их в своих интересах. Прежде чем приступать к работе, узнайте их мнение, проницательность и мудрость.
Шаг 3: Ищите узкие места, которые мешают продвижению вперед
После того как вы определились с задачами, которые должны выполнить ваши команды (и с тем, кто будет ими заниматься), вы должны обратить внимание на узкие места, которые могут помешать вам. К таким узким местам можно отнести любые этапы или действия, на которые ваша команда может тратить время и ресурсы при выполнении различных задач.
С помощью программного обеспечения для учета рабочего времени вы можете выявить различные «узкие места» в своей работе, отслеживая загрузку сотрудников и получая представление о производительности каждой команды. Например, вы можете обнаружить, что задачи не нуждаются в таком количестве согласований, как сейчас. Вы также можете определить, что сотрудники тратят больше времени, чем нужно, на выполнение конкретной задачи, поскольку стремятся уложиться в сроки.
Узкие места не всегда очевидны. Вам придется внимательно изучить каждый шаг вашего процесса. Не бойтесь вникать в детали.
Шаг 4: Работайте над устранением узких мест
Выявив все узкие места в вашей работе, займитесь их устранением. Например, вы можете обнаружить, что одна команда тратит слишком много времени на выполнение определенной задачи, с которой могла бы справиться другая команда.
Поручив эту задачу второй команде, вы сможете высвободить для первой больше времени, чтобы выполнить еще больший объем работы. Это поможет повысить эффективность работы и одновременно снизить операционные расходы. При этом уровень качества остается неизменным, поскольку вы даете каждой команде соответствующий объем работы.
Шаг 5: Измерьте производительность
Последний шаг — измерение эффективности работы вашей организации. Используя электронную таблицу или программное обеспечение для управления стоимостью проекта, посмотрите на свои KPI и сравните их с предыдущими показателями. Исходя из этих показателей и ваших целей, вы сможете определить, насколько успешны ваши усилия.
Вы также должны убедиться, что ваши усилия по оптимизации не приносят в жертву качество ваших предложений. В противном случае ваши попытки повысить операционную эффективность могут привести к снижению удовлетворенности клиентов.
Не забывайте отмечать улучшения и победы вместе со своей командой. Если вы наблюдаете стабильный рост, то это заслуга сотрудников. Они ускоряют процессы, а также участвуют в операционных экспериментах.
Ниже перечислены конкретные шаги, которые необходимо предпринять для оценки операционной эффективности.
Шаг 1: Установите базовый уровень
В первую очередь необходимо записать текущие данные об эффективности работы и производительности сотрудников вашей организации. Затем, если возможно, сравните этот базовый уровень с показателями конкурентов.
В ходе этого процесса вы сможете определить, какие элементы вашей деятельности следует оптимизировать, исходя из ваших целей. При постановке целей вы можете выбрать конкретные KPI, которые помогут оценить ваш успех и провести сравнительный анализ.
Некоторые контрольные показатели могут включать в себя такие простые параметры, как отгруженные товары или привлеченные клиенты. Но вы также захотите измерить такие вещи, как удовлетворенность сотрудников.
Этот процесс даст вам дорожную карту, которая поможет вам двигаться к повышению уровня автоматизации и оптимизации рабочих процессов.
Операторы склада внедряют новые процессы повышения операционной эффективности
Шаг 2: Распределите ответственность между конкретными членами команды
Определив цели и задачи, которые необходимо выполнить для достижения этих целей, выясните, какие члены команды должны отвечать за каждую работу.
У каждого члена команды будет свой взгляд на то, что такое операционная эффективность. Например, контент-маркетологи могут заниматься созданием контента, а группа управления проектами — составлением схемы процессов.
Также подумайте, как члены вашей команды будут выполнять свои задачи. Сколько времени займет каждая задача и сколько задач можно повторить? Как именно ваши сотрудники будут выполнять эти задачи?
Ответы на подобные вопросы помогут вам понять, как тратить меньше времени на неважные задачи. Кроме того, это повысит концентрацию вашей команды и поможет оптимизировать эффективность.
Если вы наняли способную команду, помните, что все они обладают знаниями и опытом — используйте их в своих интересах. Прежде чем приступать к работе, узнайте их мнение, проницательность и мудрость.
Шаг 3: Ищите узкие места, которые мешают продвижению вперед
После того как вы определились с задачами, которые должны выполнить ваши команды (и с тем, кто будет ими заниматься), вы должны обратить внимание на узкие места, которые могут помешать вам. К таким узким местам можно отнести любые этапы или действия, на которые ваша команда может тратить время и ресурсы при выполнении различных задач.
С помощью программного обеспечения для учета рабочего времени вы можете выявить различные «узкие места» в своей работе, отслеживая загрузку сотрудников и получая представление о производительности каждой команды. Например, вы можете обнаружить, что задачи не нуждаются в таком количестве согласований, как сейчас. Вы также можете определить, что сотрудники тратят больше времени, чем нужно, на выполнение конкретной задачи, поскольку стремятся уложиться в сроки.
Узкие места не всегда очевидны. Вам придется внимательно изучить каждый шаг вашего процесса. Не бойтесь вникать в детали.
Шаг 4: Работайте над устранением узких мест
Выявив все узкие места в вашей работе, займитесь их устранением. Например, вы можете обнаружить, что одна команда тратит слишком много времени на выполнение определенной задачи, с которой могла бы справиться другая команда.
Поручив эту задачу второй команде, вы сможете высвободить для первой больше времени, чтобы выполнить еще больший объем работы. Это поможет повысить эффективность работы и одновременно снизить операционные расходы. При этом уровень качества остается неизменным, поскольку вы даете каждой команде соответствующий объем работы.
Шаг 5: Измерьте производительность
Последний шаг — измерение эффективности работы вашей организации. Используя электронную таблицу или программное обеспечение для управления стоимостью проекта, посмотрите на свои KPI и сравните их с предыдущими показателями. Исходя из этих показателей и ваших целей, вы сможете определить, насколько успешны ваши усилия.
Вы также должны убедиться, что ваши усилия по оптимизации не приносят в жертву качество ваших предложений. В противном случае ваши попытки повысить операционную эффективность могут привести к снижению удовлетворенности клиентов.
Не забывайте отмечать улучшения и победы вместе со своей командой. Если вы наблюдаете стабильный рост, то это заслуга сотрудников. Они ускоряют процессы, а также участвуют в операционных экспериментах.
Заключение
Операционная эффективность не является однократной задачей, а представляет собой непрерывный процесс, требующий регулярного анализа, оценки и улучшения. Успешные компании постоянно ищут способы оптимизации своих операций, адаптируясь к изменяющимся рыночным условиям и интегрируя новые технологии. Залогом успеха здесь является готовность к постоянному обучению и инновациям, а также умение оперативно реагировать на внешние вызовы.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя