+7 (495) 980-05-44
2 января 2024
Как измерить эффективность работы сотрудников
Эффективность и производительность — ключевые показатели оценки персонала. Измеряя эффективность работы сотрудников, можно сделать процессы оптимальнее, повысить вовлеченность персонала и качество выполнения задач.
Эффективности работы сотрудников: примеры метрик и расчета
Эффективность и производительность — два важнейших показателя для оценки работы сотрудников и оптимизации бизнес-процессов. Но в чем разница между этими понятиями и почему так важно их различать?
В этой статье мы разберемся с терминологией, рассмотрим виды эффективности, способы ее измерения и приведем полезные формулы для расчета KPI. Узнайте, как повысить эффективность персонала и проанализировать ее динамику во времени. Эта информация поможет оптимизировать HR-процессы и увеличить прибыль компании.
В этой статье мы разберемся с терминологией, рассмотрим виды эффективности, способы ее измерения и приведем полезные формулы для расчета KPI. Узнайте, как повысить эффективность персонала и проанализировать ее динамику во времени. Эта информация поможет оптимизировать HR-процессы и увеличить прибыль компании.
Продуктивность в сравнении с эффективностью
Измерение производительности и эффективности помогает компаниям получить более глубокое представление о том, как модели работы влияют на рентабельность. Между этими двумя понятиями есть различия, поэтому прежде чем измерять одну из этих переменных, обратите внимание на различия между производительностью и эффективностью.
Измерение производительности показывает, сколько работы было выполнено. Производительность не измеряет базовые затраты, связанные с производительностью.
Эффективность — это оптимальный результат. Эффективные команды и процессы выполняют нужный объем работы с нужным качеством и в нужных объемах. Вместо того чтобы смотреть только на количество выполненных задач или продуктов, эффективность спрашивает: «Является ли количество отгруженных нами виджетов правильным для нашего бюджета, команды и процессов?»
Менеджеры, которые думают об эффективности, должны учитывать и другие факторы, помимо выполненной работы. Существует ли определенный уровень производительности, необходимый для выполнения задач за нужное количество времени? Приходится ли сотрудникам переделывать задания, чтобы сделать работу правильно? Сколько компания теряет из-за неэффективности?
Как уже говорилось, данные о производительности дают представление о работе сотрудников, в то время как KPI эффективности дают более глубокую картину, учитывающую качество, потери, обучение и стратегическое управление персоналом.
Измерение производительности показывает, сколько работы было выполнено. Производительность не измеряет базовые затраты, связанные с производительностью.
Эффективность — это оптимальный результат. Эффективные команды и процессы выполняют нужный объем работы с нужным качеством и в нужных объемах. Вместо того чтобы смотреть только на количество выполненных задач или продуктов, эффективность спрашивает: «Является ли количество отгруженных нами виджетов правильным для нашего бюджета, команды и процессов?»
Менеджеры, которые думают об эффективности, должны учитывать и другие факторы, помимо выполненной работы. Существует ли определенный уровень производительности, необходимый для выполнения задач за нужное количество времени? Приходится ли сотрудникам переделывать задания, чтобы сделать работу правильно? Сколько компания теряет из-за неэффективности?
Как уже говорилось, данные о производительности дают представление о работе сотрудников, в то время как KPI эффективности дают более глубокую картину, учитывающую качество, потери, обучение и стратегическое управление персоналом.
Виды эффективности
Существует две основные категории эффективности рабочей силы: статическая эффективность и динамическая эффективность. Чтобы действительно повысить эффективность работы сотрудников, необходимо следить за обеими категориями.
Динамическая эффективность
Показатели динамической эффективности контролируют процессы и разработку продукции. Ее измерение — отличный способ выявить новые возможности для повышения рентабельности. Эти ключевые показатели должны лежать в основе новых предложений услуг и решений о найме сотрудников.
Статическая эффективность
В то время как динамическая эффективность учитывает разработку новых продуктов, статическая эффективность связана с модификацией существующих продуктов и услуг. Например, основываясь на отзывах клиентов, компания может изменить размер или форму текущих предложений. Работодатели также используют показатели статической эффективности для изменения схемы рабочего процесса, принятия решений по составлению расписания и выявления возможностей для улучшения существующих программ обучения.
Расчет коэффициента эффективности сотрудника предполагает определение времени, затраченного на работу, а не количества времени, которое сотрудник находится на рабочем месте.
Для примера предположим, что в книжном магазине каждый сотрудник должен упаковывать пять заказов в час. Также предположим, что типичная смена члена команды длится восемь часов. В этом случае два часа в день сотрудник тратит на другие виды деятельности, такие как оплачиваемые перерывы, обеденный перерыв, обучение новых сотрудников и дополнительное время вне рабочего места.
Динамическая эффективность
Показатели динамической эффективности контролируют процессы и разработку продукции. Ее измерение — отличный способ выявить новые возможности для повышения рентабельности. Эти ключевые показатели должны лежать в основе новых предложений услуг и решений о найме сотрудников.
Статическая эффективность
В то время как динамическая эффективность учитывает разработку новых продуктов, статическая эффективность связана с модификацией существующих продуктов и услуг. Например, основываясь на отзывах клиентов, компания может изменить размер или форму текущих предложений. Работодатели также используют показатели статической эффективности для изменения схемы рабочего процесса, принятия решений по составлению расписания и выявления возможностей для улучшения существующих программ обучения.
Расчет коэффициента эффективности сотрудника предполагает определение времени, затраченного на работу, а не количества времени, которое сотрудник находится на рабочем месте.
Для примера предположим, что в книжном магазине каждый сотрудник должен упаковывать пять заказов в час. Также предположим, что типичная смена члена команды длится восемь часов. В этом случае два часа в день сотрудник тратит на другие виды деятельности, такие как оплачиваемые перерывы, обеденный перерыв, обучение новых сотрудников и дополнительное время вне рабочего места.
Формула эффективности работы сотрудников
Вот формула, используемая для получения коэффициента производительности, который измеряет только объем производства:
30 заказов (выполненных) разделить на 40 заказов (целевая задача) = 75% (коэффициент производительности)
Исходя из этой формулы производительности, сотрудник должен уметь обрабатывать на 25% больше заказов в каждую смену.
Как мы уже говорили, показатели производительности не дают полной картины. Вот формула, используемая для получения показателя эффективности:
8 часов (запланированная смена) минус 2 часа (непроизводительные часы) = 6 часов (75% запланированных часов)
Если учесть другие детали, касающиеся рабочей и нерабочей нагрузки сотрудника, то можно сказать, что он выполняет поставленную задачу — отличная работа!
Мы видим, что коэффициенты эффективности учитывают количество времени, которое требуется для выполнения задач, а также другие факторы, влияющие на уровень производительности. Видите, как логично смотреть на эффективность, а не только на производительность?
Ожидание более высокой производительности, чем эффективности, не является хорошим менеджментом. Стоит ли иметь больше книг в упаковках, но при этом сталкиваться с высокой текучестью кадров, потому что сотрудники не получают достаточного обучения или перерывов?
Кроме того, использование неверной формулы производительности или эффективности для установления контрольных показателей означает, что лица, принимающие решения, не получают точного представления о достижениях членов команды. Чрезвычайно эффективный сотрудник может не достичь конкретных целей по перевозкам, потому что он занимается другими важными делами, которые поддерживают бизнес на плаву. При оценке работы члена команды учитывайте все переменные.
30 заказов (выполненных) разделить на 40 заказов (целевая задача) = 75% (коэффициент производительности)
Исходя из этой формулы производительности, сотрудник должен уметь обрабатывать на 25% больше заказов в каждую смену.
Как мы уже говорили, показатели производительности не дают полной картины. Вот формула, используемая для получения показателя эффективности:
8 часов (запланированная смена) минус 2 часа (непроизводительные часы) = 6 часов (75% запланированных часов)
Если учесть другие детали, касающиеся рабочей и нерабочей нагрузки сотрудника, то можно сказать, что он выполняет поставленную задачу — отличная работа!
Мы видим, что коэффициенты эффективности учитывают количество времени, которое требуется для выполнения задач, а также другие факторы, влияющие на уровень производительности. Видите, как логично смотреть на эффективность, а не только на производительность?
Ожидание более высокой производительности, чем эффективности, не является хорошим менеджментом. Стоит ли иметь больше книг в упаковках, но при этом сталкиваться с высокой текучестью кадров, потому что сотрудники не получают достаточного обучения или перерывов?
Кроме того, использование неверной формулы производительности или эффективности для установления контрольных показателей означает, что лица, принимающие решения, не получают точного представления о достижениях членов команды. Чрезвычайно эффективный сотрудник может не достичь конкретных целей по перевозкам, потому что он занимается другими важными делами, которые поддерживают бизнес на плаву. При оценке работы члена команды учитывайте все переменные.
Зачем измерять эффективность работы сотрудников
Измерение эффективности сотрудников — это получение более глубоких знаний. То, что некоторые члены команды производят больше, чем другие, не обязательно означает, что они вносят вклад в качественное рабочее место или эффективную и результативную работу команды.
Если вы руководитель или менеджер, вы должны понимать, что достижение 100% не всегда подвластно сотруднику. Возьмем, к примеру, обслуживание клиентов. Чтобы удовлетворить потребности клиентов, служба поддержки должна быть динамичной и гибкой. Иногда клиенты заставляют агентов разговаривать по телефону дольше, чем предполагалось, потому что у них возникла необычная ситуация.
Никогда не знаешь, почему клиент звонит и заставляет сотрудника службы поддержки оставаться на линии. Может быть, они отказываются от услуг, потому что заболели и хотят сэкономить деньги, и их телефонный разговор с агентом поддержки превращается в сеанс прослушивания стрессовой жизненной ситуации. Вы можете вернуть клиента просто потому, что человек, с которым он разговаривал, был добр и вежлив.
Пример эффективности работы сотрудников
Давайте рассмотрим другой пример: малый бизнес, где быстро переключаются с одного проекта на другой, что затрудняет использование таких хаков продуктивности, как пакетное распределение задач. Трудно сосредоточиться на чем-то одном, если вы занимаетесь начислением зарплаты, вас прерывают телефонными звонками, а затем вам нужно подготовить предложение для встречи с клиентом, которая только что была перенесена в вашем календаре.
Иногда рабочая среда может быть не идеальной. Например, рабочий процесс может быть затруднен из-за неэффективного дизайна рабочего пространства, которое требует от сотрудников покидать свои рабочие места, чтобы забрать входящие факсы или сделать копии.
Большинство руководителей компаний устанавливают контрольные показатели производительности и целевые показатели, исходя из приоритетов своей компании. Однако цели управления проектами иногда могут отличаться от общих целей компании. Даже отделы внутри компании могут иметь разные цели.
Например, бухгалтерия может быть больше озабочена показателями, связанными с маржой прибыли, в то время как руководство компании может больше заботиться о производительности. В отличие от этого, повседневное руководство и отдел кадров могут быть больше сосредоточены на эффективности и счастье сотрудников.
В итоге измерение эффективности сотрудников может привести к повышению их вовлеченности и удержанию в компании. Показатели эффективности помогут компаниям правильно распределять человеческие ресурсы для достижения общих и долгосрочных целей.
Если вы руководитель или менеджер, вы должны понимать, что достижение 100% не всегда подвластно сотруднику. Возьмем, к примеру, обслуживание клиентов. Чтобы удовлетворить потребности клиентов, служба поддержки должна быть динамичной и гибкой. Иногда клиенты заставляют агентов разговаривать по телефону дольше, чем предполагалось, потому что у них возникла необычная ситуация.
Никогда не знаешь, почему клиент звонит и заставляет сотрудника службы поддержки оставаться на линии. Может быть, они отказываются от услуг, потому что заболели и хотят сэкономить деньги, и их телефонный разговор с агентом поддержки превращается в сеанс прослушивания стрессовой жизненной ситуации. Вы можете вернуть клиента просто потому, что человек, с которым он разговаривал, был добр и вежлив.
Пример эффективности работы сотрудников
Давайте рассмотрим другой пример: малый бизнес, где быстро переключаются с одного проекта на другой, что затрудняет использование таких хаков продуктивности, как пакетное распределение задач. Трудно сосредоточиться на чем-то одном, если вы занимаетесь начислением зарплаты, вас прерывают телефонными звонками, а затем вам нужно подготовить предложение для встречи с клиентом, которая только что была перенесена в вашем календаре.
Иногда рабочая среда может быть не идеальной. Например, рабочий процесс может быть затруднен из-за неэффективного дизайна рабочего пространства, которое требует от сотрудников покидать свои рабочие места, чтобы забрать входящие факсы или сделать копии.
Большинство руководителей компаний устанавливают контрольные показатели производительности и целевые показатели, исходя из приоритетов своей компании. Однако цели управления проектами иногда могут отличаться от общих целей компании. Даже отделы внутри компании могут иметь разные цели.
Например, бухгалтерия может быть больше озабочена показателями, связанными с маржой прибыли, в то время как руководство компании может больше заботиться о производительности. В отличие от этого, повседневное руководство и отдел кадров могут быть больше сосредоточены на эффективности и счастье сотрудников.
В итоге измерение эффективности сотрудников может привести к повышению их вовлеченности и удержанию в компании. Показатели эффективности помогут компаниям правильно распределять человеческие ресурсы для достижения общих и долгосрочных целей.
Как измерить и отследить эффективность работы сотрудников во времени
Знание того, что происходит в организации в определенный период времени, — отличное начало. Однако реальные преимущества измерения и отслеживания данных об эффективности сотрудников требуют времени.
Отслеживание эффективности сотрудников во времени не представляет собой ничего сложного, если вы организованы.
Чтобы создать план повышения эффективности сотрудников, выполните следующие четыре шага.
1. Установите стандарты исходных данных
Первым шагом в создании плана измерения эффективности персонала является установление стандартов.
Планирование может быть самой сложной частью процесса для многих руководителей. Вам нужно будет создать отдельный коэффициент для каждой должности и каждого проекта, обеспечив наличие целей, задач и разумных ожиданий для всех членов команды.
Кроме того, у каждой задачи должны быть свои целевые задачи и показатели, которые вы планируете отслеживать и измерять. В качестве примера можно привести следующие данные:
2. Отслеживание рабочего времени сотрудников
Когда компании используют систему учета рабочего времени сотрудников, получаемые показатели обеспечивают KPI и позволяют в режиме реального времени видеть, насколько эффективно отдельные сотрудники и команды выполняют свои задачи. Идеальная система будет собирать данные для штатных и удаленных сотрудников.
Основные показатели, которые могут собирать компании, включают:
3. Отслеживание качества работы
Использование формулы для измерения качества работы — более тонкий момент. Качество субъективно. Не существует единой формулы для всех бизнес-моделей, которая бы точно измеряла целевые показатели, характерные для конкретного бизнеса. Однако некоторые метрики могут помочь вам сделать выводы об уровне качества. Измеряйте такие компоненты, как:
4. Рассчитайте эффективность с течением времени
Расчет эффективности с течением времени — это просто выяснение того, какие сотрудники и процессы приносят наибольшую пользу организации за наименьшее количество времени. Использование формул, приведенных в этой статье, позволяет компаниям получить моментальный снимок эффективности в любой момент времени с помощью показателей производительности.
Проактивный мониторинг показателей производительности труда в долгосрочной перспективе, в течение многих месяцев или лет, должен показать, что показатели эффективности повышаются по мере того, как компании удерживают высокоэффективных сотрудников, совершенствуют процессы и создают условия для роста.
Повышение эффективности начинается с выявления препятствий на пути к достижению целей по качеству и объему производства.
Вот четыре способа, с помощью которых компании используют учет рабочего времени и коэффициенты эффективности для повышения эффективности с течением времени.
1. Улучшение показателей удержания персонала с помощью цифровых табелей и других инструментов автоматического учета рабочего времени для обоснования решений по составлению расписания и распределению человеческих ресурсов.
Польза: у вас будут нужные члены команды, запланированные на нужное время и нужное количество часов.
2. Используйте меры контроля качества, которые позволяют эффективно выявлять и устранять неэффективность рабочего процесса.
Польза: внутренние изменения, позволяющие членам команды достигать контрольных показателей, могут быть такими же простыми, как увеличение или уменьшение количества звонков, которое поручается каждому сотруднику колл-центра на основе показателей эффективности.
3. Нанимайте менеджеров, которые знают, как вовлечь сотрудников и наладить с ними контакт, чтобы повысить уровень удовлетворенности работников.
Польза: вовлеченные сотрудники имеют меньше инцидентов, связанных с безопасностью на рабочем месте, и более низкий уровень прогулов.
4. Поощряйте позитивное поведение сотрудников с помощью бонусов, PTO и повышения зарплаты, когда это необходимо.
Польза: предоставление сотрудникам повода сделать работу правильно с первого раза — это проверенная стратегия повышения производительности и качества.
Отслеживание эффективности сотрудников во времени не представляет собой ничего сложного, если вы организованы.
Чтобы создать план повышения эффективности сотрудников, выполните следующие четыре шага.
1. Установите стандарты исходных данных
Первым шагом в создании плана измерения эффективности персонала является установление стандартов.
Планирование может быть самой сложной частью процесса для многих руководителей. Вам нужно будет создать отдельный коэффициент для каждой должности и каждого проекта, обеспечив наличие целей, задач и разумных ожиданий для всех членов команды.
Кроме того, у каждой задачи должны быть свои целевые задачи и показатели, которые вы планируете отслеживать и измерять. В качестве примера можно привести следующие данные:
- Обычное количество рабочих часов в неделю — рассчитываете ли вы, сколько времени потребуется для выполнения проектов и задач, и достаточно ли у вас времени, чтобы определить необходимость сверхурочной работы?
- Количество правок, которые необходимо внести в каждый проект, прежде чем он будет завершен — что это говорит о пробелах в обучении?
- Как часто открывают электронное письмо, прежде чем на него ответят — доступна ли и полезна ли документация, статьи поддержки или часто задаваемые вопросы?
- Уровень абсентеизма сотрудников — достаточно ли у сотрудников отпускного времени? Легко ли членам команды попросить отгул?
2. Отслеживание рабочего времени сотрудников
Когда компании используют систему учета рабочего времени сотрудников, получаемые показатели обеспечивают KPI и позволяют в режиме реального времени видеть, насколько эффективно отдельные сотрудники и команды выполняют свои задачи. Идеальная система будет собирать данные для штатных и удаленных сотрудников.
Основные показатели, которые могут собирать компании, включают:
- Время прихода и ухода с работы
- Время, потраченное на нерабочую деятельность. Например на проверку личной электронной почты и социальных сетей
- Количество отработанных сверхурочных часов
- Типичный распорядок дня
- Процент выполнения работы в заданном диапазоне
- Количество запросов на отгулы
- Количество нажатий клавиш
- Время, затраченное на выполнение поставленных задач
- Количество ошибок, правок и отказов в контроле качества
3. Отслеживание качества работы
Использование формулы для измерения качества работы — более тонкий момент. Качество субъективно. Не существует единой формулы для всех бизнес-моделей, которая бы точно измеряла целевые показатели, характерные для конкретного бизнеса. Однако некоторые метрики могут помочь вам сделать выводы об уровне качества. Измеряйте такие компоненты, как:
- Сколько продуктов проходит контроль качества, а сколько — нет.
- Количество жалоб, поданных на конкретное лицо (например, сравнение положительных и отрицательных отзывов клиентов с общим количеством выполненных звонков)
- Уровень вовлеченности и удовлетворенности сотрудников.
- Использование eNPS (Employee Net Promoter Score) и 360-градусных опросов дает компаниям полезную информацию.
- Реализованная стоимость проекта (RPV), которая определяет коэффициент эффективности команды как приемлемый или неудовлетворительный.
- Рассчитайте RPV, разделив процент выполненной работы на утвержденный или рабочий бюджет проекта.
4. Рассчитайте эффективность с течением времени
Расчет эффективности с течением времени — это просто выяснение того, какие сотрудники и процессы приносят наибольшую пользу организации за наименьшее количество времени. Использование формул, приведенных в этой статье, позволяет компаниям получить моментальный снимок эффективности в любой момент времени с помощью показателей производительности.
Проактивный мониторинг показателей производительности труда в долгосрочной перспективе, в течение многих месяцев или лет, должен показать, что показатели эффективности повышаются по мере того, как компании удерживают высокоэффективных сотрудников, совершенствуют процессы и создают условия для роста.
Повышение эффективности начинается с выявления препятствий на пути к достижению целей по качеству и объему производства.
Вот четыре способа, с помощью которых компании используют учет рабочего времени и коэффициенты эффективности для повышения эффективности с течением времени.
1. Улучшение показателей удержания персонала с помощью цифровых табелей и других инструментов автоматического учета рабочего времени для обоснования решений по составлению расписания и распределению человеческих ресурсов.
Польза: у вас будут нужные члены команды, запланированные на нужное время и нужное количество часов.
2. Используйте меры контроля качества, которые позволяют эффективно выявлять и устранять неэффективность рабочего процесса.
Польза: внутренние изменения, позволяющие членам команды достигать контрольных показателей, могут быть такими же простыми, как увеличение или уменьшение количества звонков, которое поручается каждому сотруднику колл-центра на основе показателей эффективности.
3. Нанимайте менеджеров, которые знают, как вовлечь сотрудников и наладить с ними контакт, чтобы повысить уровень удовлетворенности работников.
Польза: вовлеченные сотрудники имеют меньше инцидентов, связанных с безопасностью на рабочем месте, и более низкий уровень прогулов.
4. Поощряйте позитивное поведение сотрудников с помощью бонусов, PTO и повышения зарплаты, когда это необходимо.
Польза: предоставление сотрудникам повода сделать работу правильно с первого раза — это проверенная стратегия повышения производительности и качества.
Заключение
Итак, мы выяснили, что эффективность и производительность — разные вещи. Эффективность учитывает не только объем выполненной работы, но и качество, оптимальность процессов, вовлеченность персонала.
Чтобы повысить эффективность, нужно отслеживать KPI, анализировать причины снижения показателей и оптимизировать процессы. Важно также развивать корпоративную культуру, мотивировать сотрудников. Используя представленные в статье советы, формулы и метрики, вы сможете улучшить эффективность работы вашей компании. А это приведет к росту прибыли и успеху бизнеса.
Чтобы повысить эффективность, нужно отслеживать KPI, анализировать причины снижения показателей и оптимизировать процессы. Важно также развивать корпоративную культуру, мотивировать сотрудников. Используя представленные в статье советы, формулы и метрики, вы сможете улучшить эффективность работы вашей компании. А это приведет к росту прибыли и успеху бизнеса.
Закрытая экскурсия
в «Безопасный Офис»
в «Безопасный Офис»
Запишитесь за 30 секунд на онлайн-экскурсию по Zoom и получите комплект материалов по цифровой безопасности для руководителя